Manager d'unité fonctionnelle et opérationnelle

• Situer son action dans le cadre des relations internationales, des espaces maritimes, terrestres et aériens, de la géopolitique et des rapports de force internationaux et ses enjeux pour la structure en vue de participer à la réflexion transverse relative à la stratégie de l’organisation. 

• Collecter et centraliser, sur la base de la documentation existante (doctrine institutionnelle, politique stratégique, RETEX), toute information utile et pertinente à la bonne appréhension de l’environnement. 

• Intégrer les grandes règles internes de fonctionnement de l’organisation (enjeux, environnement, chaînes et composantes fonctionnelles et opérationnelles) grâce à l’étude fine de la documentation réglementaire et infra-réglementaire de l’organisation. 

• Conduire une réflexion stratégique globale, sur la base de l’étude du corpus doctrinal institutionnel et fort de ses connaissances académiques en y intégrant les institutions françaises et européennes, l’OTAN, le système de défense français, le droit international. 

• Analyser des situations complexes : identifier et hiérarchiser les informations et problématiques et exploiter les outils d’analyse opérationnelle permettant de mettre en cohérence le contexte, les moyens d’action et les objectifs à atteindre. 

• Faire remonter à la direction générale des informations pertinentes et proposer des orientations d’organisation en matière de pilotage, de management et de gestion RH, dans le cadre de la démarche d’élaboration stratégique de la structure. 

• Analyser l’environnement, effectuer un diagnostic, dégager des tendances ou élaborer des prévisions dans le cadre d'analyses et d'études spécifiques au projet. 

• Elaborer, piloter et évaluer les projets en construisant la méthodologie d'élaboration de projet (définition des objectifs, description du contexte). 

• Superviser et cordonner les acteurs dans les phases de préparation, animation, suivi, réalisation et évaluation de l’action (bilan). 

• Identifier les circuits de décision, intégrer les enjeux transverses et les logiques d’action des différents acteurs internes et externes associés à la réalisation du projet. 

• Tenir compte de toutes les dimensions et variables (financières, logistique, techniques, RH). 

• Apporter une expertise technique et / ou scientifique au projet et contribuer à la réflexion prospective en s’appuyant sur l’analyse fine et objective de rapports d’audit et d’expertises, susceptible d’éclairer l’avancée du projet. 

• Collecter et analyser les informations sur toute situation ou crise potentielle ou sujet d’actualité demandées par l’autorité et les contextualiser. 

• Développer et présenter un raisonnement analytique (constat, déduction, conclusion) lors de la rédaction des notes de synthèse ou rapports. 

• Structurer les données objectives nécessaires à la prise de décision dans ses domaines de compétence, en s’appuyant sur l’expertise des cadres et techniciens de l’unité. 

• Mesurer les écarts et en analyser les causes afin d’attirer l'attention de la hiérarchie. 

• Identifier et proposer des évolutions, préconiser des choix, conseiller la direction en termes de stratégie à court, moyen ou long terme. 

• Traduire les objectifs généraux et définir des objectifs opérationnels et des priorités pour les activités ou projets confiés, en assurer la réalisation et l’évaluation. 

• Organiser et conduire des réunions d’encadrement élargies (comités de direction), analyser la situation (identification des personnes en présence, freins, attentes, intérêts respectifs) et développer une argumentation adaptée. 

• Préparer, à la demande de la hiérarchie, toute décision relative à l’unité dans son ensemble, instruire des dossiers et en présenter les enjeux. 

• Rédiger des textes réglementaires, suivre et vérifier leur application. 

• Elaborer et mettre en place des indicateurs, des outils et des procédures d'évaluation et de suivi de l’activité (reporting et tableaux de bord, analyse des résultats). 

• Suivre la contribution de l’unité à la démarche stratégique de l’organisation par le recueil et l’analyse de données ou projets. 

• Rendre compte régulièrement de l’activité de l’unité et de ses résultats à sa hiérarchie de façon directe, simple et concrète. 

• Identifier les circuits de décision, les enjeux et les logiques d'action des différents acteurs et contacter les instances externes utiles à la réalisation des projets. 

• Représenter la structure dans des instances externes (y compris à l’international) et s’exprimer au nom de la structure. 

• Promouvoir l’image de son organisation auprès de ses interlocuteurs extérieurs (industriels, partenaires). 

• Organiser sur demande de la hiérarchie, en lien avec les services appropriés, une visite officielle de l’unité ou du site et accueillir des interlocuteurs extérieurs. 

• Préparer et rédiger des supports de communication, y compris en langue anglaise, en utilisant les techniques de rédaction appropriées. 

• Conduire une négociation ou une conciliation, finaliser et formuler un accord. 

• Rédiger des écrits professionnels circonstanciés.

Par la voie de la formation : L’évaluation se fait par des exercices pratiques de mise en situation, des études de cas et des simulations. Pour les candidatures par VAE : Livret 2 de présentation de l’expérience, complété par un entretien oral avec le jury, entretien assorti ou non d’une mise en situation simulée voire réelle. 

• Traduire la stratégie globale de l’organisation en la déclinant en plan d’action et objectifs opérationnels au niveau de son unité. 

•  Organiser, piloter et coordonne l’activité de l’unité : - définir des priorités ; - planifier les activités ; - affecter le personnel sur les tâches à accomplir ; - coordonner l’action de ses collaborateurs ; - surveiller la bonne exécution des missions ; - décider des adaptations ou évolutions utiles. 

•  Superviser le respect et la bonne application des règles relatives à la vie courante et au bon déroulement des activités programmées. 

• Réaliser le tableau relatif au service et activités à exécuter et s’assurer du strict respect du règlement intérieur. 

• Porter un diagnostic situationnel (organisation globale, unité et individu) et identifier les situations dont l’objet et/ou le délai nécessite une action particulière, tout en hiérarchisant leur traitement en fonction du degré d’urgence.

• Répondre de manière rapide et adaptée aux sollicitations et/ou événements imprévus en mobilisant toute ressource garantissant la remontée d’informations afin de permettre l’analyse et la prise de décision. 

•  Assurer régulièrement la permanence et la continuité des actions de la direction au niveau de l’organisme d’emploi. 

• Conduire, dans le cadre de ses responsabilités déléguées, les actions face aux situations imprévues se déclarant au sein ou à l’extérieur de l’emprise de l’organisme d’emploi. 

•  Rendre compte des résultats auprès de sa hiérarchie en la renseignant sur le niveau d’atteinte des objectifs. 

•  Assurer au sein de l’unité l’élaboration, la diffusion et la circulation d’informations individuelles ou collectives, fiables et cohérentes, par tous moyens utiles et adaptés à la situation. 

•  Favoriser la fluidité du circuit de la communication montante/descendante au sein de son unité. 

•  Communiquer les enjeux d’une mission. 

•  Préparer et rédiger des supports de communication en utilisant des techniques de rédaction appropriées et les technologies de l'information adaptées. 

• Animer les entretiens et briefings au profit du personnel. 

•  Sensibiliser le personnel aux règles de confidentialité, de sécurité des informations et de protection du secret et s’assurer de leur mise en oeuvre. 

•  Prendre les mesures appropriées pour donner suite à la diffusion d’informations non contrôlées. 

• Assurer une veille documentaire exhaustive (réglementaire, technique, technologique, scientifique) tout en veillant aux principes, méthodes et règles d’organisation et de classification de la documentation. 

•  Superviser en permanence le strict respect et la bonne application des opérations de sécurisation de l’unité ou de l’organisme d’emploi (plans de prévention et d’intervention) en tenant compte des obligations légales et règlementaires relatives aux conditions de travail, à l’hygiène et à la sécurité en relation avec les experts de ces domaines. 

• Etablir et diffuser au sein de l’unité un plan de prévention et de réaction couvrant l’ensemble des risques et menaces potentielles. 

•  Encadrer et veiller à faire entraîner l’équipe de service assurant la vie courante, la surveillance et la protection, la permanence des transmissions et la garde de l’unité ou de l’organisme d’emploi. 

• Déclencher, conduire et superviser les exercices de sécurité et de protection de l’unité ou de l’organisme d’emploi, dans le respect et la bonne application de la réglementation. 

•  Décider, organiser et superviser la mise en œuvre d’une intervention, en liaison permanente avec la hiérarchie. 

• Prendre, en toute autonomie, toute mesure garantissant la sécurité des biens et du personnel placés sous sa responsabilité et la sûreté des installations de l’unité ou de l’organisme d’emploi (travaux dangereux, règles « hygiène, sécurité, conditions de travail » - HSCT, contrôle des rondes, surveillance des locaux sensibles). 

•  Gérer les risques, aléas, imprévus, crises ou atteintes avérées aux personnes et aux biens affectant l’unité ou de l’organisme d’emploi (alarmes, évacuation des blessés, avaries, sinistres, intrusion, terrorisme, colis suspect, pollution, munitions, combustibles). 

•  Réaliser le traitement rapide des messages d’alerte et prendre toute mesure nécessaire relative à la situation (déclencher la procédure réglementaire relative à un événement important, voire grave ; assurer vis-à-vis des entités internes et externes un suivi personnalisé corrélé à cet événement). 

•  Etablir des rapports d’incident (constat descriptif des défaillances, analyse des causes, préconisations de solutions curatives). 

• Réaliser le reporting et le retour d’expérience des différentes interventions. 

•  Etablir la répartition des responsabilités du personnel et des activités de l’unité selon les priorités définies, en tenant compte des compétences et de la disponibilité des ressources. 

•  Mettre en place une organisation du travail et un dispositif de délégation efficaces. 

• Apporter un soutien aux collaborateurs dans l’avancement des projets et actions. 

• Identifier les problèmes d’organisation au moyen d’éléments de diagnostic et d’analyse, rechercher des solutions d’amélioration ou d’adaptation en matière de ressources humaines afin de prendre les décisions nécessaires au bon fonctionnement de l’unité. 

•  Anticiper les évolutions de l’activité et procéder aux ajustements liés ou reconfigurer son organisation si nécessaire tout en y faisant participer les cadres et des techniciens de l’unité ou du service ; 

• Mettre en place des outils pertinents de mesure (actions mises en œuvre, atteinte des objectifs) : choisir les bons outils (indicateurs, tableaux de bord, tasker tracker), optimiser leur utilisation et les faire évoluer, rendre compte de leur application et des résultats obtenus à sa hiérarchie. 

Par la voie de la formation : L’évaluation se fait par des exercices pratiques de mise en situation, des études de cas et des simulations. Pour les candidatures par VAE : Livret 2 de présentation de l’expérience, complété par un entretien oral avec le jury, entretien assorti ou non d’une mise en situation simulée voire réelle.

• Incarner le lien entre le personnel de son unité et la chaîne de commandement de l’organisation. 

• Disposer en permanence d’une vision globale pour assurer la bonne organisation et la cohésion de l’unité en fonction des moyens humains mobilisables, des objectifs et des échéances associées. 

• Superviser la préparation physique et morale de son personnel et s’assurer des aptitudes médicales et habilitations professionnelles. 

• Superviser l’accueil et la formation des nouveaux arrivants. 

• Tenir compte de l’investissement et du potentiel des cadres et des techniciens pour favoriser des évolutions et proposer des modifications d’organisation. 

• Mobiliser les cadres et techniciens de son unité autour des objectifs et projets communs. 

•  Animer les équipes et encourager le développement de chacun afin de favoriser la motivation, le développement de la cohésion et le sentiment d’appartenance à l’unité et à l’organisation. 

• Développer la capacité du personnel de l’unité à proposer des solutions argumentées pour résoudre un dysfonctionnement et l’associer au choix de la solution à mettre en œuvre. 

• Déléguer au personnel des responsabilités, y compris d’encadrement, en cohérence avec le niveau d’emploi et la situation. 

• Organiser, conduire des réunions et animer des groupes de travail internes : identifier les objectifs du groupe de travail et communiquer sur les résultats attendus, sélectionner les compétences utiles, piloter l’avancée des actions entreprises pour garantir leur cohérence et en assurer le suivi. 

• Assister et conseiller les cadres et techniciens dans leurs responsabilités managériales (gestion d’équipe, conduite d’entretien, formation, évaluation). 

• Favoriser et impulser le partage d’expérience et de bonnes pratiques au sein de l’unité. 

• Valider les propositions des cadres et techniciens de l’unité et les relayer. 

• Evaluer, reconnaître et valoriser le travail des cadres et techniciens de l’unité. 

• Récompenser ou sanctionner le personnel par les moyens appropriés, conformément à la législation en matière de procédure disciplinaire. 

• Organiser des entretiens professionnels périodiques de suivi et des entretiens annuels d'évaluation. 

• Emettre des avis concernant le recrutement, l’affectation et les événements de carrière de ses collaborateurs. 

• Assurer en permanence la gestion des compétences individuelles et collectives du personnel et son évolution de carrière. 

• Fixer et contrôler l’application des directives relatives à la formation (interne et externe) et à la préparation à l’emploi du personnel. 

• Identifier et gérer les particularités des membres de l’unité (statuts, cursus des carrières, fonctions, notation, formation), dans le respect des règles liées à l'éthique et à la déontologie, tout en préservant la confidentialité et le caractère secret des informations détenues. 

• Optimiser la gestion du personnel puis en assurer la mise en œuvre et le suivi en matière d’orientation, de notation, de promotion et de mobilité. 

• Anticiper les pertes de compétences et les combler en planifiant les besoins en formation. 

• Conseiller ou orienter le personnel sur les opportunités d’évolution en termes de compétences et responsabilités, au sein de l’unité ou en dehors de l’organisation. 

• Communiquer régulièrement collectivement et/ou individuellement la politique de gestion des RH et les évolutions associées. 

• Prévenir les atteintes à la santé et à la sécurité du personnel de l’unité : établir une cartographie des risques, élaborer et diffuser un plan de prévention / réaction couvrant l’ensemble des risques potentiels. 

• Percevoir, apprécier et communiquer le niveau du moral du personnel de son unité. 

• Sensibiliser le personnel à la législation relative à l’hygiène et à la prévention des accidents du travail et superviser le respect et la bonne application de ces obligations. 

• Gérer les interactions et les risques humains, anticiper les incidents, prévenir et gérer les tensions et les conflits individuels et collectifs. 

• Recevoir le personnel pour éclairer une situation, apporter des mesures correctives dans un souci d’amélioration, prendre les mesures conservatoires nécessaires et appropriées. 

• Organiser la concertation et le dialogue social. En cas d’événements graves : conduire les enquêtes, inspections et contrôles relevant de son niveau et solliciter les services compétents pour mener des enquêtes, inspections et contrôles. 

• Rédiger et transmettre des messages sous forme de comptes rendus à destination de la hiérarchie et des instances d’inspection. 

Par la voie de la formation : L’évaluation se fait par des exercices pratiques de mise en situation, des études de cas et des simulations. Pour les candidatures par VAE : Livret 2 de présentation de l’expérience, complété par un entretien oral avec le jury, entretien assorti ou non d’une mise en situation simulée voire réelle. 

• Veiller à l’application des règles générales d’administration et de politique de gestion et de suivi des ressources matérielles et financières de l’unité. 

• Être force de proposition au niveau de la direction générale pour faire évoluer la politique de gestion des ressources matérielles et/ou financières de l’unité dans le cadre de la démarche stratégique de la structure (dossier argumenté et chiffré, capacité à le présenter sur demande).  

• Définir les objectifs et les priorités en tenant compte des contraintes et impératifs de gestion de l’unité d’un point de vue matériel et financier. 

• Garantir la planification, la coordination et la conduite des activités d’un point de vue matériel et financier. 

• S’appuyer sur l’expertise technique des cadres et techniciens de l’unité ou du service pour prendre les décisions adaptées et, le cas échéant, faire remonter des éléments de décision à sa hiérarchie. 

• Organiser et coordonner le déroulement des activités administratives concourant au fonctionnement de l’unité. 

• Assurer l’élaboration et la mise à jour de la documentation technique nécessaire au bon fonctionnement de l’unité. 

• Mettre en œuvre les méthodes et outils de contrôle de gestion, la démarche qualité et la conduite d’audit. 

• Préparer et conduire un audit sur la gestion des ressources matérielles et financières de l’unité. 

• Superviser la gestion et le suivi des budgets alloués à l’unité. 

• Gérer des budgets de montants significatifs : décider de la nature et des modalités des dépenses, mettre en concurrence, présenter régulièrement les résultats au niveau de la direction en justifiant des choix réalisés, défendre et faire évoluer les montants alloués. 

• Optimiser le suivi budgétaire et le contrôle des dépenses : collecter et structurer les données représentatives nécessaires à la prise de décision (tableaux de bord et indicateurs) et au suivi budgétaire de l’unité, prioriser l’affectation et l’emploi des ressources budgétaires et financières. 

• Evaluer les besoins budgétaires et les exprimer pour négocier les ressources financières nécessaires au bon fonctionnement de l’unité. 

• Animer ou prendre part aux réunions (internes ou externes) relatives à la gestion des ressources financières. 

• Assurer la veille de l’information en matière de gestion des ressources financières et rendre compte de la gestion des crédits alloués à l’unité. 

• Contrôler et/ou faire contrôler l’intégrité, la conformité et la disponibilité du matériel de l’unité : - organiser sa gestion, - recueillir, tenir à jour et structurer les données statistiques et les indicateurs relatifs aux ressources disponibles, - superviser la conformité de la gestion comptable et de la disponibilité réelle du matériel, - ordonner et synthétiser les résultats d’analyse en une information claire et simple à appréhender pour une prise de décision, - vérifier et valider les documents de suivi des ressources matérielles. 

• Prioriser l’affectation et l’emploi des ressources matérielles et planifier l’utilisation et le renouvellement des moyens matériels de l’unité. 

• Assurer au commandement et à l’unité une visibilité optimale concernant les ressources matérielles. 

• Assurer la capacité globale et d’emploi simultané des moyens de l’unité. 

• Surveiller les conditions de fonctionnement des équipements et des machines et gérer les dysfonctionnements. 

• Organiser les interventions relatives à l’entretien et à la maintenance des installations de l’unité : - fixer les grandes directives concernant l’entretien et la maintenance des installations et des locaux de l’unité ; - piloter la gestion des stocks, des outils d’intervention et de dépannage ; - gérer localement les ressources en évaluant, hiérarchisant et exprimant les besoins en moyens techniques ; - assurer un contrôle régulier et en anticipant la gestion du suivi technique des équipements. 

• Dans le but d’améliorer les performances des équipements et d’optimiser la gestion des ressources : - proposer des innovations ; - prendre les décisions nécessaires en argumentant les choix technologiques ; - exploiter le retour d’expérience et/ou tout document ad hoc. 

• Le cas échéant, en vue de faire réaliser des travaux, solliciter, planifier et assurer la liaison avec les organismes de gestion et de soutien logistique et/ou les industriels. 

• Décider la mise en place de mesures conservatoires face à certaines situations présentant un risque ou un danger. 

• Valider les propositions palliatives permettant de fonctionner en mode dégradé.

Par la voie de la formation : L’évaluation se fait par des exercices pratiques de mise en situation, des études de cas et des simulations. Pour les candidatures par VAE : Livret 2 de présentation de l’expérience, complété par un entretien oral avec le jury, entretien assorti ou non d’une mise en situation simulée voire réelle.