Assistant chef de projets événementiel

Objectifs et contexte de la certification :

Bien que fortement teintée de marketing dans l’opinion générale, la communication événementielle a une portée supérieure aux simples obligations de développement commercial tout en en servant les intérêts. Ce type de communication influence notamment l’image de l’entreprise vers l’extérieur, son prestige, son capital de sympathie et de confiance nécessaire également pour le recrutement, tout futur salarié étant sensible à cette optique nouvelle que représente l’image véhiculée par l’entreprise. 

En interne, elle sert également au renforcement de la cohésion des équipes autour d’une culture d’entreprise, à prévenir ou à résoudre des problématiques de ressources humaines. 

L’effet de la communication évènementielle sur l’image de l’entreprise est dû à la dimension affective qu’elle apporte et qui exerce un effet multiplicateur sur l’image de la marque ou de l’entité en raison du caractère vivant et dramatique de l’événement extérieur à l’entreprise. Pour les tenants du marketing relationnel, ce type de communication délivre un message social qui touche le spectateur ou l’auditeur dans son aspiration à faire partie d’une communauté sociale, sportive ou artistique. 

Activités visées :

Les principales activités de l’Assistant chef de projets événementiels se déclinent autour de 3 axes : 

Développer le réseau professionnel : l’Assistant chef de projets événementiels identifie les clients potentiels sur son périmètre d’activités pour initier la démarche commerciale du chef de projets. Il suit les tendances du marché de l’évènementiel pour contribuer à maintenir sa structure en prise avec les attentes potentielles du marché. Il identifie les prestataires et leur offre pour anticiper les besoins dans le cadre de futurs projets.  

Organiser l’évènement : A partir du cahier des charges de la prestation négociée par sa hiérarchie avec le client, L’Assistant chef de projets événementiels participe au brainstorming, source les prestataires potentiels, établit des cahiers des charges à destination des prestataires pré sélectionnés. Il analyse les propositions obtenues et aide le Chef de projets événementiels à la sélection finale des prestataires.  

L’Assistant chef de projets événementiels peut mettre en place une première monture du rétro-planning. Il sécurise l’organisation de l’événement sous l’autorité et le contrôle du chef de projet, du responsable sécurité du lieu et/ou de sa hiérarchie pour s’assurer de la couverture de l’ensemble des obligations légales et règlementaires en matière de sécurité et de protection des biens et des personnes.  

Il s’assure de la conformité de l’environnement administratif et juridique de l’événement pour sécuriser l’environnement de l’évènement en conformité avec la législation et la réglementation. 

Il assite le Chef de projets événementiels dans la rédaction du « Road book » (ou « déroulé » ou « feuille de route ») de l’événement afin d’assurer de façon efficace la réalisation de l’événement et réactualise le budget d’exploitation pour assurer un compte d’exploitation en équilibre.  

Assurer le bon déroulement de l’évènement : l’Assistant chef de projets événementiels s’assure de la bonne mise en œuvre des phases de réalisation de l’événement sur son périmètre d’action pour limiter les imprévus et contribuer à la réussite. 

Il participer au débriefing de l’organisation de l’événement pour tirer un bilan objectif du déroulement de l’évènement et optimiser l’organisation des évènements futurs. 

Il capitalise l’ensemble des pièces administratives (courriers, notes, déclarations, etc.) et comptables, les comptes rendus des séances de travail, les fiches de procédures et de service, les dossiers de presse pour faciliter l’organisation du prochain événement. 

Communiquer autour de l’évènement : l’Assistant chef de projets événementiels réalise ou fait réaliser des supports de communication pour assurer la visibilité de l’événement et crée et anime selon une communication ciblée, des communautés virtuelles pour développer les relations avec ses publics.  

Compétences attestées :

 Identifier les clients potentiels sur son périmètre d’activités  Suivre les tendances du marché de l’évènementiel    Identifier les prestataires et leur offre  A partir du cahier des charges de la prestation négociée par sa hiérarchie avec le client, établir une check list opérationnelle Identifier et proposer au Chef de Projet les prestataires et intervenants

Sécuriser l’organisation de l’événement sous l’autorité et le contrôle du chef de projet, du responsable sécurité du lieu et ou de sa hiérarchie

S’assurer de la conformité de l’environnement administratif et juridique de l’évènement 

Tenir à jour le budget d’exploitation

Rédiger le « Road book de l'événement  S’assurer de la bonne mise en œuvre des phases de réalisation de l’évènement relevant de son périmètre

Participer au débriefing de l’organisation de l’évènement Capitaliser l’ensemble des pièces administratives (courriers, notes, déclarations etc.) et comptables, les comptes rendus des séances de travail, les fiches de procédures et de service, les dossiers de presse Réalisation des supports de communication

Création et animation des communautés virtuelles      

Modalités d'évaluation :

 Bloc 1 :DÉVELOPPEMENT D’UN RÉSEAU PROFESSIONNEL

  ME.1Cas d’entreprise : mise en situation professionnelle collective ou individuelle 

Dans le cadre d’un cas réel ou fictif d’entreprise, rédiger un scénario d’appel téléphonique (de type détection de potentiels / prise de rendez-vous) ainsi que l’argumentaire devant être exposé à l’interlocuteur décisionnaire. Le scénario intègre toutes les phases de l’appel et le traitement des objections.   Livrable : dossier écrit   

   ME.2  Cas d’entreprise : mise en situation professionnelle collective ou individuelle  

Dans le cadre d’un cas réel ou fictif d’entreprise et après un travail de veille et de benchmarking préalable, rédiger un « cahier de tendances » de l’événementiel.   Livrable : dossier écrit et support de présentation orale de type PPT 

  ME.3  Cas d’entreprise : mise en situation collective ou individuelle 

Dans le cadre d’un cas réel ou fictif d’entreprise, identifier les différents corps de métier susceptibles d’intervenir sur l’événement qui aura été choisi et créer une base de données structurée et par thématique des prestataires susceptibles d’intervenir sur la zone géographique définie Livrable : dossier écrit et présentation orale d’un mapping des corps de métiers et d’une base de données des prestataires 

 Bloc 2 :ORGANISATION DE EVÉNEMENT 

  ME.1  Cas d’entreprise : mise en situation professionnelle collective ou individuelle

Dans le cadre d’un cas réel ou fictif d’entreprise, bâtir un retro planning définissant les phases d’organisation et les échéances à respecter pour l’organisation de l’événement qui aura été choisi.    Livrable : dossier écrit présentant le rétroplanning de l’opération   

  ME.2  Cas d’entreprise : mise en situation collective ou individuelle

Dans le cadre d’un événement fictif ou réel, proposer au Chef de Projet un outil de décision pour analyser et classer les propositions de prestations des différents sous-traitants dans le respect du budget alloué. Livrable : dossier écrit et présentation orale devant un jury de professionnels  

  ME.3  Cas d’entreprise : mise en situation collective ou individuelle  

Dans le cadre d’un cas réel ou fictif d’entreprise, établir un plan de prévention des risques et identifier les moyens humains nécessaires pour assurer la sécurité du public de l’événement défini Livrable : dossier écrit présentant le plan de prévention des risques et présentation orale devant un jury de professionnels   

  ME.4  Cas d’entreprise : mise en situation collective ou individuelle  

Dans le cadre d’un événement type culturel (concert, festival…) fictif ou réel, effectuer les démarches administratives relatives à l’organisation de l’événement défini : CNIL, SACEM, SACD, contrat de prestation, assurances. Livrable : dossier écrit   

  ME.5  Cas d’entreprise: : mise en situation collective ou individuelle 

Dans le cadre d’un événement fictif ou réel, renseigner le compte d’exploitation de l’événement en s’assurant de sa correspondance avec le budget prévisionnel. Livrable : dossier écrit présentant le budget détaillé de l’événement  

  ME.6  Cas d’entreprise : mise en situation collective ou individuelle  

Dans le cadre d’un événement fictif ou réel, rédiger le déroulé des différentes étapes prévue le jour de l’événement Livrable : dossier écrit et présentation orale devant un jury de professionnels 

Bloc 3 :SUIVI DU BON DÉROULEMENT DE EVÈNEMENT

  ME.1  Cas d’entreprise : mise en situation collective ou individuelle  

Dans le cadre d’un événement fictif ou réel, élaborer les briefs à destination des différents prestataires pour assurer la bonne coordination des équipes le jour J. Livrable : dossier écrit

  ME.2  Cas d’entreprise : mise en situation collective ou individuelle  

Dans le cadre d’un événement fictif ou réel, préparer le bilan de l’événement en soulignant les points forts et les axes d’amélioration. Un questionnaire de satisfaction est conçu à l’attention du public et les moyens d’administration du questionnaire sont définis. Livrable : dossier écrit et présentation orale devant un jury de professionnels   

     ME.3 Cas d’entreprise : mise en situation collective ou individuelle Dans le cadre d’un événement fictif ou réel, concevoir un dossier de bilan de l’événement en cas de réédition de ce-dernier.  Livrable : rédaction d’un bilan de l’événement   

Bloc 4 : COMMUNICATION AUTOUR DE EVÉNEMENT

  ME.1/2  Cas d’entreprise : mise en situation collective ou individuelle Dans le cadre d’un cas fictif ou réel d’entreprise relatif à la gestion globale d’un évènement, l’évaluation est mesurée par la production de supports de communication, la diffusion d’une information ciblée