Assistant juridique

Objectifs et contexte de la certification :

Le métier d'assistant juridique se compose de missions administratives d’assistanat traditionnel auxquelles s’ajoutent des missions très spécifiques nécessitant des compétences et connaissances juridiques. Colonne vertébrale de l’endroit où il exerce, l’assistant juridique va faciliter le fonctionnement de sa structure tant sur le plan de la gestion administrative que de la gestion des dossiers juridiques. Ses tâches sont donc polyvalentes. Elles se composent d’une partie  liée à la gestion administrative de la structure, comme par exemple l’accueil physique et téléphonique avec communication d’un premier niveau d’information, la gestion du courrier des agendas, l’organisation des déplacements, la gestion de dossiers et du classement, la facturation et  la saisie des écritures comptables. En plus de ces missions, l’assistante juridique a en charge de préparer les dossiers du cabinet, d’effectuer une veille documentaire des textes de loi, et de rédiger les documents comme les assignations, les notes de synthèse, et les comptes-rendus de dossier. Suivant le type de société où il exerce, l’assistant peut être plus spécialisé dans un domaine comme le droit des sociétés, le droit du travail, etc.   

L'assistant Juridique se doit de respecter rigoureusement le secret professionnel et l'éthique particulièrement importante dans ce secteur. 

En tant que fonction support la plus ancienne, l'assistant juridique a non seulement sa place en tant que clé de voute de l’efficacité du service mais aussi en tant que pivot de l’information qui va être amené à jouer un rôle facilitateur de la transition numérique.    

Activités visées :

Accueil, traitement et orientation de la demande

Gestion des agendas individuels et partagés

Optimisation de la communication externe

Organisation du partage des informations

Planification des activités 

Suivi de la conservation de l’information et de la traçabilité documentaire

 Gestion des stocks de fournitures courantes

 Administration des ventes

Administration des opérations comptables

Organisation de la veille et du partage d’informations 

Constitution des dossiers 

Suivi des dossiers  

Compétences attestées :

Accueillir un interlocuteur par téléphone, en visioconférence ou physiquement en utilisant le vocabulaire juridique adapté à la situation afin de communiquer et/ ou entretenir une image positive de l’entité 

Traiter les demandes en identifiant la nature de chacune d’elles en tenant compte du type de droit (pénal, société, etc.) ainsi que leur caractère urgence afin d’opérer une répartition et d’orienter vers le professionnel du droit compétent dans les délais impartis 

Communiquer les informations (juridiques, temporalité de la démarche, etc.) qu’il est possible de fournir en respectant les règles du secret professionnel et les indications du professionnel du droit tout en mettant en œuvre des techniques d’écoute active afin d’apporter un premier niveau d’information adapté à la demande 

Adapter son attitude aux situations d’urgence et ou conflictuelles afin de réduire les tensions et améliorer le climat relationnel 

Gérer les agendas individuels ou partagés en fonction de la nature des rdv et/ou des audiences afin d’optimiser le temps 

Déployer la communication externe en utilisant les outils digitaux afin de développer la notoriété de la structure    

Rédiger une newsletter en respectant les codes de la communication digitale afin d’informer et de promouvoir l’entité auprès de sa communauté 

Concevoir et formaliser des documents écrits professionnels (courriers, mails, note de service ou d’information, etc.) en respectant les règles orthographiques, syntaxiques et les normes de présentation et les normes du secteur juridique afin de  communiquer à l’écrit avec des supports adaptés 

Déployer la communication interne en utilisant des outils de communication digitale ( Slack, Teams, Padlet, etc.) afin de favoriser les échanges collaboratifs et gagner en efficience 

Organiser les activités de l’équipe (déplacements, déjeuners professionnels, réunions en présentiel ou à distance, etc.) en prenant en compte les contraintes (financières, temporelles, réglementaires, handicap, etc.) afin d’optimiser les ressources et le temps 

Organiser et suivre la traçabilité documentaire en adaptant le mode de classement et d’archivage numérique et physique afin de disposer d’un système d’information structuré, à jour et fiable 

Contrôler les éléments attestant de l’intégrité des documents physiques et numériques afin de s’assurer de leur traçabilité     

Gérer les stocks et les commandes de fournitures en suivant la politique d’achat de l’entité et en s’assurant de la conformités des commandes et livraisons afin de mettre en œuvre une démarche éco-responsable 

Établir un devis, une facture, un état de frais et/ou une convention d’honoraires en appliquant les règles propres à la gestion financière dans le domaine juridique (CARPA, aide juridictionnelle, état de frais, etc.) afin de gérer et suivre la prise en charge du client 

Concevoir des outils de pilotage de l’entité par la création de tableaux de bord afin suivre les étapes de la facturation 

Enregistrer les écritures comptables en appliquant la réglementation en vigueur afin d’assurer la tenue de la comptabilité des opérations de l'entité  

Vérifier les différents comptes de tiers et financiers de l’entreprises (comptes fournisseurs, comptes clients, banque, caisse etc.), en utilisant les techniques de rapprochements bancaires, afin de pointer les opérations, rectifier les erreurs et suivre la trésorerie de l’entité 

Établir la déclaration de  TVA au sein de son entité en complétant les tableaux de suivi et bordereaux adéquats en respectant les échéances légales afin de procéder au paiement auprès des services fiscaux    

Organiser la veille selon les méthodes push and pull en analysant les informations collectées afin de disposer d’ une information fiable et à jour 

Partager les résultats issus de la veille en utilisant des outils collaboratifs afin d’apporter une information ciblée  

Constituer les dossiers juridiques dans les délais impartis en collectant les pièces et informations nécessaires et utiles afin d’en faciliter le traitement et le suivi  

Concevoir les modèles des différents actes (constats, assignations, significations, exécutions-expulsions, PV, contrats, etc. )  et leurs spécificités : plan de rédaction, mentions obligatoires en respectant  afin de constituer une bibliothèque d’actes 

Actualiser les modèles d’actes  (constats, assignations, significations, exécutions-expulsions, PV, contrats, etc. ) en fonction de l’analyse de la situation rencontrée et des évolutions réglementaires afin de proposer un acte conforme et sans ambiguïté 

Réaliser le suivi des dossiers avec les acteurs juridiques en respectant les règles de confidentialité et en réalisant les opérations selon le calendrier procédural afin de mener le dossier à son terme 

Mettre en œuvre la voie de recours adaptée à la situation et à la décision rendue en rédigeant l’acte approprié afin d’obtenir un nouvel examen du dossier  

Modalités d'évaluation :

  BLOC 1 : ASSURER L’INTERFACE ENTRE L’ÉQUIPE JURIQUE ET SES INTERLOCUTEURS Mise en situation orale : 30 minutes au total dont 10 minutes de préparation Un entretien de 20 minutes en français se déroule devant le jury ; il est précédé de 10 min de préparation  Cette épreuve fait appel à des mises en situation et/ou jeux de rôle élaborées à partir de situation réelles ou reconstituées.  Le candidat doit répondre à une problématique juridique en communiquant un premier niveau d’information sur la situation rencontrée, proposer un rdv en prenant en compte les contraintes et la temporalité du cas et mettre à jour le ou les agendas concernés.   

MISE EN SITUATION ECRITE : 1h30 Dans le cadre d’une mise en situation reconstituée, le candidat doit rédiger une newsletter informationnelle et proposer un plan de communication pour la diffusion de celle-ci.      

BLOC 2 : ORGANISER LA GESTION ADMINISTRATIVE DE L’ENTITIÉ CAS PRATIQUE DE GESTION ADMINISTRATIVE : 4h00 A partir de différentes mises en situation réelles ou reconstituées, le candidat traite différents dossiers dans le respect des délais et des procédures et produit les documents qui lui paraissent nécessaires.  Exemples de productions attendues : · Création et diffusion d’une note de service ou d’information, · Envoi de mails, · Organisation d’un déplacement ou d’une réunion dans le respect du budget et des contraintes présentées, · Etablissement d’ un classement physique et numérique de dossiers, · Préparation d’ une commande de fournitures, · Etc. 

BLOC 3 – ORGANISER LA GESTION COMMERCIALE ET FINANCIÈRE DE L’ENTITÉ CAS PRATIQUE GESTION FINANCIERE : 3h00 A partir d’une mise en situation réelle ou reconstituée, le candidat traite différents dossiers dans le respect des délais et des procédures et produit les documents qui lui paraissent nécessaires. Exemples de productions attendues : · Explication d’une procédure d’aide juridictionnelle, · Dépôt de chèque en CARPA, · Organisation d’un déplacement, · Création d’une facture, · Rédaction d’une convention d’honoraires, · Création d’un tableau de bord de suivi commercial, · Etablissement de dossiers comptables, · Etc.     

BLOC 4 – GÉRER LES DOSSIERS JURIDIQUES DE LA REDACTION AU SUIVI PROCEDURAL CAS PRATIQUE JURIDIQUE : 4h00 Epreuves pratiques à partir d’une mise en situation reconstituée composées de documents sur des cas juridiques, destinées à valider les différentes étapes du travail de l’assistant(e) juridique dans toutes les structures où il/elle peut évoluer (notaires, huissiers, avocats, gestionnaires, services RH,…).  Exemples de productions attendues : · Rédaction d’actes, · Gestion d’une procédure (délai, étapes, …), · Création d’un dossier client, · Rédaction d’un document juridique, · Etude d’une problématique juridique, · Elaboration d’un dossier de veille juridique, · Etc.     

RAPPORT D’ACTIVITÉ : 25 à 35 pages Réalisé à la suite d’une période en entreprise, le rapport d’activité permet au candidat de rendre compte des différentes étapes de travail réalisées en assistanat juridique. Il devra mettre en avant les activités exercées, les difficultés rencontrées ainsi que les solutions apportées. Le candidat devra démontrer son degré d’autonomie dans un dossier suivi du début à la fin. Les différentes tâches réalisées devront être explicitées, l’autonomie mise en valeur et la démonstration de la collaboration au sein du service juridique étayée.  Ce dossier se compose de 2 parties : · La première partie est consacrée à l’aspect administratif de l’assistanat juridique · La seconde partie est consacrée à la gestion de dossiers juridiques spécifiques.