Secrétaire médical

Objectifs et contexte de la certification :

Le métier de secrétaire médical est en pleine mutation depuis plusieurs années, impacté par l’évolution technologique (bureautique, système d’information) mais aussi par les réorganisations des services médicaux (gouvernance...).

Le secrétaire médical assure l’accueil des patients et des personnes. Il a en charge l’organisation et la planification des activités médico-sociales, administratives et thérapeutiques. Il prend en charge la gestion des dossiers médicaux qu’ils soient d’ordre administratif et/ou social. Son rôle de gestionnaire s’applique d’autre part aux stocks, à l’entretien du matériel et au lieu de son activité professionnelle.

Activités visées :

Accueil de l’usager ou du patient

Prise en charge de la demande de l’usager ou du patient

Organisation du parcours de soins de l’usager ou du patient

Recueil des informations nécessaires à la création du dossier usager ou patient

Création et suivi du dossier usager ou patient

Retranscription des informations médicales

Organisation d’une équipe médicale ou médico-sociale (gestion d’évènement, du planning et transmission d’informations)

Gestion comptable d’un service en médico-sociale 

Compétences attestées :

Accueillir en face à face ou au téléphone les usagers, les patients, les visiteurs afin de recueillir toutes informations utiles dans le but de les orienter au sein de la structure médicale ou médico-sociale en gérant diverses situations (stress, conflits, langue étrangère…)   

Renseigner une personne en situation de handicap en prenant en considération la pathologie du patient afin de l’orienter vers un parcours adapté à sa situation   

Renseigner et orienter les usagers, patients, visiteurs vers les services compétents ou les professionnels concernés en respectant le droit des usagers   

Gérer le flux et l’attente des usagers ou des patients en vue de les orienter vers les professionnels concernés et compétents   

Planifier les rendez-vous du patient ou de l’usager par téléphone ou en face à face pour renseigner le logiciel médical du service concerné ou un site de prise de RDV en ligne

Assurer la gestion quotidienne des agendas en respectant les consignes données par les professionnels médicaux pour fixer les rendez-vous des patients

Communiquer des informations médicales aux patients en utilisant le vocabulaire adapté dans le but de favoriser la compréhension et l’intégration du message.  

Mesurer l’urgence des situations en posant les questions nécessaires, en prenant en considération les consignes données par le médecin et les contraintes de l’organisation pour orienter vers le service des urgences ou planifier plus rapidement des rendez-vous              

Planifier le séjour du patient de son admission à sa sortie afin d’optimiser l’organisation générale du service dans le respect des procédures         

Programmer les actions à mettre en œuvre (prise de RDV extérieurs, consultation externe…) afin d’optimiser le parcours de soins du patient en utilisant les outils de planification, les outils bureautiques et de communication à distance et en intégrant l’accompagnement de la personne en situation de handicap   

Expliquer la préparation et le déroulement des examens médicaux afin de rassurer et de préparer le patient en vue d’une prise en charge optimale lors de l’examen, en utilisant un vocabulaire adapté   

Recueillir les informations pertinentes et les documents nécessaires à la création du dossier de l’usager ou du patient afin de les enregistrer et de les numériser en respectant les procédures, la législation, les règles de confidentialité et d’identitovigilance        

Conseiller l’usager afin de l’orienter dans la constitution de son dossier en lui indiquant les éléments à compléter et les pièces administratives à apporter en utilisant un vocabulaire adapté au public et à la situation                 

Créer le dossier de l’usager ou du patient dans le cas d’une première visite afin d’avoir une traçabilité de son parcours de soins en respectant les procédures et en utilisant les supports adaptés     

Assurer la mise à jour du dossier en vérifiant l’exactitude des données administratives et médicales à chaque visite de l’usager ou du patient afin d’optimiser la continuité et la traçabilité des soins               

Réaliser un archivage du dossier manuel ou numérique en utilisant un classement numérique ou alphabétique afin de classer efficacement le dossier en respectant les règles et procédures de la structure               

Saisir et mettre en forme des documents à caractère médical (courriers, lettres de liaison, observations, comptes rendus médicaux, prescriptions médicales, convocations…) afin de formaliser par écrit les informations médicales du patient en utilisant les outils de retranscription, les logiciels et supports appropriés à la production attendue      

Apprécier la priorité des productions écrites afin d’optimiser le délai d’attente des patients et/ou professionnels en ayant une vitesse de frappe correspondant aux attentes du service et une maîtrise des règles d’orthographe et de la terminologie médicale   

Respecter les règles de confidentialité dans la réalisation des différents courriers afin d’appliquer le secret professionnel et la réglementation sur la protection des données       

Réaliser le tri et la réception du courrier afin de les transmettre vers les professionnels et services médico-sociaux visés     

Transmettre les informations aux professionnels concernés et aux organismes extérieurs dans les délais requis et en respectant les consignes et le secret professionnel afin d’optimiser la prise en charge du patient     

Réguler l’activité d’un service de soins en coordonnant les soins programmés afin de planifier l’organisation du service en diffusant l’information au personnel soignant   

Organiser les réunions du service et réaliser les comptes rendus afin de retranscrire les informations et décisions prises au cours de la réunion             

Assurer la codification des actes médicaux et leur règlement en respectant les procédures comptables liées à la facturation des actes réalisés afin de les transmettre aux organismes sociaux (CPAM, mutuelles…) en respectant les règles imposées par le programme de médicalisation des systèmes d’information (PMSI)   

Assurer les télétransmissions aux organismes sociaux  (mutuelles, CPAM…) afin d’obtenir le remboursement des consultations et soins   

Gérer la comptabilité en utilisant le logiciel médical et le rapprochement bancaire en respectant les procédures afin de tenir à jour les opérations comptables du cabinet médical   

Gérer les achats de fournitures afin d’avoir des stocks suffisant de consommables pour l’activité du secrétariat médical     

Modalités d'évaluation :

Mise en situation professionnelle, étude de cas, épreuve orale et dossier professionnel