Assistant de direction

Objectifs et contexte de la certification :

Collaborateur direct d’un service, d’un cadre supérieur ou d’un chef d’entreprise, l'assistant de direction est chargé d’assister dans la gestion et l’organisation administrative de sa direction.

Activités visées :

Collecte et production de l’information

Gestion de la traçabilité et de la conservation des documents online et offline

Diffusion collaborative des informations aux différents services de la structure

Assurance de l’interface entre le manager et ses interlocuteurs

Organisation des activités quotidiennes d’une ou plusieurs personnes

Prise en charge de l’organisation d’un évènement (séminaire, colloque, salon professionnel, évènement interne,) ou d’un projet 

Elaboration d’un budget

Compétences attestées :

Coordonner le traitement de l’information administrative d’une structure

Gérer les courriers postaux et électroniques avec une démarche méthodologique afin de permettre la diffusion / conservation des documents

Elaborer des écrits professionnels dans le respect d’une charte d’entreprise, en considérant l’empreinte environnementale numérique de sa pratique, afin de formaliser l’activité de la structure

Elaborer des tableaux de reporting et outils d’aide à la décision, via un tableur en prenant en compte les nouvelles modalités digitales, afin d’aider la direction à la prise de décision

Concevoir les procédures de classement et de recherche de documents, via des outils collaboratifs dans l’optique de faciliter leur accessibilité et exploitation par l’ensemble des collaborateurs

Pratiquer la Gestion Electronique Documentaire (GED) en utilisant des fonctions de classement et de navigation afin de gérer les documents dans l’organisation

Définir et faire respecter les circuits de circulation de l’information, en utilisant une méthode spécifique, dans l’optique d’optimiser le fonctionnement de la structure et concevoir des solutions face à des dysfonctionnements

Diffuser les informations par le biais de l’ensemble des canaux de diffusion (outils collaboratifs, emailing, newsletter …) et en considérant l’empreinte environnementale de chaque action afin d’optimiser le circuit de l’information

Organiser et planifier les activités d’un directeur ou d’une direction

Représenter l’interface entre le manager / la direction et ses interlocuteurs, en adoptant une posture adaptée à la fonction d’assistant de direction et une attitude courtoise avec les interlocuteurs internes comme externes

Orienter auprès du bon interlocuteur / bon service tout en assurant un filtrage des appels afin de prendre en charge les appels entrants

Apporter un premier niveau de réponse écrit comme oral à l’interlocuteur, dans le but d’assurer une continuité de service

Organiser, planifier et rendre opérationnelles les activités ainsi que les déplacements via des outils bureautiques et collaboratifs, tout en favorisant l’écologie digitale, afin d’alléger leurs activités et d’anticiper leurs besoins

Optimiser le fonctionnement de l’accueil du service / de la direction, en transmettant des savoir-faire bureautiques et collaboratifs dans l’optique de garantir la satisfaction des interlocuteurs internes / externes

Assister la conduite de projets

Assister la conduite d’un projet / d’un évènement en utilisant une méthode appropriée, afin de prendre en charge l’organisation et la mise en oeuvre de ses différentes phases (planification et déploiement), en collaboration avec les partenaires internes / prestataires externes

Participer au management transverse des interlocuteurs internes et externes, via des techniques de communication, afin d’optimiser l’avancement du projet

Etablir et suivre le budget via un tableur ou un, afin de suivre les dépenses liées à l’évènement, respecter le budget alloué

Modalités d'évaluation :

Mises en situations professionnelles