Responsable de dispositifs de formation

Objectifs et contexte de la certification :

Cette certification constitue une réponse à la complexité des réponses formation à mettre en œuvre par les prestataires d'actions concourant au développement des compétences, qui doivent intégrer de multiples dimensions : généralisation des relations de services (appels d’offres) dans un cadre concurrentiel, modularisation des dispositifs et individualisation des parcours, approche par situations ou par compétences, exigences affirmées en matière de maîtrise des processus et de la qualité, développement des approches multimodales et d’offres certifiantes, mixage des publics et des financements, développement des pratiques d’alliance, de co-traitance et de partenariat entre organismes de formation.  

Ces évolutions ont été renforcées par les dispositions de la loi du 5 septembre 2018 pour la liberté de choisir son avenir professionnel avec, notamment, une ouverture de l’apprentissage au marché et un renouvellement des exigences qualité. Elles s’inscrivent, enfin et dorénavant, dans un paysage marqué durablement par les effets de la crise sanitaire perceptible à partir de mars 2020, s’agissant notamment des pratiques pédagogiques mais aussi de l’équilibre des rôles et fonctions au sein des organismes de formation. 

Activités visées :

Les activités exercées par un "Responsable de dispositifs de formation" varient selon la taille des structures et leur organisation mais des activités partagées en matière d’ingénierie, de management d’équipes, de gestion et de relation à l’écosystème de la formation peuvent être structurées en trois fonctions principales :

• Fonction 1 : Pilotage d’actions ou de dispositifs de formation
• Fonction 2 : Ingénierie de certification et de formation 
• Fonction 3 : Développement de la structure 

Les activités potentiellement exercées sont les suivantes :

Fonction 1 : Pilotage d’actions ou de dispositifs de formation

- Montage et suivi pédagogiques, administratifs et financiers d’action ou de dispositif de formation ;

- Management des équipes pédagogiques intervenant dans une action ou un dispositif de formation.

Fonction 2 : Ingénierie de certification et de formation

-  Analyse des demandes et besoins, et formalisation d'offres de formation ;

- Conception et évaluation de certifications et de dispositifs de formation modulaires et multimodaux.

Fonction 3 : Développement de la structure

- Conseil et appui à l'équipe de direction de l'organisme dans la mise en œuvre de sa politique ;

- Animation de la réflexion pédagogique au sein de la structure.

Compétences attestées :

Compétences attestées en lien avec la réalisation de l'activité - Montage et suivi pédagogiques, administratifs et financiers d’action ou de dispositif de formation :

• Informer et conseiller des candidats sur la mise en œuvre et le financement de leurs parcours de formation afin de répondre à leurs projets professionnels en optimisant les moyens disponibles ;
• Concevoir et organiser le processus de recrutement des candidats à une formation et éventuellement y participer, pour vérifier les pré-requis nécessaires à l’entrée en formation, en formalisant ce processus et les actions associées, en veillant au respect des conditions d’accessibilité à la formation ;
• Concevoir et organiser le processus de positionnement des apprenants, pour évaluer leurs pré-acquis et les difficultés éventuelles d’apprentissage, afin de leur proposer un parcours individualisé de formation formalisé dans un contrat pédagogique ;
• Planifier les différentes actions de formation nécessaires à l’atteinte des objectifs prévus, en tenant compte des contraintes des bénéficiaires et des mixages de public envisagés ;
• Superviser le suivi administratif et pédagogique des apprenants tout au long de leur formation, afin de rendre compte de sa réalisation auprès des financeurs et référents de parcours, en respectant les processus administratifs et de qualité mis en œuvre par l’organisme, la réglementation de la formation professionnelle, les exigences du client et en organisant les échanges d’informations nécessaires entre les parties prenantes de l’organisme ;
• Elaborer le budget prévisionnel d’une action ou d’un dispositif de formation pour s’assurer de son équilibre financier et éventuellement ajuster les moyens mis en œuvre en utilisant les données comptables, une matrice des coûts et les grilles tarifaires de l’organisme ;
• Analyser et contrôler l’exécution du budget d’une action ou d’un dispositif de formation pour s’assurer de sa bonne réalisation financière, en utilisant un tableau de bord et le système d’information de l’organisme ;
• Organiser l’évaluation des acquis des apprenants pour valider les parcours de formation et mesurer l’efficacité d’une action ou d’un dispositif, en respectant, le cas échéant, les exigences de l’organisme certificateur ;
• Organiser l’évaluation de l’action ou du dispositif de formation pour mesurer sa pertinence, ses effets, ses impacts et son efficience, en s’appuyant sur les processus et outils de la démarche qualité de l’organisme ;
• Rendre compte du déroulement et des résultats des actions ou des dispositifs et des parcours aux commanditaires, aux financeurs et aux référents de parcours, pour faire état de leur fidélité (réalisation de ce qui était prévu), pertinence, effets, impacts et efficience, en tenant compte des exigences fixées, en formalisant des bilans et en organisant des temps de restitution ;
• Superviser le reporting des éléments administratifs, pédagogiques et financiers auprès des commanditaires, financeurs et référents de parcours pour s’assurer du bon financement des actions ou des dispositifs, en contrôlant la réalisation des actions nécessaires aux échéances prévues ;
• Préconiser des solutions pour résoudre tout problème relatif au déroulement de l’action et au suivi administratifs, pédagogiques et financiers des actions ou des dispositifs de formation, en évaluant la situation rencontrée ;
• Gérer des interactions internes ou externes courantes pour faciliter le bon déroulement des actions ou des dispositifs et des parcours de formation des apprenants, en organisant et planifiant les échanges entre les parties prenantes.

Compétences attestées en lien avec la réalisation de l'activité - Management des équipes intervenant dans une action ou un dispositif de formation  :

• Recruter des formateurs ou intervenants pour animer des séquences ou des modules de formation, en tenant compte des besoins en compétences ;
• Organiser l’accueil et l’intégration de nouveaux formateurs arrivant dans l’équipe, pour faciliter leur compréhension de l’organisation et la collaboration avec les autres membres de l’équipe, en l’accompagnant dans sa prise de fonction et en évaluant régulièrement son adaptation ;
• Planifier les activités des formateurs, des partenaires et des sous-traitants, pour assurer la production prévue, en analysant les plans de charge des intervenants, en tenant compte de la nature des activités à conduire, des compétences et des motivations des différents formateurs ainsi que des priorités ;
• Accompagner les formateurs dans la conception ou dans l’appropriation d’actions ou de dispositifs de formation, en organisant des temps d’information et d’échange et/ou en communiquant par écrit sur le contexte, le public, les objectifs de formation et les éventuelles exigences particulières ;
• Coordonner l’action des intervenants internes, des éventuels co-traitants ou sous-traitants, afin d’assurer le bon déroulement et le bon suivi, en particulier pédagogique, d’une action ou d’un dispositif de formation, en mettant à disposition des équipes des moyens d’échanges collaboratifs asynchrone et en organisant des temps d’échanges synchrones  ;
• Mettre en place des solutions pour résoudre tout problème relatif aux interactions entre les membres de l’équipe, en évaluant la situation rencontrée ;
• Conseiller un intervenant ou une équipe sur des choix pédagogiques pour atteindre les objectifs pédagogiques prévus dans une action ou un dispositif de formation, en l’aidant à analyser la problématique posée, à évaluer les solutions possibles en fonction des contraintes de la situation ;
• Accompagner un intervenant ou une équipe dans la production d’outils pour atteindre des objectifs pédagogiques particuliers, en l’aidant à mettre en œuvre une démarche de conception de la ressource et en évaluant la production réalisée ;
• Identifier les besoins en développement des compétences des collaborateurs pour définir des plans d’action (formation, accompagnement individuel, tutorat…) en lien avec les objectifs stratégiques de gestion des ressources humaines de l’organisme, en réalisant notamment des entretiens professionnels ;
• Suivre les résultats obtenus par les collaborateurs pour améliorer la performance individuelle et collective, en réalisant des entretiens d’évaluation et en fixant des objectifs motivant et en veillant au maintien d'un état d'esprit collaboratif.

Compétences attestées en lien avec la réalisation de l'activité - Analyse des demandes et besoins, et formalisation d’offres de formation :

• Analyser les données socio-économiques et la relation emploi-formation d’un territoire ou d’un secteur professionnel, pour identifier les besoins en formation, en sélectionnant des sources d’informations pertinentes ;
• Identifier des besoins en développement de compétences auprès d’acteurs d’un territoire ou d’un secteur professionnel, pour formuler des offres de formation, en réalisant des enquêtes ou des entretiens individuels ou collectifs ;
• Analyser des situations de travail pour formaliser des référentiels d’activités et de compétences, en observant ces situations de travail et en faisant expliciter les actions réalisées par les personnes en charge de la réalisation de ces situations de travail ;
• Analyser une demande exprimée de formation, pour vérifier qu’une réponse formation est pertinente, en identifiant et en questionnant les différents acteurs impliqués dans la demande et leurs enjeux respectifs ;
• Analyser des besoins en formation pour formuler des objectifs de formation adaptés, en réalisant des enquêtes ou des entretiens auprès des futurs bénéficiaires de la formation ;
• Formuler une offre de formation pour répondre à une demande ou à un besoin, en respectant les normes professionnelles en vigueur dans le champ de la formation (qualité et exigences réglementaires) ;
• Présenter une offre de formation pour la vendre, en argumentant les choix de conception réalisés et en traitant les éventuelles objections ;
• Dans le cadre d’un appel d’offres, identifier la demande, les conditions de réponse et les critères de choix de l’acheteur pour décider du positionnement de l’organisme, en analysant les documents de consultation des entreprises et en questionnant si besoin selon la procédure définie ;
• Formuler la candidature et l’offre pour répondre à un appel d’offres, en respectant les normes professionnelles en vigueur et les exigences de l’acheteur, en s’appuyant le cas échéant sur des plateformes dématérialisées.

Compétences attestées en lien avec la réalisation de l'activité - Conception et évaluation de certifications et de dispositifs de formation modulaires et multimodaux :

• Evaluer l’opportunité et la faisabilité d’un projet de certification, pour le soumettre à la direction de l’organisme, en analysant les données de l’environnement et le système de certification existant ;
• Analyser des situations de travail, pour construire des référentiels d’activités et de compétences ou pour concevoir des actions de formation en situation de travail, en mobilisant différentes méthodes d’observation du travail ;
• Choisir les modalités d’évaluation pour construire le référentiel d’évaluation du projet de certification, en appréciant la pertinence de ces modalités au regard des compétences à évaluer ;
• Formaliser les documents nécessaires au dépôt d’une demande d’inscription du projet de certification auprès des instances ad hoc, en respectant les exigences fixées ;
• Planifier les actions à mettre en œuvre pour concevoir un projet de certification ou un dispositif de formation, en identifiant les étapes à respecter et les moyens humains et matériels à mobiliser ;
• Choisir les modalités pédagogiques appropriées aux objectifs poursuivis, pour concevoir un dispositif de formation le cas échéant multimodal, en tenant compte des exigences et contraintes notamment liées à certaines situations de handicap, et des ressources à mobiliser ;
• Choisir et mettre en œuvre les modalités d’assistance technique et pédagogique appropriées pour mettre en œuvre un dispositif de formation à distance, en analysant le contexte de formation en termes de contraintes et opportunités à prendre en compte ;
• Concevoir l’architecture modulaire d’un dispositif de formation pour individualiser les parcours et certifier le cas échéant des blocs de compétences de certifications professionnelles, en tenant compte de la complexité et des enjeux de chaque activité professionnelle ainsi que du temps qui leur est consacré ;
• Choisir et mettre en œuvre les modalités d’accompagnement des apprenants, pour réguler le déroulement des parcours de formation alternée ou longue, en identifiant les moments significatifs ou sensibles des parcours ;
• Concevoir un dispositif de formation pour accueillir des alternants, en formalisant la progression pédagogique et les objectifs de chacun des lieux de formation (centre, entreprise, mobilité internationale)  ;
• Organiser la conception de ressources pédagogiques, pour s’assurer de la mise en œuvre des actions ou des dispositifs de formation, en formalisant un cahier des charges et en identifiant et planifiant les étapes et moyens humains et matériels nécessaires à leur production ;
• Superviser la conception de ressources pédagogiques pour s’assurer du respect du cahier des charges de production et des échéances en validant les livrables prévus à chaque étape clé ;
• Concevoir un système d’évaluation d’une action ou d’un dispositif de formation pour mesurer les résultats obtenus en tenant compte des différents niveaux d’évaluation ;
• Préconiser des solutions pour résoudre tout problème relatif à la conception de certifications ou de dispositifs de formation, en évaluant la situation rencontrée et en se situant dans une démarche d’amélioration continue.

Compétences attestées en lien avec la réalisation de l'activité  - Conseil et appui à la direction de l’organisme dans la définition et la mise en œuvre de sa politique :

• Collaborer à la définition des axes de travail stratégiques de l’organisme de formation, pour alimenter sa politique de développement, en émettant des propositions relevant de son champ de compétences ;
• Proposer des adaptations de l’offre de formation ou de nouvelles offres de formation pour développer l’activité de l’organisme en lien avec ses orientations stratégiques, en analysant les évolutions socio-économiques, sociétales, pédagogiques et réglementaires ainsi que le positionnement de la concurrence ;
• Proposer des ajustements dans les processus mis en œuvre par l’organisme pour améliorer son positionnement et ses performances en analysant les évaluations des actions de formation réalisées ;
• Proposer des formations pour les personnels de l’organisme, pour développer l’activité et contribuer à la qualité des prestations, en analysant les besoins en développement de compétences des équipes dans le cadre d’une stratégie de gestion des ressources humaines ;
• Proposer la réalisation d’investissements matériels ou techniques en lien avec les orientations stratégiques de l’organisme de formation, pour contribuer à sa pérennité ou à son développement, en analysant notamment les évaluations des actions de formation réalisées et le positionnement de la concurrence ;
• Proposer des adaptations des processus mis en œuvre par l’organisme, pour développer son activité en lien avec sa politique qualité, en analysant notamment les situations problèmes rencontrées ;
• Proposer des stratégies d’alliance pour développer l’activité de l’organisme de formation en lien avec ses orientations stratégiques, en analysant les compétences de l’organisme, ou les contraintes et opportunités générées par les financeurs ;
• Représenter l’organisme de formation auprès d’interlocuteurs externes pour assoir la présence et la notoriété de l’organisme en adoptant une posture adaptée à la situation ;
• Communiquer sur les prestations de l’organisme de formation auprès d’interlocuteurs variés (clients, financeurs, partenaires, grand public) pour valoriser les prestations réalisées et développer les ventes, en mettant en valeur ses spécificités et valeurs ajoutées ;
• Mettre en œuvre les processus spécifiques à la qualité des prestations réalisées pour répondre aux objectifs qualité de l’organisme en les intégrant dans l’activité quotidienne ;
• Collaborer à la construction de partenariats avec des organismes certificateurs ou de formation, pour développer l’activité ou renforcer le positionnement de l’organisme, en participant aux échanges en fonction de son champ de compétences et de responsabilités, ou en formalisant les projets de partenariats.

Compétences attestées en lien avec la réalisation de l'activité - Animation de la réflexion pédagogique au sein de l’organisme :

• Communiquer aux personnels de l’organisme de formation des informations issues de la veille portant sur les évolutions socio-économiques, sociétales, pédagogiques et réglementaires dans le champ de la formation professionnelle et d’intervention de l’organisme, pour encourager la réflexion pédagogique, en sélectionnant les informations pertinentes ;
• Diffuser les orientations stratégiques de développement de l’organisme pour impliquer les personnels en étant attentif à l’unité du collectif de travail et aux incidences pédagogiques de ces orientations ;
• Identifier les objets de réflexion pédagogique pour développer des pratiques nouvelles ou innovantes en évaluant les pratiques internes sur des dimensions clés (individualisation des parcours et des apprentissages, hybridation des dispositifs, liens entre travail et formation, …) ; 
• Animer des groupes de travail portant sur les pratiques pédagogiques, pour identifier et faciliter les changements souhaitables, en utilisant des méthodes appropriées (analyse de pratiques, co-développement, …) ; 
• Animer des groupes de travail pour faciliter la créativité des équipes dans la conception des actions ou des dispositifs de formation en utilisant des méthodes appropriées (design de service, design thinking, …)  ;
• Organiser des événements internes pour faciliter la réflexion des personnels sur les questions pédagogiques, en mobilisant si besoin des experts, des partenaires ou des clients sur des sujets donnés ; 
• Concevoir et organiser des actions de formation multimodales à destination des personnels pour développer leurs compétences pédagogiques et accompagner les changements souhaités, en privilégiant des modalités que l’organisme souhaiterait les voir mettre en œuvre.

Modalités d'évaluation :

Trois modalités d'évaluation sont mobilisées pour attester des compétences 

• mises en situation simulées
• écrit professionnel rendant compte d'une mission réalisée en milieu professionnel
• entretiens avec le jury