Chef de projet événementiel

Objectifs et contexte de la certification :

Le  chef de projet événementiel conçoit une stratégie événementielle et pilote le mise en œuvre des opérations nécessaires à la bonne réalisation de l’événement. Contrairement à de nombreux métiers de la communication, qui peuvent réaliser des tests en amont (tests publicitaires par exemple), le manager de projet événementiel conçoit et produit un événement qui se joue « en direct » le jour j.

Salarié d’une agence de communication ou installé à son compte, le chef de projet événementiel assure la relation commerciale avec les clients (entreprises, organisations, institutions), propose une stratégie événementielle et un concept créatif à travers une recommandation. Il met en place des partenariats / mécénats afin de diversifier les sources de financement. Responsable du projet dans sa globalité, il le conduit sur toute la durée tant dans ses aspects organisationnels, logistiques, humains, financiers, temporels, communication… Il met en production l’événement en lien avec des acteurs multiples.

Cette certification répond à la demande de 2 organisations professionnelles qui représentent 500 agences de communication événementielle en France.

Activités visées :

CONCEPTION D’UN CONCEPT CREATIF, DE CONTENUS ET MISE EN SCENE D’UN PROJET EVENEMENTIEL

• Prise d’un brief d'événement auprès d’un client – recueil d’informations
• Veille quotidienne sur l’actualité événementielle et benchmarking ponctuel en fonction des besoins / secteurs des clients
• Conception de la stratégie globale et de communication et des mécaniques événementielles
• Conception et Rédaction de la recommandation événementielle

PILOTAGE DES PARTENARIATS ET MECENATS

• Sélection des partenaires – mécènes
• Relation négociation avec les partenaires
• Elaboration d’une offre partenariat standard d'un événement et de stratégies d’activation sur mesure

PILOTAGE DU PROJET et PRODUCTION D’UNE PRESTATION EVENEMENTIELLE

Repérage et choix du lieu, négociation, achats de prestations aux fournisseurs, quantification des besoins, budget, planning, management des hommes, sécurité, communication, coordination de l’ensemble

Compétences attestées :

1. Recueillir et analyser les attentes d’un commanditaire ou d’un marché cible en appréhendant sa culture corporate et ses intentions pour définir le concept du projet événementiel.
2. Mettre en place une veille concurrentielle et prospective sur les tendances événementielles et technologiques pour proposer des solutions événementielles adaptées au commanditaire.
3. Imaginer et définir un concept événementiel innovant en dosant l’équilibre audace-risques-bénéfice pour proposer une expérience événement différenciant et impactant.
4. Elaborer la scénographie de l’événement dans ses dimensions technique et esthétique en collaboration avec le scénographe et le directeur technique afin de créer une expérience mémorable pour les participants.
5. Piloter les contenus du programme et des interventions lors de l’événement (présentiel, digital, hybride) pour optimiser l’expérience vécue par le public et optimiser la valorisation post-événementielle de ces contenus.
6. Rédiger une recommandation événementielle stratégique et opérationnelle d'un événement pour répondre aux appels d'offre ou demandes de projet.
7. Mesurer la qualité et l’impact d’un événement pour tirer des enseignements exploitables à la prochaine édition de l’événement.
8. Cibler les partenaires potentiels en fonction de la typologie de la cible, de la thématique de l’événement et par secteur d’activité pour optimiser l’action de partenariat.
9. Mettre en œuvre une démarche d’approche de partenaire cible par divers moyens afin d’obtenir une réunion de présentation.
10. Rédiger en anglais des livrables professionnels (notes, e-mails)
11. Concevoir une offre de partenariat standard apportant de la visibilité et des droits de communication au partenaire en échange de numéraire, produits ou compétences.
12. Elaborer une stratégie d’activation pour la marque partenaire afin qu’elle s’approprie la valeur de l’événement à destination de ses différentes cibles (clients, collaborateurs, actionnaires…).
13. Négocier les termes d’un contrat avec les prestataires / fournisseurs (tarifs, délais, qualité de service, RSE) pour assurer une prestation finale de qualité et rentable.
14. Réaliser des repérages de lieux en tenant compte des contraintes d’accessibilité, capacité de réseaux, équipements… pour optimiser la production de l’événement.
15. Elaborer et veiller à la gestion du budget afin de respecter les engagements contractuels avec le commanditaire et les objectifs de rentabilité.
16. Elaborer et suivre le rétroplanning afin de respecter les délais annoncés et d’affecter les missions à chacun.
17. Piloter des groupes de travail pluridisciplinaires et spécialisés (Équipe de productions, agence, prestataires, partenaires) pour valider la coordination de l’événement.
18. Anticiper et gérer les problématiques logistiques, de sécurité et de gestion des flux pour optimiser les conditions.
19. Elaborer et piloter une stratégie de communication classique et /ou digitale pour le projet afin d’atteindre le taux de participation attendu.

Modalités d'évaluation :

Mise en situation réelle : élaboration et rédaction d’une recommandation écrit avec soutenance orale

Mise en situation simulée : étude de cas écrite de 7h sur le pilotage de partenariats

Mise en situation simulée : négociation avec un fournisseur fictif

Mise en situation réelle : gestion et pilotage de projet (dossier écrit et oral)

Condition de validation de la certification

La validation du titre est conditionnée à :

• Avoir obtenu une note minimale de 10/20 à chacun des 3 blocs

La certification est obtenue par la capitalisation des 3 blocs.