L'essentiel

Icon de la nomenclature

Nomenclature
du niveau de qualification

Niveau 4

Icon NSF

Code(s) NSF

314t : Etablissement des documents comptables et de gestion

Icon formacode

Formacode(s)

35054 : Secrétariat assistanat

Icon date

Date d’échance
de l’enregistrement

20-09-2028

Niveau 4

314t : Etablissement des documents comptables et de gestion

35054 : Secrétariat assistanat

20-09-2028

Nom légal Siret Nom commercial Site internet
INST DE FORMATION COMMERCIALE PERMANENTE 77573724000322 IFOCOP https://ifocop.fr

Objectifs et contexte de la certification :

Le secrétaire réalise les tâches quotidiennes de secrétariat du service dans lequel il travaille.

Il traite le courrier, répond au téléphone et assure l’accueil. Il élabore tous types de documents (prise de notes, rédaction de compte rendus, synthèses…) et gère l’agenda de son supérieur hiérarchique. Il est le premier contact avec les collaborateurs et les relations extérieures (clients, fournisseurs…).

Selon les domaines d’activité, la taille de l’entreprise, ses compétences et connaissances, le secrétaire peut également être amené à assurer des missions en communication interne et externe, en administration des achats/ventes ou même en comptabilité de premier niveau.

Le secrétaire est quelqu’un de polyvalent, mais il peut être spécialisé dans un domaine : administratif, financier, commercial, etc. Il travaille en relation directe avec un responsable de service ou pour plusieurs personnes.

Activités visées :

Organisation du poste de travail

Rédaction de documents (courriers, compte rendu, rapports) et supports administratifs

Gestion administrative des activités achat – vente ;

- Production, traitement, classement, archivage des documents liés à l’activité commerciale vente

- Gestion des ressources matérielle, opérations relatives aux achats et approvisionnements courants de fournitures, petits équipements (catalogue, devis, bon de commande, bon de livraison, factures, garanties…)

Réalisation la préparation des opérations de comptabilité de premier niveau

Accueil et interface physique et téléphonique avec des clients internes et externes (clients, usagers, adhérents, fournisseurs, prestataires)

Planification de tâches, rendez-vous et événements (réunions…)

Organisation et appui pour des événements (réunion, déplacement…)

Organisation de déplacements professionnels

Recherche documentaire, veille

Gestion des flux d’information du service

Compétences attestées :

Organiser son poste et son temps de travail dans son périmètre dans le respect des procédures de l’entreprise et en gérant les urgences et les priorités afin d’atteindre les objectifs de sa mission dans les délais fixés

Organiser la gestion matérielle et électronique de documents en suivant voire créant la procédure de classement et de diffusion dans le respect des règles de conservation et de protection de l'information afin de garantir l’accessibilité par les tiers

A partir de notes écrites ou d’instructions orales, produire tous types de documents dans le respect des chartes graphiques, des règles de présentation, des règles orthographiques et grammaticales à l’aide de logiciel adapté (traitement de texte et logiciel de présentation), en adaptant la présentation aux personnes en situation de handicap afin d’assurer la lisibilité et la qualité des informations transmises

Produire / traiter des documents commerciaux entrants et sortants (devis, bon de commande, bon de livraison, facture) en utilisant des outils bureautiques ou un progiciel de gestion commerciale ou CRM/ERP dans le respect des procédures internes et en veillant aux mentions légales obligatoires dans le but de garantir le bon fonctionnement de l’administration des ventes

Relancer les factures impayées par téléphone, outils numériques et/ou courrier en veillant aux délais légaux, en adoptant une posture et une terminologie adaptée à la gravité du cas et en informant le client de ses obligations afin de limiter les délais d’impayés

Concevoir et actualiser les tableaux de suivi de l’activité commerciale à l’aide de tableur afin de faciliter l’analyse et fournir des aides à la décision à la hiérarchie

Recenser les besoins en consommables en respectant la politique RSE et en gérant les stocks grâce à un inventaire régulier afin d’éviter les ruptures

Communiquer et traiter avec les fournisseurs de produits ou services par écrit (mail notamment) tout au long du processus d’achat afin maintenir une relation professionnelle avec eux

Préparer les pièces comptables justificatives en les classant en dépenses – recettes de façon chronologique afin de faciliter le rapprochement bancaire et de communiquer des informations fiables au service comptable

Effectuer les rapprochements bancaires mensuels en annotant le code des pièces en face de chaque mouvement bancaire afin de vérifier que chaque flux financier a été comptabilisé

Accueillir des clients internes / externes lors d’accueil en face-à-face ou lors d’appels téléphoniques entrants en langue française dans le respect des règles d’inclusion et en prenant en compte le handicap, en appliquant les règles de filtrage, en adoptant un ton et le langage adapté tout en promouvant l’image de la structure en vue d’orienter la personne ou de restituer les informations recueillies à sa hiérarchie en cas d’absence

Traiter les demandes d’information, réclamations et litiges de premier niveau en face à face ou au téléphone en visant la satisfaction du client et les intérêts de l’entreprise

Planifier des tâches, rendez-vous et des réunions par différents moyens (messagerie, outils partagés), en tenant compte des impératifs des parties prenantes et en assurant le suivi par des relances afin de garantir l’organisation logistique des activités du service

Organiser des événements (réunions, séminaires) en mobilisant les ressources logistiques, en s’assurant du bon fonctionnement des équipements nécessaires et en préparant la documentation / support nécessaire pour garantir le bon déroulement de ceux-ci

Effectuer des réservations (salles, hébergement, transport, véhicules) en ligne ou directement auprès de prestataires en veillant à la bonne gestion du temps et anticipant les imprévus afin de garantir une prestation confortable pour les participants

Diffuser des données via des outils collaboratifs (mail, forum d’entreprise, newsletter, plateforme collaborative, réseaux sociaux et réseau d’entreprise…) dans l’optique d’optimiser le partage et la gestion de l’information

Rechercher des informations répondant aux besoins de la hiérarchie/équipe en adoptant une stratégie de recherche adapté et efficace sur internet en vue de les exploiter et de restituer des données.

A partir de prise de notes ou recherche documentaire, exploiter et restituer par écrit le contenu sous une forme adaptée pour les mettre à disposition de destinataires

Modalités d'évaluation :

Mises en situations professionnelles écrites et orales

Elaboration d'un dossier

RNCP38037BC01 - Traitement des informations relatives à la gestion administrative et commerciale de l’organisation

Liste de compétences Modalités d'évaluation

Organiser son poste et son temps de travail dans son périmètre dans le respect des procédures de l’entreprise et en gérant les urgences et les priorités afin d’atteindre les objectifs de sa mission dans les délais fixés

Organiser la gestion matérielle et électronique de documents en suivant voire créant la procédure de classement et de diffusion dans le respect des règles de conservation et de protection de l'information afin de garantir l’accessibilité par les tiers

A partir de notes écrites ou d’instructions orales, produire tous types de documents dans le respect des chartes graphiques, des règles de présentation, des règles orthographiques et grammaticales à l’aide de logiciel adapté (traitement de texte et logiciel de présentation), en adaptant la présentation aux personnes en situation de handicap afin d’assurer la lisibilité et la qualité des informations transmises

Produire / traiter des documents commerciaux entrants et sortants (devis, bon de commande, bon de livraison, facture) en utilisant des outils bureautiques ou un progiciel de gestion commerciale ou CRM/ERP dans le respect des procédures internes et en veillant aux mentions légales obligatoires dans le but de garantir le bon fonctionnement de l’administration des ventes

Relancer les factures impayées par téléphone, outils numériques et/ou courrier en veillant aux délais légaux, en adoptant une posture et une terminologie adaptée à la gravité du cas et en informant le client de ses obligations afin de limiter les délais d’impayés

Concevoir et actualiser les tableaux de suivi de l’activité commerciale à l’aide de tableur afin de faciliter l’analyse et fournir des aides à la décision à la hiérarchie

Recenser les besoins en consommables en respectant la politique RSE et en gérant les stocks grâce à un inventaire régulier afin d’éviter les ruptures

Communiquer et traiter avec les fournisseurs de produits ou services par écrit (mail notamment) tout au long du processus d’achat afin maintenir une relation professionnelle avec eux

Préparer les pièces comptables justificatives en les classant en dépenses – recettes de façon chronologique afin de faciliter le rapprochement bancaire et de communiquer des informations fiables au service comptable

Effectuer les rapprochements bancaires mensuels en annotant le code des pièces en face de chaque mouvement bancaire afin de vérifier que chaque flux financier a été comptabilisé

Mises en situation professionnelle écrites et orales

RNCP38037BC02 - Assistanat d’un hiérarchique et/ou d’une équipe dans sa communication et son organisation

Liste de compétences Modalités d'évaluation

Accueillir des clients internes / externes lors d’accueil en face-à-face ou lors d’appels téléphoniques entrants en langue française dans le respect des règles d’inclusion et en prenant en compte le handicap, en appliquant les règles de filtrage, en adoptant un ton et le langage adapté tout en promouvant l’image de la structure en vue d’orienter la personne ou de restituer les informations recueillies à sa hiérarchie en cas d’absence

Traiter les demandes d’information, réclamations et litiges de premier niveau en face à face ou au téléphone en visant la satisfaction du client et les intérêts de l’entreprise

Planifier des tâches, rendez-vous et des réunions par différents moyens (messagerie, outils partagés), en tenant compte des impératifs des parties prenantes et en assurant le suivi par des relances afin de garantir l’organisation logistique des activités du service

Organiser des événements (réunions, séminaires) en mobilisant les ressources logistiques, en s’assurant du bon fonctionnement des équipements nécessaires et en préparant la documentation / support nécessaire pour garantir le bon déroulement de ceux-ci

Effectuer des réservations (salles, hébergement, transport, véhicules) en ligne ou directement auprès de prestataires en veillant à la bonne gestion du temps et anticipant les imprévus afin de garantir une prestation confortable pour les participants

Diffuser des données via des outils collaboratifs (mail, forum d’entreprise, newsletter, plateforme collaborative, réseaux sociaux et réseau d’entreprise…) dans l’optique d’optimiser le partage et la gestion de l’information

Rechercher des informations répondant aux besoins de la hiérarchie/équipe en adoptant une stratégie de recherche adapté et efficace sur internet en vue de les exploiter et de restituer des données.

A partir de prise de notes ou recherche documentaire, exploiter et restituer par écrit le contenu sous une forme adaptée pour les mettre à disposition de destinataires

Mises en situation professionnelle écrites et orales

Description des modalités d'acquisition de la certification par capitalisation des blocs de compétences et/ou par correspondance :

La certification professionnelle s'obtient par la validation des blocs de compétences et la validation du dossier professionnel

Secteurs d’activités :

Le métier de secrétaire assistant s’exerce dans toutes les entreprises et organisations, de toutes tailles (de la PME au grand groupe international), du secteur privé et public

Type d'emplois accessibles :

Secrétaire assistant(e)

Assistant administratif(e)

Assistant(e) personnel

Assistant(e) d’équipe

Assistant(e) d’entreprise

Executive assistant

Secrétaire

Secrétaire administratif(ve)

Secrétaire polyvalent(e)

Secrétaire réceptionniste

Secrétaire d’accueil

Agent administratif

Code(s) ROME :

  • D1401 - Assistanat commercial
  • M1607 - Secrétariat

Références juridiques des règlementations d’activité :

Le cas échant, prérequis à l’entrée en formation :

Niveau 3  ou diplôme / certification de niveau équivalent

Utilisation d’un ordinateur, d’Internet, d’outils bureautiques

Bonne communication écrite et orale

Le cas échant, prérequis à la validation de la certification :

Pré-requis disctincts pour les blocs de compétences :

Non

Validité des composantes acquises :

Validité des composantes acquises
Voie d’accès à la certification Oui Non Composition des jurys
Après un parcours de formation sous statut d’élève ou d’étudiant X -
En contrat d’apprentissage X

Le jury est composé de deux membres dont un professionnel externe

Après un parcours de formation continue X

Le jury est composé de deux membres dont un professionnel externe

En contrat de professionnalisation X

Le jury est composé de deux membres dont un professionnel externe

Par candidature individuelle X -
Par expérience X

Le jury est composé de trois membres dont deux professionnels externes

Validité des composantes acquises
Oui Non
Inscrite au cadre de la Nouvelle Calédonie X
Inscrite au cadre de la Polynésie française X

Statistiques :

Statistiques
Année d'obtention de la certification Nombre de certifiés Nombre de certifiés à la suite d’un parcours vae Taux d'insertion global à 6 mois (en %) Taux d'insertion dans le métier visé à 6 mois (en %) Taux d'insertion dans le métier visé à 2 ans (en %)
2021 84 0 90 73 77
2020 39 0 88 88 90

Lien internet vers le descriptif de la certification :

https://www.ifocop.fr/formation/secretaire-assistante/#parcours-modalite-en_centre

Liste des organismes préparant à la certification :

Certification(s) antérieure(s) :

Certification(s) antérieure(s)
Code de la fiche Intitulé de la certification remplacée
RNCP35094 Secrétaire assistant

Référentiel d'activité, de compétences et d'évaluation :