Certification professionnelle

Objectifs et contexte de la certification :

Le secrétaire médical et médico-social exerce dans le secteur d’activité de la santé et/ou du social. 

Il a pour missions d'assister les médecins, les responsables et le personnel du secteur sanitaire et social et assurent des fonctions de gestion relationnelle, informationnelle et administrative d’un secrétariat médical ou médico-social. Il veille au bon fonctionnement de leur service et sait juger de l’urgence d’une situation et prioriser leurs tâches. Il joue un rôle majeur dans les structures en étant le premier contact pour les usagers.    

Les fonctions du métier sont prioritairement l'accueil et la prise en charge des patients et des usagers, la planification des activités du service, le traitement et le suivi administratif des dossiers, ainsi que la coordination des opérations liées aux parcours des patients et des usagers. 

Activités visées :

Accueil des usagers en adaptant sa communication aux diversités (situation de handicap, multiculturalisme, etc.)

Accueil physique de l’usager

Gestion des salles d’attente

Accueil téléphonique des diverses parties prenantes de l’organisme (usager, professionnel du secteur, etc.)

Réponses aux questions des usagers

Gestion des situations difficiles en s’adaptant aux diversités des personnes présentes

Gestion du dossier de l’usager dans le respect des réglementations en vigueur

Création numérique du dossier

Mise à jour numérique du dossier

Facturation des actes médicaux

Accompagnement administratif de l’usager dans son parcours

Prise de rendez-vous

Transmission des informations nécessaires à la bonne réalisation du parcours de l’usager

Assistanat de l’équipe médicale ou médico-sociale dans son quotidien 

Gestion des agendas de la structure, en prenant en compte les contraintes de chacun (handicap, temps partiel, aménagement spécifique…)

Gestion administrative des documents et des dossiers afférents à la structure en prenant en compte les situations de handicap

Gestion de la disponibilité des fournitures et du matériel médical nécessaires à la structure

Participation à la communication interne de la structure

Production des documents de communication interne à destination de tous les usagers (situation de handicap, public allophone)

Contribution à la démarche qualité de la structure

Contribution au maintien des règles d’hygiène et de sécurité de la structure

Contribution à l’efficacité de la prise en charge globale de l’usager

Contribution à la prévention des risques cyber

Compétences attestées :

Réceptionner les usagers de manière adaptée à leurs spécificités 

Prendre en charge les appels téléphoniques des usagers selon les instructions de la structure  

Évaluer, avec sang-froid, les situations sensibles dans le cadre de l’attente physique ou téléphonique  

Saisir, dans le logiciel métier, les données administratives de l’usager, à partir des pièces exigées par l'identitovigilance  

Transcrire les dictées vocales ou numériques, ainsi que les notes écrites par les professionnels en documents respectant les règles de correspondance médicale 

Élaborer la feuille de soins électroniques (FSE) en mode Sésame Vitale 

Planifier, au sein du logiciel dédié, les rendez-vous  

Ajuster les plannings de l’équipe au gré des contraintes et imprévus 

Classer les documents papier ou numériques 

Archiver les dossiers papier ou numériques 

Surveiller la disponibilité des consommables en vérifiant l’état des stocks 

Rédiger les documents concernant le fonctionnement de la structure 

Contrôler quotidiennement l’application des règles d’hygiène et de sécurité 

Identifier les insuffisances ou dysfonctionnements de la prise en charge du public 

Sécuriser son environnement de travail numérique 

Modalités d'évaluation :

Etudes de cas, mises en situation professionnelle simulée, dossier professionnel, composé de fiches d’activités réalisées en lien avec l'expérience professionnelle