Certification professionnelle

Objectifs et contexte de la certification :

Positionné au premier niveau d’encadrement, le Responsable de secteur - services à la personne exerce une responsabilité opérationnelle et managériale dans différentes structures (entreprises, associations, services communaux ou intercommunaux) pour la mise en place à domicile d’activités sociales, médicosociales et de services à la personne.

Le Responsable de secteur - services à la personne informe les usagers ou les clients, les conseille et leur propose la mise en place d’une prestation à leur domicile en réponse à leur demande et au regard du contexte législatif et réglementaire. Pour cela, il analyse la situation individuelle, engage les interventions nécessaires et ajuste les réponses au fil du temps. Pour les situations relevant d’une prise en charge particulière (APA, PCH, etc), il informe la personne sur ses droits, et peut l’accompagner à solliciter les aides auxquelles elle peut prétendre. 

Au regard des situations évaluées et du champ d’intervention de la structure où il exerce, le Responsable de secteur - Services à la Personne oriente le demandeur vers les services complémentaires compétents. Il veille à développer et entretenir les coopérations et les partenariats qui contribuent à la mise en œuvre du projet personnalisé. Il assure des contacts permanents sur le terrain pour être en veille et conforter la place d’acteur territorial de sa structure.

Sous la responsabilité et en lien avec le gestionnaire du service qui l’emploi, le Responsable de secteur - Services à la Personne anticipe, coordonne, contrôle et sécurise la mise œuvre des prestations, les évalue et en organise le suivi. Confronté au management à distance, il gère les interactions, anime et manage les équipes. Il assure et/ou contrôle la planification des interventions et l’affectation du temps de travail au regard des règles propres à l’organisation. Il peut également être associé à la gestion des ressources humaines (analyse des besoins en compétences, recrutement, relation contractuelle de travail, etc.). Responsable de la réalisation des objectifs quantitatifs et qualitatifs pour les différentes activités qui lui sont déléguées sur son secteur géographique, il contribue à l'atteinte des objectifs stratégiques et économiques décidés par la Direction. Il propose également des projets pour développer les activités et améliorer la qualité des services offerts.

Enfin, le responsable de secteur est associé à la démarche qualité du service et à l’application des règles et règlements (autorisation, agrément, certification, labels...) propres au secteur professionnel. Il participe à la mesure des écarts et il est force de proposition sur des actions correctives et préventives.

Activités visées :

Concevoir une prestation personnalisée dans le secteur des services à la personne

Prise en compte de la demande de prestation de service à domicile

Evaluation des besoins et des souhaits du demandeur lors de la visite à domicile

Mise en œuvre du processus de contractualisation de la prestation de service à domicile

Coordonner la mise en œuvre et le suivi d’une prestation dans le secteur des services à la personne

Organisation administrative et budgétaire de la prestation de service

Mise en place de la prestation au domicile

Suivi relationnel des prestations

Evaluation de la prestation

Mettre en place un coaching et un management de proximité dans le secteur des services à la personne

Organisation du processus de recrutement et d’intégration des intervenants du service à la personne

Accompagnement et soutien d’une équipe pluriprofessionnelle

Suivi des compétences et développement professionnel

Contribuer au développement de l’activité et à l'amélioration de la qualité dans le secteur des services à la personne

Optimisation de la qualité des procédures

Développement de nouvelles offres de services et partenariats

Conformité légale et respects des normes

Compétences attestées :

Évaluer les informations initiales en collaborant avec le secrétariat du service afin de prioriser les étapes et les tâches nécessaires à une prise en charge optimale de la demande.

Conduire des entretiens téléphoniques auprès du demandeur en posant des questions pertinentes et en écoutant activement pour préparer une rencontre à domicile.

Concevoir les outils et supports utiles à la première rencontre en tenant compte des éléments recueillis pour construire une offre de prestation. 

Évaluer les besoins du demandeur lors de la première rencontre au domicile en menant des entretiens individualisés et en s’appuyant sur des outils d'évaluation adaptés pour concevoir un plan d'intervention personnalisé.

Évaluer les risques en prenant en compte l’environnement du demandeur pour garantir une prestation sécurisée.

Orienter le demandeur et ses proches vers les aides financières adaptées, en tenant compte des informations recueillies sur le profil du demandeur et ses besoins, pour établir le devis adapté, le coût à charge du demandeur pour la prestation.

Rédiger l’offre de prestation de services en respectant les normes législatives et les éléments essentiels en vue de la soumettre à validation du demandeur.

Négocier les termes d’un contrat de prestation de services en respectant les obligations légales et les besoins du bénéficiaire et de ses proches pour assurer leur satisfaction et obtenir un consentement libre et éclairé.

Diffuser les données liées au contrat en informant les services internes et externes concernés afin d'assurer le respect des engagements pris envers le bénéficiaire.

Gérer le dossier client (création, suivi et archivage) en veillant à l’application des exigences du RGPD pour garantir la confidentialité et la sécurité de ses informations personnelles.

Gérer le budget du secteur en surveillant les coûts et en optimisant les ressources pour garantir la rentabilité des prestations. 

Planifier les interventions en affectant les intervenants selon leurs compétences tout en tenant compte des ressources disponibles et des contraintes de chacun pour répondre aux besoins des clients et assurer la continuité des services.

Intégrer des pratiques écologiques dans la gestion des services en optimisant les déplacements, en préconisant des produits d’entretien écologiques, et en sensibilisant clients et intervenants pour réduire l’impact environnemental global.

Présenter la prestation de service à l’intervenant en décrivant toutes les étapes nécessaires à sa réalisation pour assurer une mise en œuvre réussie des services auprès du bénéficiaire.

Gérer les urgences et les imprévus en tenant compte du contexte sanitaire, des informations et observations provenant des différents acteurs de la prestation afin de garantir la continuité des services.

Jouer le rôle d’interface entre le client et les membres de la structure en communiquant régulièrement avec l’ensemble des parties prenantes à la prestation pour assurer une efficacité opérationnelle.

Apporter un soutien spécifique aux aidants familiaux en les conseillant sur la gestion des aides, et en coordonnant les services de manière à alléger leur charge.

Maintenir une relation bienveillante et de confiance en réalisant des temps d’échange personnalisé avec le bénéficiaire pour assurer la pérennité de la prestation.

Effectuer une évaluation régulière de la conformité des prestations en réalisant des contrôles au domicile et des entretiens avec le bénéficiaire et l'intervenant pour ajuster les services.

Proposer des actions d’amélioration en analysant les enquêtes de satisfaction et les retours clients pour optimiser la qualité des prestations.

Mettre en œuvre le plan d'action correctif en le présentant à l'équipe pluriprofessionnelle afin de garantir son appropriation et améliorer la qualité des prestations.

Participer au processus de recrutement des intervenants en s’appuyant sur l’analyse des besoins en compétences nécessaires à l’activité de la structure pour diffuser une offre d’emploi adaptée aux besoins.

Adopter un processus inclusif de recrutement en menant une conduite objective d’entretien d’embauche pour choisir le profil adéquat du/des candidat(s) et le soumettre à sa hiérarchie.

Planifier un accompagnement individuel en favorisant la mise en place d’un suivi personnalisé durant la phase d’intégration pour soutenir le nouveau salarié dans la réalisation de ses activités quotidiennes.

Organiser des réunions régulièrement en échangeant conjointement avec les membres de l’équipe pour favoriser la qualité de vie au travail et le bon déroulement de l’activité.

Adapter le poste de travail en tenant compte des besoins des collaborateurs en situation de handicap pour favoriser leur inclusion et leur maintien en emploi .

Gérer les conflits internes en adoptant une posture de médiateur pour maintenir un environnement de travail sain.

Prévenir les risques psychosociaux en mettant en place des actions de sensibilisation et des outils de prévention pour garantir le bien-être des équipes.

Évaluer les compétences des intervenants en réalisant des entretiens annuels pour développer les compétences sur des formations ciblées en fonction des besoins du secteur.

Suivre l'évolution des collaborateurs en mettant en place des entretiens de suivi pour mesurer la progression et fixer des objectifs clairs

Soutenir les membres de son équipe dans leur activité en apportant les conseils, les ressources et les outils nécessaires, pour leur permettre de progresser et de se développer professionnellement.

Déployer des outils numériques de suivi des interventions en formant continuellement les équipes pour garantir leur maîtrise et optimiser l'efficacité des opérations.

Analyser les informations stratégiques en s’appuyant sur des sources fiables et diversifiées (juridiques, technologiques, concurrentielles) pour adapter les pratiques internes à la structure et/ou anticiper les futures évolutions du secteur d’activité.

Corriger les pratiques/process internes de la structure, en se basant sur l'analyse des informations recueillies, pour améliorer la qualité des services et/ou anticiper les nouvelles tendances du secteur.

Assurer une veille concurrentielle en surveillant les tendances du marché et les pratiques des concurrents pour identifier des opportunités d’amélioration.

Analyser les nouvelles tendances en sélectionnant des outils innovants adaptés aux besoins de la structure, pour les soumettre à la hiérarchie et les intégrer dans les pratiques du service.

Contribuer à la stratégie commerciale en participant à l’élaboration et à la mise en œuvre de plans de communication pour promouvoir la structure et ses nouvelles prestations.

Proposer des partenariats stratégiques en collaborant avec d'autres acteurs du secteur pour étendre l'offre de services et améliorer l'attractivité.

Participer activement à des événements promotionnels en valorisant les services de la structure pour cibler des nouveaux clients et des partenaires potentiels.

Analyser les effets de la stratégie menée en collectant les retours des données quantitatives et qualitatives pour optimiser son efficacité.

Assurer l’application des normes en contrôlant régulièrement le respect des législations en vigueur pour garantir la conformité des services.

Former les équipes aux normes légales en organisant des sessions d’information pour s’assurer qu’elles maîtrisent les obligations légales et réglementaires.

Mettre à jour les procédures internes en intégrant les évolutions législatives et réglementaires pour assurer la conformité continue des pratiques.

Modalités d'évaluation :

Etudes de cas

Entretiens oraux 

Mise en situation professionnelle reconstituée

Dossier professionnel