Certification professionnelle

Objectifs et contexte de la certification :

Dans les communes de moins de 3500 habitants (visées par la  LOI n° 2023-1380 du 30 décembre 2023 visant à revaloriser le métier de secrétaire de mairie (1) - Légifrance) le secrétaire général de mairie met en œuvre, sous l’autorité du Maire, les politiques publiques de l’équipe municipale. Il organise les services administratifs et techniques. Il est la cheville ouvrière de la vie communale et dans l’immense majorité des plus petites communes de France, les secrétaires généraux de mairie incarnent le seul et unique service public local. Leur place, leurs missions, la représentation qu’en ont les élus et les usagers sont tout à fait singuliers. Polyvalence et compétence sont au cœur de l’exercice de ce métier.

Les objectifs de la certification sont de :

former des professionnels ayant une connaissance des missions, des compétences à mobiliser et des conditions d’exercice du métier ainsi qu’une une maîtrise de l’environnement de travail.

répondre aux besoins et faciliter le recrutement des communes en formant des professionnels maitrisant les compétences décrites dans le référentiel.

participer à l’anticipation des départs en retraite identifiés.

Activités visées :

gestion des instances communales

 mise en œuvre des projets communaux

évaluation des risques juridiques d’un projet

 accueil et renseignement du public

établissement des documents administratifs

préparation et organisation des opérations électorales.

gestions financière et budgétaire de la commune

gestion et management des ressources humaines de la commune

mise en œuvre de l’achat public

gestion du domaine communal.

Compétences attestées :

Organiser matériellement la tenue des différentes instances communales en vue de répondre aux exigences légales et réglementaires en mobilisant le Code Général des Collectivités.

Animer ces différentes instances communales pour accompagner la prise de décision des élus par la préparation et la mise en forme de dossiers techniques.

Rédiger les comptes rendus et procès-verbaux, les délibérations, les arrêtés en lien avec les instances communales et les conventions afin d’acter les décisions de l’organe au moyen des règles juridiques en vigueur dans les collectivités territoriales.

Classer les comptes rendus et procès-verbaux des instances communales afin d’assurer la transparence de celles-ci auprès des citoyens au moyen du plan de classement de la collectivité afin de conserver les décisions de la collectivité.

Concevoir les projets de l’équipe municipale au moyen d’outils de planification afin de garantir la mise en œuvre de son programme dans le respect des exigences de responsabilité sociale et environnementale des organisations.

Gérer les relations avec les parties prenantes au moyen des outils de démocratie participative et de concertation des usagers afin d’améliorer la prise de décision communale et susciter l’adhésion à celle-ci. 

Réaliser les actions planifiées, les décisions prises en mobilisant les outils d’études et de diagnostic afin de répondre aux enjeux du bloc local en lien avec l’intercommunalité.

Mobiliser le réseau des secrétaires généraux de mairie au moyen d’outils collaboratifs afin de partager l’information et d’améliorer la prise de décision par l’intelligence artificielle

Renseigner l’équipe municipale sur les risques d’un projet en s’appuyant sur les services supports compétents afin de mobiliser les compétences internes et externes requises pour la bonne structuration du projet.

Garantir la légalité des actes juridiques produits par la commune en s’appuyant sur le Code Général des Collectivités Territoriales et en sollicitant l’expertise des services compétents afin de sécuriser les décisions de la collectivité.

Délivrer tout renseignement légal dans le respect des règles de confidentialité et de respect mutuel en appliquant les règles de médiation, de négociation et de gestion des conflits afin de garantir la qualité du service public.  

Répondre aux demandes des administrés en sachant mobiliser toutes les ressources y compris l’intelligence artificielle et les outils numériques à l’échelle communale et intercommunale afin de garantir la qualité du service public.  

Délivrer les actes d’état-civil relevant de la compétence de la commune dans le respect de la réglementation en vigueur en s’appuyant sur le Code Général des Collectivités Territoriales, le Code civil, l’instruction générale de l’état civil, les plateformes et logiciels métiers dédiés afin de répondre aux demandes des administrés et des administrations concernées.

Délivrer les autorisations d’urbanisme relevant de la compétence de la commune dans le respect de la réglementation en vigueur en s’appuyant sur le Code Général des Collectivités Territoriales, le Code de l’urbanisme, les plateformes et logiciels métiers dédiés, la connaissance des schémas intercommunaux (SCOT, PLUI, schéma d’assainissement) afin de répondre aux demandes des administrés et des administrations concernées 

Gérer les concessions funéraires dans le respect de la législation funéraire, du Code Général des Collectivités Territoriales et du pouvoir de police administrative du maire afin de garantir les droits des familles.

Actualiser la liste électorale (inscription, radiation des électeurs, demande de modification) en utilisant la plateforme dédiée dans le respect des textes, en lien avec les services de l’Etat et l’INSEE afin que les électeurs soient bien inscrits ou radiés pour garantir la mise à jour de la liste électorale.

Organiser les scrutins et bureaux de votes en utilisant la plateforme dédiée dans le respect des textes, en lien avec les services de l’Etat afin de sécuriser le déroulement des scrutins.

Contrôler l’exactitude des résultats électoraux des bureaux de vote dans le respect des textes en lien avec les services de l’Etat afin de consolider les décomptes des voix et garantir la sincérité du scrutin.

Préparer le budget dans le respect des principes budgétaires publics, en s’appuyant sur les outils métier, en lien avec les autorités municipales compétentes afin que le conseil municipal puisse délibérer et voter le budget.

Préparer le budget dans le respect des principes budgétaires public et les règles de la nouvelle responsabilité des gestionnaires publics, en s’appuyant sur les outils métier et le conseiller aux décideurs locaux de la DDFIP, en lien avec les autorités municipales compétentes afin que le conseil municipal puisse délibérer et voter le budget.

Assurer les opérations de comptabilité courante dans le respect des procédures comptables, de la comptabilité publique et en s’appuyant sur les outils métiers afin d’organiser la mise en œuvre des crédits budgétaires.

Monter les dossiers de demandes de subventions et de financement en s’appuyant sur les dispositifs existants en lien avec les autorités compétentes afin de financer les projets de la collectivité.

Assurer le suivi de carrières des agents communaux dans le respect du droit statutaire et social afin de permettre leur évolution professionnelle. 

Organiser les recrutements dans le but de répondre aux évolutions des besoins en ressources humaines de la collectivité à l’aide des outils RH.

Piloter le plan de formation en s’appuyant sur les lignes directrices de gestion (LDG) de la collectivité et la Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences (GPEEC) et les entretiens professionnels afin de répondre aux besoins en compétences de la collectivité.

Evaluer le travail des agents dans le but de déterminer leurs objectifs en respectant les lignes directrices de gestion (LDG) de la collectivité

Rédiger les pièces du dossier de consultation des entreprises en s’appuyant sur la définition des besoins afin de garantir la performance de l’achat public et la bonne réalisation du marché en lien avec les autorités compétentes et dans le respect du Code de la Commande Publique et du Code Général des Collectivités territoriales

Définir le mode de passation du marché en organisant la consultation et l’attribution du marché afin d’assurer l’efficacité de la commande publique et la bonne utilisation des deniers publics

Suivre l’exécution du marché en s’appuyant sur les pièces contractuelles afin de garantir la réussite de l’achat.

Administrer le patrimoine (bâtiments, espaces verts, voirie) et les équipements communaux en programmant les interventions d’entretien et de renouvellement des équipements afin de garantir leur durabilité et leur performance.

Mettre en œuvre des pouvoirs de police administrative du Maire en rédigeant les arrêtés municipaux afin d’assurer la conservation du domaine communal.

Modalités d'évaluation :

Études de cas écrits à partir de cas concret (demande de réunion du Conseil municipal, note de présentation des risques juridiques, traitement d’une demande d’un usager avec réunion des informations et saisie dans la plateforme dédiée, traitement des dossiers des agents, scénario GPEEC, cadre juridique de la passation d’un marché public, propositions de solutions domaniales et adaptées)

Étude de cas écrit avec restitution orale (à partir d’un cas concret le candidat prépare une note de mise en œuvre d’un projet communal qu’il présente devant un jury suivi d’un échange avec celui-ci.)

Cas pratiques (demande de réunion du Conseil Municipal, demande de mise en œuvre d’un projet municipal, recherche de subventions, opérations comptables, élaboration des grands axes du budget)

Mises en situation professionnelles reconstituées (réalisation d’un entretien d’évaluation d’un agent, accueil d’un demandeur, dépouillement d’une élection).