Certification professionnelle

Objectifs et contexte de la certification :

Le coordinateur du secteur médico-social assure la coordination des équipes et des moyens au sein d'un établissement ou service médico-social. Il veille au bon fonctionnement de la structure et à la qualité des prestations délivrées aux usagers, dans le respect du cadre réglementaire et du projet d’établissement ou de service.

Le coordinateur intervient dans des ESSMS relevant notamment du Code de l’action sociale et des familles (ex. EHPAD, résidences autonomie, MAS/FAM, IME/ESAT, services à domicile : SAAD/SSIAD/SPASAD/SAD). Il travaille en interface avec la direction, les équipes pluriprofessionnelles, les personnes accompagnées et leurs proches, ainsi qu’avec les partenaires du territoire.

Activités visées :

Gérer les prestations de soins et de services en établissement ou service médico-social

Coordination, organisation et gestion de la production des prestations de soins et de services

Identification des besoins individuels et collectifs des personnes accompagnées

Gestion opérationnelle des ressources humaines, matérielles et logistiques affectées aux prestations

Application du cadre légal, des droits des usagers et des recommandations de bonnes pratiques

Management opérationnel d’une équipe pluriprofessionnelle

Animation de l’équipe au quotidien et répartition des missions

Organisation de la circulation de l’information et de la communication professionnelle

Prévention des risques professionnels et gestion des conditions de travail

Accompagnement du développement des compétences individuelles et collectives

Sensibilisation à la bientraitance et aux pratiques professionnelles éthiques

Conception, conduite et évaluation de projets en lien avec le projet d’établissement

Contribution à l’élaboration ou à la révision du projet d’établissement ou de service

Conception et pilotage d’un projet opérationnel

Mobilisation de l’équipe autour du projet

Représentation de l’établissement et développement de coopérations

Pilotage de la qualité, de la veille stratégique et de la gestion des risques

Réalisation d’une veille sectorielle, réglementaire et organisationnelle

Animation de la démarche qualité interne

Préparation à l’auto-évaluation et à l’évaluations de la qualité (HAS)

Identification et gestion des risques professionnels et organisationnels

Compétences attestées :

Planifier les prestations en s’appuyant sur les ressources humaines disponibles, les plannings prévisionnels et les outils internes de coordination, afin d’assurer la continuité, l’efficacité et l’adaptabilité de l’accompagnement au quotidien.

Coordonner les interventions des professionnels par l’organisation des relais d’information, des transmissions formalisées et des ajustements quotidiens, en vue de garantir la cohérence et la fluidité du parcours de l’usager.

Ajuster les prestations, à partir des retours de d’expérience, des incidents déclarés ou des imprévus, pour permettre une réorganisation immédiate et sécurisée l’organisation de l’accompagnement.

Recueillir les besoins à l’aide d’outils adaptés (entretiens, observations, réunions pluridisciplinaires, données de santé), afin d’alimenter l’analyse médico-sociale contextualisée et partagée.

Analyser les besoins repérés, en croisant les données qualitatives et quantitatives disponibles (rapports, observation, retours d’usagers…), pour garantir la cohérence et la personnalisation de l’accompagnement.

Formaliser un diagnostic partagé, en animant des temps d’échange pluridisciplinaires ou des réunions de synthèse, pour contribuer à l’élaboration d’une réponse collective cohérente, concertée et ajustée aux besoins de l’usager.

Allouer les ressources en identifiant les disponibilités des professionnels, les contraintes de service et les priorités d’accompagnement, pour optimiser l’organisation quotidienne et garantir la sécurité et la continuité des soins.

Suivre l’utilisation des moyens mobilisés, en renseignant les outils de traçabilité (tableaux de bord, checklists, indicateurs), afin d’identifier les écarts, anticiper les besoins et ajuster les moyens mobilisés en temps réel.

Appliquer les obligations réglementaires, en s’appuyant sur les procédures internes, les recommandations de bonnes pratiques professionnelles (notamment HAS) et les textes en vigueur, afin d’assurer la conformité des pratiques professionnelles à la législation sociale, médico-sociale et sanitaire.

Contrôler la prise en compte des droits des usagers, en vérifiant l’usage des documents contractuels obligatoires (contrat de séjour, règlement de fonctionnement, projet personnalisé, fonctionnement du CVS), pour assurer le respect de la personne, de sa volonté et de sa dignité et le respect de ses proches.

Répartir les tâches en analysant les compétences, les rôles et les contraintes de chacun, pour organiser les interventions de manière équitable, efficiente et sécurisée dans le respect du cadre réglementaire. 

Organiser les temps de coordination, en planifiant des réunions d’équipe, briefings ou échanges informels selon les besoins du service, afin de favoriser l’anticipation, la coopération et la réactivité collective.

Mettre en œuvre des outils de transmission, en combinant des supports écrits, numériques et oraux formalisés, afin d’assurer la continuité de l’accompagnement et prévenir les ruptures d’information.

Adapter les supports et les canaux de communication en fonction des profils, des besoins et des disponibilités des interlocuteurs, en veillant à garantir la clarté des messages, leur accessibilité (y compris pour des personnes en situation de handicap ou illettrisme), leur sécurité (protection des données, confidentialité) et à la pertinence des échanges professionnels.

Contrôler la qualité des transmissions, en vérifiant leur pertinence, leur traçabilité et leur conformité aux protocoles internes, pour sécuriser les échanges d'informations partagées au sein de l’équipe et assurer un accompagnement cohérent.

Identifier les risques professionnels, en observant les pratiques de terrain, en consultant les signalements, la réglementation et les données internes, afin de déclencher des mesures correctives adaptées au contexte de l’ESSMS.

Mettre en œuvre les mesures de sécurité, en diffusant les protocoles, en formant les professionnels à leur application et en réalisant des rappels réguliers, dans une logique de prévention des risques et d’amélioration des conditions de travail. 

Proposer des aménagements ou ajustements de poste, en s’appuyant sur les recommandations médicales, les entretiens professionnels ou les retours d’expérience, afin de favoriser le maintien dans l’emploi, l’inclusion et le bien-être professionnel.

Repérer les besoins de montée en compétences en analysant les situations de travail, les évolutions du secteur et les entretiens réguliers, pour construire un plan de développement adaptés aux individus et aux enjeux collectifs. 

Planifier les actions de développement des compétences, en lien avec les projets de service, les profils de poste et les besoins identifiés, afin de renforcer l’adéquation entre les compétences disponibles et missions à assurer.

Suivre les effets des actions de formation en observant l’évolution des pratiques professionnelles, en recueillant des retours d’usage et en exploitant des outils d’évaluation, pour ajuster ou pérenniser les démarches engagées. 

Animer des temps d’analyse des pratiques ou de retour d’expérience en mobilisant des situations concrètes, des outils internes et des recommandations de bonnes pratiques (HAS), pour renforcer l’éthique professionnelle, l’esprit critique et la cohérence des interventions. 

Mettre en valeur les bonnes pratiques professionnelles en relayant des initiatives positives et des gestes de qualité observés sur le terrain, afin de soutenir une culture de bientraitance, d’amélioration continue et de reconnaissance. 

Prévenir les situations de maltraitance en sensibilisant les équipes en instaurant un climat d’alerte, d’écoute et de responsabilisation, pour garantir la sécurité et la dignité et les droits fondamentaux des usagers.

Participer à la construction du projet d’établissement en mobilisant les données d’activité, les remontées terrain et les orientations stratégiques, pour garantir sa cohérence avec les réalités opérationnelles et favoriser son appropriation par les équipes. 

Analyser les besoins de la structure en croisant les indicateurs de performance, les diagnostics internes et les attentes exprimées par les usagers, afin de proposer des axes d’évolution réalistes, contextualisés et partagés. 

Articuler les projets opérationnels au projet d’établissement en identifiant les priorités communes et les liens fonctionnels, de manière à assurer la cohérence des actions avec les objectifs institutionnels. 

Définir les objectifs, les étapes et les ressources du projet en construisant un cahier des charges partagé avec les parties prenantes, pour structurer l’action collective de manière claire, réaliste et inclusive. 

Élaborer des outils de planification et de suivi en mobilisant des supports adaptés (rétroplanning, diagramme de Gantt, indicateurs), afin de piloter dans une logique d’efficacité, de lisibilité et maîtrise de délais. 

Coordonner la mise en œuvre du projet en mobilisant les professionnels concernés et en animant des temps réguliers de suivi, pour favoriser l’appropriation d’agilité collective et de performance opérationnelle. 

Évaluer les effets du projet en recueillant des données de terrain, des retours d’usage et des indicateurs de performance, afin d’identifier les leviers de pérennisation ou d’ajustement.

Impliquer les professionnels dans le projet en les associant aux réflexions, à la co-construction et au choix méthodologiques, dans une dynamique d’adhésion, de responsabilisation et de montée en compétences collective. 

Communiquer sur les enjeux et l’avancement du projet en utilisant des supports clairs, contextualisés et adaptés aux profils de l’équipe, pour assurer la compréhension et l’implication et la transparence des professionnels. 

Valoriser les contributions individuelles et collectives en rendant visibles les apports de chacun lors de bilans, réunions ou communications internes, pour renforcer la reconnaissance professionnelle et de cohésion d’équipe. 

Présenter un projet ou une action de l’établissement en adaptant le discours et les supports aux différents interlocuteurs (usagers, familles, partenaires, financeurs…), afin d’améliorer la lisibilité, la légitimité et l’impact des initiatives menées. 

Construire des partenariats opérationnels en identifiant les acteurs territoriaux pertinents et en initiant des coopérations ciblées, afin de mutualiser les ressources et d’enrichir les réponses apportées aux besoins des usagers. 

Participer à des réseaux professionnels en représentant l’établissement dans des groupes de travail, instances de coordination ou rencontres inter-institutionnelles, dans une logique d’ouverture, de veille stratégique et de développement de l’ancrage territorial.

Rechercher des informations utiles en consultant des sources fiables (textes réglementaires, publications HAS, retours d’expérience terrain), afin d’anticiper les évolutions juridiques, sociales, organisationnelles ou techniques impactant l’activité de l’ESSMS. 

Synthétiser les éléments issus de la veille en produisant des supports appropriés (notes internes, des fiches thématiques, documents de synthèse), dans le but de faciliter leur appropriation par l’équipe et/ou la direction et/ou les partenaires. 

Diffuser l’information ciblée en adaptant les formats et les canaux aux profils des destinataires, dans une perspective de mise en conformité, de montée en compétence ou d’innovation organisationnelle. 

Mettre en œuvre des outils qualité en mobilisant des audits internes, grilles d’analyse ou indicateurs de conformité, pour évaluer l’efficience des pratiques professionnelles et identifier les écarts à corriger. 

Analyser les situations de non-qualité en croisant retours d’expérience, indicateurs, éléments de traçabilité et entretiens d’équipe, afin de dégager les causes racines et prioriser les actions d’amélioration. 

Animer une démarche qualité collective en structurant des temps d’échanges et en valorisant les initiatives terrain, dans une logique d’appropriation, d’amélioration continue et d’engagement des professionnels. 

Recueillir les éléments de preuve en organisant la traçabilité des pratiques (via des protocoles, projets personnalisés, grilles d’analyse…), afin de documenter la conformité aux attendus de l’évaluation de la qualité. 

Coordonner la préparation de l’évaluation de la qualité en planifiant les étapes clés, en animant les temps collectifs et en structurant les contributions de l’équipe, dans une logique de rigueur, de cohérence et de mobilisation collective. 

Accompagner les professionnels dans la démarche évaluative en apportant un appui méthodologique, des outils de lecture et un soutien technique, afin de favoriser une posture réflexive et renforcer la qualité du rendu. 

Identifier les risques liés aux soins, à l’organisation ou aux conditions de travail en analysant les événements indésirables, les dysfonctionnements signalés et les remontées de terrain, afin d’anticiper les situations à fort impact potentiel. 

Mettre en œuvre des actions de prévention en mobilisant les outils adaptés (fiches incidents, procédures, plan d’action) et en impliquant les professionnels, dans une logique de sécurité, de responsabilisation et de gestion proactive. 

Piloter le suivi des plans d’action en structurant les outils de reporting, en analysant les écarts et en coordonnant les réajustements, afin de garantir la traçabilité, l’impact et la pérennisation des actions correctives engagées.

Modalités d'évaluation :

Mémoire écrit, soutenance orale du mémoire, étude de cas organisationnelle écrite, mise en situation professionnelle simulée, analyse de situation opérationnelle, étude de cas "non-qualité/risques/traçabilité"