Certification professionnelle

Objectifs et contexte de la certification :

La mission principale de l’expert en achat public et négociation est de :
- définir, construire et suivre le plan d’achat annuel,
- suivre l’ensemble du processus d’achat au sein de sa direction,
- d’apporter son conseil aux décideurs,
- d’accompagner l’équipe achat dans la passation des marchés,
- de participation aux réflexions dans le domaine des achats et de s’assurer de la performance.

On le retrouve également dans les réflexions sur les politiques d’achats et les groupes de travail métier. Pour des marchés très complexes, il est aussi le meneur du projet. Il est garant du bon fonctionnement de la procédure d'achat public et du respect de la réglementation et des règles déontologiques.

L’expert est un agent civil ou militaire. Son champ d’action regroupe principalement les domaines de l’achat, du juridique, du conseil, de la gestion de projet et de l’expertise dont les activités sont principalement encadrées par le code de la commande publique. Pour exercer ses missions, il doit disposer d’une excellente maitrise liée :
- à la connaissance juridique des achats publics
- à la gestion de projet
- liée à l’expertise
- liée à la négociation
- liée à l’accompagnement

L’expert en achat public et négociation du ministère des armées peut tout à fait viser des postes d’acheteur-négociateur dans le secteur privé. Les compétences sont transférables, les savoirs devront être ajustés au domaine d’exercice des fonctions.

Activités visées :

Définition d'un plan achat et en répartir la charge
Établissement et suivi du planning du plan d’achat
Mener des actions correctives
Conseil de l’équipe achat dans la passation des marchés
Accompagnement de l’équipe achat dans la passation des marchés
Contrôle et sécurisation de l’ensemble du processus 
Aide à la prise de décision dans le domaine des achats publics
Participation à la construction et la conduite de la stratégie achat de la direction
Participation aux travaux prospectifs concernant le métier d’acheteur public

Compétences attestées :

Recenser l’ensemble des besoins en marché à passer au sein de la direction afin d’obtenir un plan achat.
Analyser le recensement afin de dégager des priorités au vu du contexte et de la politique de la direction.
Réaliser une présentation claire et impactant dans le but de la validation du plan d’achat.
Recueillir les questions et remarques pour redéfinir les priorités du plan d’achat.
Évaluer au vu des actes antérieurs, les actes qui seront à passer dans l’année afin d’en définir un niveau de complexité.
Évaluer en fonction des critères du référentiel de compétences et les résultats des actes réalisés le niveau de compétences des collaborateurs de l’équipe achat afin de connaitre son potentiel.
Répartir les actes par acheteur dans le plan achat équipe pluridisplicinaire de programme (EDPD) en croisant le niveau de complexité de l’acte et le niveau de compétence du collaborateur afin de trouver l’adéquation optimale.
Définir pour chaque acte la priorité et la faisabilité afin d’être en capacité de prévenir des problèmes/retard de façon à pouvoir établir un planning solide.
Établir une planification des actes du plan achat afin de s’assurer de la réalisation en fin d’année.
Construire pour chaque acte un rétroplanning avec les grandes phases pour anticiper et faciliter le suivi futur.
Construire des outils efficaces et utilisables pour tous afin d’exécuter un suivi rigoureux des passations de marché.
Repérer et anticiper les décrochages calendaires de passation de marchés pour maintenir la trajectoire calendaire.
S’assurer de la trajectoire calendaire de passation de marchés pour atteindre les objectifs annuels.
Réajuster en fonction du contexte et des nouvelles priorités la trajectoire de manière agile pour garantir une réalisation performante.
Analyser les décrochages calendaires repérés pour les identifier et les résoudre.
Effectuer une analyse rapide des risques pour chaque difficulté identifiée pour établir une priorisation.
Déterminer l’origine du problème pour apporter une réponse appropriée.
Construire un plan d’action détaillé, en synthétisant les informations récoltées et analysant l’ensemble des facteurs et acteurs concernés pour trouver la bonne action à mener.
Mener l’action corrective de manière autonome pour retrouver la situation initiale.
Évaluer le résultat des actions menées pour en déterminer l’efficacité.
Réajuster au besoin l’action afin d’atteindre l’objectif.
Répondre en apportant une réponse réglementaire, argumentée, claire et s’appuyant sur son expertise aux sollicitations de l’équipe achat pour assurer la poursuite de leur mission.
Conseiller au besoin l’équipe achat dans la stratégie de marché à mettre en œuvre en fonction de la politique achat de l’entité et des enjeux afin d’assurer une passation et une exécution simple.
Expertiser juridiquement dans le cadre des marchés publics ce qui est légalement réalisable pour éviter les recours.
Apporter son expertise auprès de l’équipe achat dans le domaine technique, dans les phases d'estimation et de convenances des prix pour garantir le sens de l’état.
Créer des guides pratiques et contextualisés « achats » pour les acheteurs dans le but d’apporter à tous une aide sur la réglementation et le processus d’achat public.
Communiquer efficacement en interne pour s’assurer que l’ensemble des acteurs est reçu et compris les informations.
Relire les actes de l’équipe achat avec une lecture critique en s’appuyant sur son expertise afin d’apporter des axes d’amélioration.
Expliquer pédagogiquement en s’adaptant à l’agent les erreurs et lui apporter des solutions.
Participer activement aux réunions de préparation aux négociations afin de définir les enjeux de la négociation en vue d’orienter le travail de l’équipe achat.
Accompagner les débutants lors des négociations en langue française et étrangère, afin de soutenir l’agent tant sur le fond que la forme.
Amener et maintenir l’équipe achats au niveau d’exigence requis en les formant de manière pédagogique ou en proposant une formation en adéquation avec le besoin.
Relire l’ensemble des actes des agents juniors pour vérifier et s’assurer de la cohérence de l’ensemble de la passation de marché.
Valider l’ensemble du dossier et s’assurer de la conformité pour chaque phase avant les commissions contrats et publications.
Participer aux réunions de préparation de la négociation afin d’analyser les scénarios de la négociation proposés par l’équipe achat, d’en sélectionner un en apportant des modifications si besoins et l’entériner à la fin.
Faire appliquer le processus interne, le respect du code de la commande publique et l'utilisation des clausiers et s’en assurer pour garantir le bon déroulement de la passation de marché.
Contrôler et mesurer la performance achat.
Réaliser, prendre le relais sur la passation de marché en fonction du besoin afin d’aboutir à une notification.
Assurer un reporting auprès de la direction dans le but de l’informer de l’avancée (difficultés, réussites) des passations de marché.
Participer aux réunions en ayant une écoute active pour comprendre les enjeux et anticiper les futures demandes.
Réaliser des présentations orales sur des sujets spécifiques en lien avec les achats en adaptant son discours à l’auditoire, réajuster la présentation en fonctions des réactions.
Rédiger des fiches synthèses sur des sujets demandés de manière claire et concise afin de proposer une solution à choix multiple.
Formuler des recommandations sur les prises de décision en utilisant une analyse de type SWOT (force/faiblesse/opportunité/menace) afin d’éclairer le décideur.
Évaluer l’efficacité du conseil apporté en repérant les points forts et les points faible dans une optique d’amélioration continue.
Participer aux réunions de comité de direction, groupes de travail « Achat » afin de comprendre les enjeux et les préoccupations pour les intégrer dans une réflexion stratégique en vue de proposer des évolutions.
Proposer des idées afin d’aligner les objectifs achat avec les objectifs globaux (réduction des couts, amélioration des services, innovation, …).
Proposer des stratégies d’achat innovantes et durables afin de maintenir la performance.
Participer à la définition des objectifs en apportant des éléments du terrain pour s’assurer de la faisabilité.
Réaliser une présentation du bilan annuel, exposant les résultats, atteinte ou non des objectifs en sélectionnant des critères pertinents dans le but de réorienter au besoin la stratégie achat.
Mettre en œuvre la stratégie achat auprès de l’équipe achat afin d’accroitre la performance.
Réaliser une veille sur les tendances actuelles : techniques, économiques et sociétales dans le domaine des achats afin d’évaluer les impacts et de les intégrer à sa pratique.
Réaliser une veille réglementaire et des normes afin de suivre les évolutions législatives qui pourraient affecter le métier d’acheteur afin d’anticiper les ajustements à effectuer et limites et les risques.
Participer à des groupes de travail métier afin d’échanger avec ses pairs sur les pratiques et les potentielles évolutions pour assurer une communication constante.
Identifier les tournants et les compétences qui seront nécessaires à l’avenir afin d’anticiper et de garantir une stabilité.
Informer les interlocuteurs concernés par les évolutions identifiées (Direction, RH, Équipe achat) en choisissant l’outil de communication adéquat (présentation orale, fiche synthèse) afin de partager l’information et s’assurer de sa bonne prise en compte.
Travailler en mode agile afin de pouvoir ajuster rapidement sa pratique en fonction des évolutions rapides, impacts non identifiés en amont.

Modalités d'évaluation :

Par la voie de la formation :

- Contrôles de connaissances ;
- Mises en situation contextualisées ;
- Etudes de cas.