Certification professionnelle

Objectifs et contexte de la certification :

Le clerc assistant de commissaire de justice est un professionnel intervenant en appui des activités juridiques, administratives et opérationnelles de l’office. Il participe, sous le contrôle du commissaire de justice ou du clerc gestionnaire, au traitement des dossiers liés au recouvrement amiable des créances, à la préparation et au suivi des actes judiciaires et extrajudiciaires, ainsi qu’à l’organisation des ventes aux enchères et des constats.

Dans un contexte de transformation de la profession de commissaire de justice (fusion des métiers d’huissier de justice et de commissaire-priseur judiciaire), ce métier émergent répond à un besoin croissant de structuration des activités intermédiaires au sein des offices. Il contribue à sécuriser les procédures, à améliorer la qualité de service aux justiciables et à optimiser le fonctionnement des études, dans un environnement marqué par la complexité réglementaire, la digitalisation des pratiques et l’augmentation des volumes de dossiers.

Le clerc assistant exerce ses missions dans le respect des règles juridiques, déontologiques et de confidentialité, en intégrant les besoins des usagers, y compris les publics en situation de vulnérabilité. Il mobilise des compétences en analyse juridique, en gestion administrative, en communication professionnelle et en utilisation des outils numériques métiers.

Activités visées :

Identification des demandes et orientation des clients vers les services concernés, gestion des rendez-vous et ouverture des dossiers par catégorie de services
Gestion du secrétariat et préparation des documents comptables de l’office
Gestion des tournées de significations, de saisies de vente et de constats
Recouvrement amiable des créances
Préparation et suivi des actes judiciaires, d’exécution ou extrajudiciaires devant être signifiés par le commissaire de justice et/ou le clerc significateur ou traités par le clerc habilité au constat
Préparation administrative, juridique et organisationnelle des ventes publiques judiciaires
Suivi des ventes publiques judiciaires et gestion des opérations post-vente

Compétences attestées :

Identifier le niveau de la demande du client/justiciable pour fluidifier efficacement l’accueil, soit en fournissant un premier niveau d’information, y compris juridique, soit en proposant un rendez-vous avec le clerc gestionnaire ou le commissaire de justice pour une analyse plus approfondie ou une prise de décision.
Mettre à jour le logiciel de prise de rendez-vous au fil des demandes, en ajustant les créneaux selon la disponibilité des collaborateurs (commissaire de justice ou clercs gestionnaires) et les demandes des clients, afin de leur transmettre chaque jour un récapitulatif de leurs rendez-vous.
Lors de l’accueil du client ou du justiciable, procéder à l’ouverture d’un dossier en recueillant les données personnelles et les informations nécessaires au traitement de la demande, afin de garantir un suivi adapté et conforme aux exigences procédurales.
Adopter un comportement approprié en tenant compte des difficultés spécifiques des personnes accueillies, qu'elles soient émotionnelles ou liées à une situation de handicap ou de vulnérabilité, afin de favoriser la résolution des éventuels obstacles rencontrés.
Gérer l’ensemble des documents professionnels liés aux différentes missions de l’office tels que courriers divers, rédaction de comptes-rendus, préparation et gestion des dossiers, recherche en amont des actes d’exécution forcée, préparation des audiences et des éléments comptables, en vérifiant pour les actes le nécessitant, les mentions légales obligatoires afin d’assister le clerc gestionnaire ou le commissaire de justice ou pour les suppléances d’audiences, le clerc significateur ou le clerc habilité aux constats.
Garantir la conformité des éléments de facturation à appliquer aux prestations de l’office, en identifiant les différentes typologies de missions réalisées afin de répondre aux finalités stratégiques, réglementaires et déontologiques de l’office, avant validation par le commissaire de justice ou le clerc gestionnaires.
Identifier l’urgence de l’acte, le secteur géographique, le volume d’actes à signifier, l’historique du destinataire et les disponibilités des clercs sous la responsabilité du clerc gestionnaire ou du commissaire de justice, pour optimiser la planification des significations d’actes judiciaires, extrajudiciaires des clercs significateurs, qu’elles soient physiques ou numériques.
Organiser la tournée des saisies ventes, des exécutions des décisions de justice, des saisies mobilières et immobilières et des constats à réaliser par le commissaire de justice ou pour les constats par le clerc habilité aux constats, selon leurs disponibilités respectives et les urgences pour respecter les délais légaux en optimisant la logistique et en sécurisant juridiquement les actes.

Après avoir vérifié la conformité des éléments du dossier remis par le créancier, mettre en œuvre les différentes phases y compris de négociation avec le débiteur, sous le contrôle du clerc gestionnaire ou du commissaire de justice afin d’obtenir un règlement hors contentieux.
Formaliser par courrier recommandé AR l’échéancier arrêté lors de la négociation avec le débiteur après validation par le clerc gestionnaire ou le commissaire de justice pour établir une preuve juridique.
Assurer le suivi des dossiers de recouvrement amiable via le logiciel de gestion, pour clôturer le dossier en cas de règlement complet, ou le transférer au commissaire de justice pour l’ouverture d’une procédure judiciaire (injonction de payer, assignation, saisie) si le recouvrement échoue.
Rédiger les projets d’actes à signifier par le commissaire de justice ou le clerc significateur, en incluant, les mentions obligatoires de l’article 648 du code de procédure civile (et ses évolutions) et en collectant les pièces justificatives, pour assurer une logique de sécurisation juridique, d’efficacité opérationnelle et de conformité réglementaire.
Inclure les mentions spécifiques supplémentaires selon la nature des actes tels que saisie conservatoire de créances, assignation en justice, congés locatifs, procès-verbaux de constat, commandement de payer valant saisie immobilière etc…à signifier, pour garantir la validité des actes et les droits des justiciables (informations claires, procédures régulières, légitimité de l’action).
Préparer le dossier administratif du constat à réaliser, en collectant les informations particulières nécessaires telles que le contexte de la demande du client et la finalité du constat ainsi qu’en cas de déplacements in situ le matériel nécessaire (ex : matériel photo ou vidéo) pour sécuriser juridiquement les constats en veillant à la rigueur administrative et la traçabilité de l’acte et en permettant efficacité et rapidité, en cas d’urgence.
Suivre l’ensemble des dossiers en contrôlant leur état d’avancement, en identifiant les événements affectant les procédures pour permettre au clerc gestionnaire/commissaire de justice de prendre des mesures correctives après avoir pris connaissance des différents obstacles à l’exécution (absence du débiteur, biens insaisissables, refus d’accès).

Participer à la préparation des documents obligatoires, à la coordination des échanges avec les experts, les greffes, les avocats…au respect des délais légaux et à la conformité des actes en appui du commissaire de justice ou du clerc gestionnaire pour garantir la transparence, la légalité et l'efficacité de la procédure amont de la vente.
Assurer la préparation documentaire et matérielle de la vente en réalisant la traçabilité et l’identification des biens, en veillant à la conformité documentaire et en organisant le lieu de vente pour une exécution efficace de la vente, respectant les exigences réglementaires, logistiques et organisationnelles.
Apporter un soutien logistique, administratif et relationnel au commissaire de justice, tout au long de la vente aux enchères afin de garantir la fluidité, la conformité et la sécurité de la procédure.
Après la vente, préparer les éléments nécessaires au commissaire de justice afin qu’il procède à l’enregistrement des droits en conformité avec l’article 733 du CGI et ses évolutions éventuelles.
Réaliser la vérification de la conformité des documents liés à la vente à partir des factures, preuves de paiement, autorisation de transport etc… pour permettre la restitution des biens au vendeur ou leur délivrance à l’acquéreur.
Gérer les stocks de biens saisis ou à vendre répertoriés sur le système d’information de l’office, en respectant les règles de traçabilité, RGPD et éco-responsable pour tenir sous la forme électronique et sous la supervision du commissaire de justice, un registre reprenant les éléments obligatoires relatifs aux objets, conformément au code pénal et un répertoire, contenant les procès-verbaux des ventes aux enchères.

Modalités d'évaluation :

Pour l’accès à une certification complète « Clerc assistant », la nature et le nombre des épreuves sont : 
- Mise en situation professionnelle simulée : jeu de rôles
- Mise en situation professionnelle réelle : dossier de pratiques professionnelles & entretien oral
- Cas pratique professionnel 
- QCM d’évaluation des savoirs