Certification professionnelle

Objectifs et contexte de la certification :

Le métier de Clerc Assistant émerge dans le prolongement de la création de la profession de commissaire de justice, issue du rapprochement des métiers d’huissier de justice et de commissaire-priseur judiciaire. Cette évolution s’inscrit dans un contexte marqué par l’élargissement des missions confiées aux offices, la déjudiciarisation de certaines procédures et l’accélération de la transition numérique, qui transforment à la fois l’organisation des structures, les activités exercées et les compétences attendues de leurs collaborateurs.

Le Clerc Assistant répond ainsi au besoin croissant de disposer, au sein des offices, de professionnels capables d’assurer un appui opérationnel au commissaire de justice et, selon l’organisation de la structure, au clerc gestionnaire. Son activité combine des missions historiquement exercées au sein des anciennes professions – notamment la signification des actes, le recouvrement amiable et la participation aux ventes aux enchères judiciaires – avec des activités administratives, juridiques et relationnelles devenues plus diversifiées. Le développement des procédures dématérialisées, des outils métiers numériques et des échanges à distance renforce également les exigences en matière d’autonomie, de fiabilité, d’adaptation et de traçabilité dans le traitement des dossiers.

Activités visées :

Accueil multicanal des publics de l'office (créanciers, débiteurs, justiciables, partenaires institutionnels)

Constitution et gestion administrative et documentaire des dossiers confiés à l'office

Analyse préparatoire des dossiers et production des écrits de l'office 

Préparation et suivi administratif des procédures confiées à l'office (procédures civiles d'exécution, procédures issues de la déjudiciarisation, administration d'immeubles, syndic de copropriété)

Signification des actes judiciaires et extrajudiciaires auprès de leurs destinataires, dans le cadre de l'habilitation réglementaire applicable

Conduite de la démarche de recouvrement amiable auprès des débiteurs 

Gestion de la relation avec les débiteurs et les destinataires d'actes

Préparation des ventes aux enchères judiciaires

Participation au déroulement des ventes aux enchères judiciaires, en salle et en ligne, et traitement administratif post-vente

Compétences attestées :

Accueillir les différents publics de l'office (créanciers, débiteurs, justiciables, partenaires institutionnels) en qualifiant chaque demande et en adaptant sa communication à leur situation, au canal utilisé et à leur niveau de compréhension, et le cas échéant, à leurs besoins spécifiques (situation de handicap, vulnérabilité…) afin d’apporter un premier niveau d’information ou d'orienter chaque interlocuteur vers la procédure ou le professionnel compétent.

Constituer un dossier relatif à une procédure confiée à l'office (signification, de recouvrement, de procédure civile d’exécution ou de vente judiciaire…) en enregistrant les parties, les pièces, les références et les échéances dans le logiciel métier, en assurant sa conformité au regard procédures applicables, afin de permettre son instruction et son suivi.

Organiser la gestion administrative, documentaire et numérique des dossiers de l’office, en utilisant les logiciels métier, les outils collaboratifs et les outils d’assistance par intelligence artificielle autorisés par l’office, en appliquant les procédures de classement, d’archivage, de conservation et de protection des données, et en vérifiant les résultats produits, afin de garantir la traçabilité, la sécurité, la fiabilité et la disponibilité des informations.

Assurer le suivi administratif courant des dossiers de l’office, en actualisant les informations relatives à leur avancement, en contrôlant les échéances, en effectuant les relances nécessaires et en signalant les situations nécessitant une intervention du responsable du dossier, afin de garantir la continuité et la traçabilité de leur traitement.x

Identifier les éléments juridiques et administratifs d'un dossier en déterminant la nature de la demande, les parties, les actes, les délais et les formalités applicables, en mobilisant des connaissances juridiques régulièrement actualisées au regard des évolutions législatives et réglementaires, afin de respecter les règles applicables à la délivrance des actes judiciaires et extrajudiciaires.

Rédiger des actes simples et les courriers de procédure de l'office (mises en demeure, sommations de payer, courriers aux parties, aux avocats et aux juridictions) en en mobilisant les modèles de l’office, afin de produire des documents conformes aux exigences procédurales.

Préparer, en appui du commissaire de justice ou du clerc gestionnaire, une procédure civile d'exécution, une procédure issue de la déjudiciarisation ou toute autre procédure confiée à l'office en rassemblant les pièces, les informations et les formalités nécessaires, afin de mettre à disposition du responsable du dossier les éléments utiles à son instruction, à sa mise en œuvre et à son suivi.

Organiser le traitement des actes judiciaires et extrajudiciaires confiés à l’office en coordonnant leur préparation, leur transmission et leur suivi avec les professionnels concernés, afin d'assurer leur réalisation dans les délais impartis.

Assurer le suivi administratif des procédures confiées à l'office, notamment en matière de signification, de recouvrement, d'exécution, de procédures issues de la déjudiciarisation, d'administration d'immeubles ou de syndic de copropriété, en actualisant les actions réalisées, afin de garantir la continuité et la traçabilité du traitement des dossiers.

Mettre en œuvre la signification d’actes judiciaires et extrajudiciaires, en tenant compte de la localisation des destinataires, de la typologie des actes, des contraintes géographiques et en appliquant les modalités légales de remise, afin de garantir la validité et la traçabilité de la signification.

Procéder au recouvrement amiable d’une créance, en conduisant les échanges avec le débiteur, en recueillant les informations utiles à l’appréciation de sa situation et en recherchant, par une communication adaptée, une solution de règlement conforme aux instructions reçues et en suivant le respect des engagements convenus, afin de contribuer au recouvrement de la créance sous la supervision du commissaire de justice.

Restituer la situation d’un dossier en présentant au créancier, au donneur d’ordre ou au responsable du dossier les démarches réalisées, les résultats obtenus, les difficultés rencontrées et les prochaines échéances, afin de faciliter la prise de décision sur les suites à donner.

Préparer les opérations préalables à une vente aux enchères judiciaire, en organisant les informations relatives aux biens et aux personnes concernées, en constituant les éléments nécessaires à l’inventaire, en enregistrant et organisant les lots et en préparant les documents, les moyens matériels et numériques ainsi que les conditions d’accessibilité et de sécurité requises, afin d’assister le commissaire de justice dans la préparation de la vente.

Assister le commissaire de justice lors d’une vente aux enchères judiciaire en accueillant et en enregistrant les enchérisseurs, en relayant les enchères réalisées sur place ou à distance et en renseignant les outils professionnels, afin de contribuer au bon déroulement et à la traçabilité des opérations de vente.

Assurer le suivi administratif d’une vente aux enchères judiciaire, en établissant les documents consécutifs à la vente, en contrôlant les règlements, en organisant la délivrance des lots et en actualisant le dossier dans les outils professionnels, afin de garantir la traçabilité et la clôture administrative de l’opération.

Modalités d'évaluation :

Les modalités d'évaluation comprennent des mises en situation professionnelles, dossier professionnel et oraux.