Assistant(e) de direction à l'international

Activités visées :

L'ASSISTANT DE DIRECTION À L'INTERNATIONAL
MAITRISE DES TECHNIQUES DE SECRÉTARIAT DE DIRECTION
Il (elle) traite l’agenda de son patron, gère les contacts, les relations et il (elle) communique constamment avec lui
Il (elle) organise le planning du directeur assisté : sélection des appels téléphoniques, prise de rendez-vous, rationalisation des plannings, compte-rendu des messages, organisations des déplacements, des voyages d'affaires et des missions (réservations)
Il (elle) gère les priorités définies par le dirigeant et doit montrer une bonne perception des situations
Il (elle) assiste le dirigeant dans ses activités internationales de management et de communication.
Il (elle) constitue les dossiers demandés par le directeur (le fonds et les pièces nécessaires)
Il (elle) met en forme des courriers, des rapports, des dossiers
Il (elle) rédige les décisions (comptes-rendus de réunions), des courriers, notes de synthèse les notes de procédures administratives du secrétariat avec mise à jour régulière, en français et en anglais.
Il (elle) organise le secrétariat de la direction affaires internationales
et en tient le secrétariat courant (courrier, téléphone, création de documents, organisations de réunions, de conférences…)
Il (elle) peut encadrer une ou plusieurs secrétaires, en fonction de d’importance du dirigeant.
Il (elle) organise des points réguliers avec les cadres
Il (elle) met en place des groupes de travail
Il (elle) maintient l’esprit d’équipe
Il (elle) gère les relations avec les cabinets juridiques, les conseils en propriété industrielle
Il (elle) négocie avec les prestataires
Il (elle) assure le reporting régulier à la direction (quotidien, hebdomadaire, mensuel…)

MAITRISE DES OUTILS BUREAUTIQUES ET DE COMMUNICATION
Il (elle) utilise les e-mails, les moteurs de recherche sur internet, les logiciels de traitement de textes, les tableurs, les gestions de fichiers, les logiciels internes de gestion et de communication (le plus courant étant pour l'ensemble des logiciels de base, le pack office (Word, Powerpoint, Excel)
Il (elle) connaît les outils de téléconférences, de conférences téléphoniques…
Il (elle) met en place des tableaux de bord en fonction des activités à développer
Il (elle) peut proposer des solutions pour mieux communiquer (en interne et avec les partenaires étrangers)
Il (elle) propose les modifications nécessaires pour ensuite mettre en place la nouvelle procédure validée.

ORGANISATION ADMINISTRATIVE
Il (elle) organise et assure le suivi du classement et de l’archivage (papier et numérique)
Il (elle) assure le suivi des commerciaux (collecte des rapports de visite, notes de frais) et gère la tenue des tableaux de reporting à la direction.
Il (elle) réagit face aux questions des partenaires de toute action internationale en français et en anglais et traite des litiges
Avec l’administration des ventes : suivi du traitement administratif des commandes et des litiges
Il (elle) organise et gère l’administration et le suivi des dossiers des affaires internationales internes (interservices) et avec filiales, agents, distributeurs…

ORGANISATION D'EVENEMENTS
Il (elle) valorise l’image de marque de l’entreprise
Il (elle) organise les relations internes/externes et événements (salons, congrès, conférences, séminaires, réunions, « conference calls », et vidéo-conférences, accueil de partenaires ou clients étrangers…) (communication écrite et orale en anglais)
Il (elle) traite en direct avec les fournisseurs des événements qu’il (elle) organise
Il (elle) met en place et suit les actions promotionnelles, réalise et contrôle l’envoi (papier et numérique) des documentations commerciales.
Il (elle) organise la logistique des déplacements des directeurs et l’accueil et la gestion du séjour des partenaires étrangers

MAITRISE DES TECHNIQUES QUE TRAITE LE DIRIGEANT AFFAIRES INTERNATIONALES : STRATEGIE, MARKETING, DIRECTION COMMERCIALE, FINANCEMENTS ET PAIEMENTS, LOGISTIQUES INTERNATIONALES
Il (elle) connaît l’univers économique international de l’entreprise
Il (elle) prépare des dossiers :
- veille de l’environnement et veille liée aux thèmes des dossiers définis par le dirigeant
Il (elle) assure le suivi des appels d’offres, des offres commerciales internationales et des résultats.
Il (elle) intervient sur tous les éléments de la relation commerciale internationale
Il (elle) gère les relations avec les banques françaises et étrangères, prestataires, assurances.
Il (elle) suit les opérations logistiques transports, organismes de surveillance et traite les suivis des opérations douanières en français et en anglais en coordonnant les prestations
Il (elle) traite les suivis de la chaîne documentaire et des certificats demandés dans l’opération

COMMUNICATION EN INTERNE ET EN EXTERNE
Il (elle) diffuse des messages, des notes, des mémos et communiqués
Il (elle) doit maîtriser les liens qui unissent la maison-mère, filiales, agents indépendants, distributeurs, franchisés…
Il (elle) organise la communication des dirigeants

LES ACTIVITÉS TRANSVERSALES : L'ANGLAIS DES AFFAIRES
Il (elle) maîtrise l’anglais des affaires à l’écrit et à l'oral
Il (elle) s’exprime en anglais et négocie toutes les opérations internationales (commerciales, logistiques, financières, …)

GESTION D'UN PROJET PROFESSIONNEL PERSONNALISÉ INSCRIT DANS LA RÉALISATION D'UN STAGE EN ENTREPRISE ET DANS LES TRAVAUX DE RECHERCHE D'UN EMPLOI D'ASSISTANT DE DIRECTION À L'INTERNATIONAL

Il (elle) présente par écrit ses missions développées dans le cadre du stage en entreprise qui doivent avoir un lien direct avec la fonction Assistant de direction à l’international.

Il (elle) présente en soutenance orale ce qu’il (elle) a réalisé dans l’entreprise où il (elle) a effectué son stage pratique et en développe les points forts et les freins rencontrés.

Il (elle) présente par écrit le bilan de son action en recherche d’emploi en y intégrant toute la gestion de son projet professionnel.

Il (elle) présente en soutenance ce qu’il (elle) a construit en termes de projet professionnel.

TRAITEMENT DES OPÉRATIONS LIÉES AU MÉTIER ASSISTANT(E) DE DIRECTION AFFAIRES INTERNATIONALES

1° Secrétariat-assistanat de direction
2° Gestion des priorités et des plannings
3° Traitement des opérations internationales d'une direction affaires internationales (marketing, commerciales, communication…)

Exemples de travaux développés pour mesurer les capacités :

A ) Études de cas :
1° Secrétariat-assistanat de direction
Faire un mailng aux invités d'un forum.
Organiser l'ensemble du forum avec tous les documents de promotion liés.

2° Gestion des priorités et des plannings
Monter l'organisation d'une participation à un salon international.
Gérer la communication liée à ce salon.

3° Traitement des opérations internationales d'une direction affaires internationales (marketing, commerciales, communication…)
Réaliser une campagne média pour promouvoir une action de l'entreprise

B) Mises en situation professionnelle
1° Secrétariat-assistanat de direction
Accueil de partenaires étrangers (en anglais)
Présentation des activités de l'entreprise (en anglais)

2° Gestion des priorités et des plannings
Gérer le planning d'une journée très chargée avec de multiples contretemps

3° Traitement des opérations internationales d'une direction affaires internationales (marketing, commerciales, communication…)
Réalisation d'une offre commerciale internationale : conception par les commerciaux export et réalisation du document par l'assistant(e) de direction.

C) Travail en équipe
1° Secrétariat-assistanat de direction
Réalisation d'un stand groupé dans une foire internationale.

2° Gestion des priorités et des plannings
Réalisation d'un fichier d'entreprises d'un secteur donné afin d'effectuer un mailing pour la recherche d'empoi.

3° Traitement des opérations internationales d'une direction affaires internationales (marketing, commerciales, communication…)
Réalisation d'une brochure de présentation des produits de l'entreprise en anglais.

Compétences attestées :

MAITRISE DES TECHNIQUES DE SECRÉTARIAT DE DIRECTION Capacité à bien s'entendre avec le dirigeant assisté (organisation, définition des priorités, gestion du planning…).
Capacité à rédiger et à être synthétique pour aller à l’essentiel.
Capacité à mettre en place des documents servant de base de communication (bible interne).
Bonne maîtrise de l’écrit (courriers, notes, rapports, comptes-rendus, procès-verbaux, tableaux de bord…) : fond et forme bien traités.
Capacité à maîtriser l’organisation de l’assistanat de la direction affaires internationales et les relations internes/externes (salons, congrès, conférences, réunions, accueil de partenaires ou clients étrangers…).
Répondre aux questions des partenaires et entités proches du siège.
Aptitude à structurer et à rédiger.
Capacité à mettre en place une organisation de classement et d’archivage (papier et numérique) et à les faire vivre en lui suivant et en intégrant des mesures correctrices si besoin est.

MAITRISE DES OUTILS BUREAUTIQUES ET DE COMMUNICATION
Capacité à utiliser internet comme base de recherche : consulter les sites adéquats et utiliser les informations convenablement (impression, liens…).
Maîtrise des moteurs de recherche et de la capacité à établir une recherche systématique.
Maîtrise des outils de communication (e-mail).
Maîtrise de l’utilisation du Pack Office (Word, Excel, Powerpoint…), sens de la présentation et de la rapidité d’exécution.
La maîtrise de ces outils doit être confirmée par la rapidité de traitement et une excellente présentation de l'ensemble des documents ainsi que la bonne gestion de sauvegarde et d'archivage.

ORGANISATION ADMINISTRATIVE DE LA DIRECTION INTERNATIONALE
Capacité d’organisation (gestion du temps et des priorités).
Gérer la logistique des déplacements professionnels et des événements.
Aptitude à la coordination.

ORGANISATION D'EVENEMENTS
Mise en place de tous les éléments (actions et documents) de la logistique d’un événement (salon, foire à l'étranger, conférences, réunions internationales…) à organiser (en français, en anglais, voire en une autre langue étrangère).
Capacité d’accueil des partenaires étrangers.

COMMUNICATION EN INTERNE ET EN EXTERNE
Gérer la communication interne et externe (écrite et orale en anglais) de la direction affaires internationales.
Bonne qualité de communication téléphonique (oral en anglais).
Aptitude à présenter les actions en cours de l’entreprise sans se déconcentrer.
Capacité à synthétiser, à présenter son action, à l’argumenter.
Capacité à s’exprimer clairement devant un auditoire, à structurer sa pensée, à répondre aux objections et aux questions techniques.
Capacité à établir des tableaux de reporting et à bien communiquer avec les commmerciaux.

MAITRISE DES TECHNIQUES QUE TRAITE LE DIRIGEANT AFFAIRES INTERNATIONALES : MARKETING, COMMERCIALES, FINANCES, LOGISTIQUES INTERNATIONALES
Aptitude à rechercher les informations demandées par les directeurs affaires internationales (marchés, pays, statistiques, salons, ambassades, missions économiques, douane,…).
Répondre aux demandes des partenaires, des clients, des fournisseurs, des intervenants de la chaîne logistique, intermédiaires divers.
Maîtriser la relation commerciale et connaître les techniques internationales mises en œuvre (paiements internationaux, garanties de paiements, cautions…).
Capacité à gérer l’administration et le suivi des dossiers des affaires commerciales internationales (internes (interservices) et avec filiales, agents, distributeurs, franchisés, licenciés…).
Connaître et utiliser les Incoterms 2000 (International Commercial Terms) dans les traitements des dossiers et les négociations au téléphone (litige, questions…).
Organiser et gérer le suivi des relations avec les banques, prestataires, assurances. Traiter les litiges en français et en anglais.
Maîtriser les liens qui unissent la maison-mère, filiales, agents indépendants, distributeurs, franchisés…
Maîtrise de toutes les compétences techniques internationales et capacité à les mettre en œuvre en entreprise en fonction des besoins.

LES COMPÉTENCES TRANSVERSALES :
Maîtrise de l’anglais à l'écrit et lors des négociations (au téléphone, lors de l’accueil de partenaires étrangers…).

GESTION D'UN PROJET PROFESSIONNEL PERSONNALISÉ INSCRIT DANS LA RÉALISATION D'UN STAGE EN ENTREPRISE ET DANS LES TRAVAUX DE RECHERCHE D'UN EMPLOI D'ASSISTANT DE DIRECTION À L'INTERNATIONAL

Capacité à présenter les actions réalisées lors du stage en entreprise aussi bien à l'écrit qu'à l'oral, à structurer le rapport de stage, en insérant des annexes qui prouvent l’activité développée en tant qu'assistant de direction à l'international (documents réalisés, missions menées à bien…).

Capacité à présenter devant un auditoire le travail effectué et répondre aux questions critiques.

Capacités à développer toutes les activités professionnelles vécues et les actions en vue de retrouver un emploi dans le métier visé Assistant de direction à l’international.

Savoir formuler la présentation de la gestion de projet professionnel et présenter une action soutenue (nombre de lettres adressées, de mails, de téléphones, de salons visités, de rendez-vous pris…) au travers de tableaux de bord et de présentation de fichiers d’entreprises.

Capacité à rechercher les entreprises du secteur visé (sites, coordonnées, informations sur les recrutements…) pour obtenir un contrat d'embauche.

LES QUALITÉS PERSONNELLES À DÉVELOPPER
Aptitude à la synthèse et à la restitution d'informations
Capacités relationnelles
Capacité à être apprécié positivement par le milieu professionnel
Savoir garder confidentielles les informations

Sensibilisation aux enjeux stratégiques de l'entreprise
Capacité à être créatif et innovant dans sa fonction
Aptitude à faire passer ses idées
Développer l’esprit d’équipe

TRAITEMENT DES OPÉRATIONS LIÉES AU MÉTIER ASSISTANT(E) DE DIRECTION AFFAIRES INTERNATIONALES

1° Secrétariat-assistanat de direction
2° Gestion des priorités et des plannings
3° Traitement des opérations internationales d'une direction affaires internationales (marketing, commerciales, communication…)

Exemples de travaux développés pour mesurer les capacités :

A ) Études de cas :
1° Secrétariat-assistanat de direction
Capacité à faire un mailng aux invités d'un forum.
Aptitude à gére l'ensemble du forum avec tous les documents de promotion liés.

2° Gestion des priorités et des plannings
Capacité à traiter toute l'organisation d'une participation à un salon international.
Maîtriser la communication liée à ce salon.

3° Traitement des opérations internationales d'une direction affaires internationales (marketing, commerciales, communication…)
Capacité à réaliser une campagne média pour promouvoir une action de l'entreprise

B) Mises en situation professionnelle
1° Secrétariat-assistanat de direction
Aptitude à l'ccueil de partenaires étrangers (en anglais)
Capacité à présenter les activités de l'entreprise (en anglais)

2° Gestion des priorités et des plannings
Etre capable de gérer le planning d'une journée très chargée avec de multiples contretemps

3° Traitement des opérations internationales d'une direction affaires internationales (marketing, commerciales, communication…)
Réalisation d'une offre commerciale internationale : conception par les commerciaux export et réalisation du document par l'assistant(e) de direction).

C) Travail en équipe
1° Secrétariat-assistanat de direction
Etre capable de réaliser un stand groupé dans une foire internationale.

2° Gestion des priorités et des plannings
Capacité à mettre en place un fichier d'entreprises d'un secteur donné afin d'effectuer un mailing pour la recherche d'empoi.

3° Traitement des opérations internationales d'une direction affaires internationales (marketing, commerciales, communication…)
Etre capable de réaliser une brochure de présentation des produits de l'entreprise en anglais.