Assistant(e) en communication et multimédia

Activités visées :

La (le) secrétaire bureautique multimédia assure des fonctions d’accueil, de secrétariat et d’assistance à sa hiérarchie en utilisant les outils de bureautique pour réaliser tout type de documents.
Elle (il) participe à la mise en œuvre des techniques de communication de l’entreprise, en tirant profit des nouvelles technologies de l’information et de la communication, pour préparer les présentations multimédias, organiser des rendez-vous par vidéo - conférence, entre collaborateurs, clients ou fournisseurs, met à jour les sites web et prend en charge la diffusion de newsletters.
La (le) secrétaire bureautique multimédia est capable de travailler en externalisant son poste, dans le cadre d’un service de télétravail ou d’un télé-secrétariat à part entière, en tant que prestataire.
Elle (il) travaille dans les services administratifs et de secrétariat d’entreprise quel que soit le secteur professionnel avec des matériels micro-informatiques en réseau et utilise l’ensemble des moyens de communication (informatique, internet/intranet/extranet, téléphone).
Elle (il) intervient sur la chaîne de transmission, de traitement  et de suivi des documents et de l’information dans l’entreprise.
Sous la responsabilité d’un chef de service ou directeur de structure, elle (il)  travaille en lien avec les clients et les fournisseurs internes et externes à son organisation. Les postes occupés nécessitent autonomie et sens des responsabilités.
Principales activités du Secrétaire bureautique multimédia :
·      Accueillir, renseigner et orienter tout interlocuteur, visiteur, client, salarié ou fournisseur en langue française et/ou anglaise oralement et par écrit.
·      Produire les documents professionnels et de communication de l'entreprise à l'aide des outils bureautiques et multimédias dans une organisation informatique et ergonomique fonctionnelle.
·      Assurer le traitement de l’information de son recueil à son archivage ainsi que sa transmission avec les outils, procédures et dans les délais imposés par l'entreprise.
·      Utiliser les moyens technologiques multimédias de l'entreprise pour communiquer en interne et en externe (présentations multimédias, organisation d'une vidéoconférence, gestion de contenu d'un site Internet.
·      Créer des pages HTML au moyen des logiciels adaptés.

Compétences attestées :

Compétences ou capacités attestées :
-Accueillir et orienter le public en face  à face.
-Assurer l’interface avec les clients, les partenaires, et le personnel de l’entreprise.
-Accueillir et orienter le public au téléphone.
-Traiter les courriels et les orienter en fonction des objets et des priorités.
-Présenter simplement l’entreprise ou ses produits.
-Communiquer oralement en français, comprendre et se faire comprendre en anglais.
-Assurer le fonctionnement optimum de son environnement multimédia.
-Rédiger et /ou saisir les courriers et publipostages de l'entreprise.
-Gérer les courriers électroniques (courriels, newsletter).
-Réaliser des documents en utilisant des logiciels de bureautique (Word, Excel, Powerpoint, Access, MS Outlook, Internet Explorer).
-Produire les documents professionnels et de communication de l'entreprise à l'aide des outils multimédias.
-Organiser son poste de travail de façon externalisée en télé secrétariat.
-Assurer le recueil, le traitement des informations à communiquer aux différents interlocuteurs de l'entreprise : fournisseurs, clients, prestataires, partenaires.
-Organiser les données, les classer, les répertorier et assurer leur conservation.
-Transmettre les informations aux différents services en utilisant les moyens d'informations adaptés : messagerie, fax, téléphone.
-Organiser et gérer la diffusion de l'information dans l'entreprise.
-Utiliser les différentes applications spécifiques à l'entreprise (logiciels de gestion, bases de données, outils. d'aide à la décision) et faire évoluer les procédures et les contenus.
-Tenir à jour et gérer les agendas professionnels.
-Rendre compte de son activité.
-Gérer les commandes du service bureautique et des autres services.
-Participer à la communication multimédia de l'entreprise.
-Participer à l'organisation de vidéoconférences.
-Mettre à jour le site web de l'entreprise en utilisant le back-office dédié.
-Utiliser un éditeur des pages HTML.