Secrétaire médical(e) et médico-social(e)

Activités visées :

La secrétaire médicale et médicosociale assure l’accueil et la prise en charge administrative globale de l’usager de structures médicales, sanitaires et/ou sociales, publiques et privées. Elle assure également la gestion administrative du secrétariat dans un environnement pluridisciplinaire.
La secrétaire médicale et médicosociale constitue l’interface entre tous les intervenants du réseau de soins, qu’ils soient internes ou externes à la structure. Elle est le pivot de la bonne transmission de l’information et à ce titre, se doit d’être claire et précise dans ses messages. Tenue au secret professionnel, elle exerce ce métier, à forte composante relationnelle, dans un environnement informatisé. Elle gère une grande quantité d’informations à caractère confidentiel, et à ce titre, elle doit faire preuve d’une grande rigueur dans le classement et la protection des données.
La secrétaire médicale et médicosociale exerce sous la responsabilité d’un ou plusieurs médecins ou d’un ou plusieurs responsables (chef de service). Le métier de secrétaire médico-sociale, transversal, multi catégoriel, fait appel à des compétences de plus en plus diverses. La secrétaire médicale et médicosociale doit être polyvalente, réactive et adaptable.
Le contenu  réel de la fonction peut être très différent d’une structure à une autre ; chaque praticien, chaque hôpital, chaque clinique, affecte à son personnel des tâches qu’il définit lui-même.
Liste des activités visées par le titre (référentiel d’emploi)
Le métier est très polyvalent ; selon l’emploi, le (la) secrétaire peut être amené à réaliser les activités suivantes :
- accueil (physique et téléphonique) et la prise en charge des personnes (les agents, les patients et leur entourage, usagers) : recueil informations et documents utiles,  facilitation du parcours de soins,  gestion des situations et publics difficiles,…
- traitement et communication des informations recueillies lors de l’accueil physique et téléphonique, ou par voie de courrier postal et électronique, rédaction de réponses,  création ou actualisation des dossiers médico/sociaux, …
- organisation et planification des activités, réunions et déplacements spécifiques à son domaine d’activités : rendez-vous des usagers, activité journalière du service, tenue des agendas des personnels de la structure et des intervenants médicaux et médicosociaux extérieurs, gestion des absences des personnels.
- comptabilité courante en secteur libéral ou dans le cadre du guichet unique : encaissement  honoraires, gestion  tiers payants et devis, trésorerie et facturation, télétransmission.
- autres activités : gestion des stocks de produits, matériels et des locaux, participation à des projets transversaux, …

Compétences attestées :

Activité « Prise en charge administrative des usagers » Afin de  renseigner et d’orienter les usagers :
- connaitre les procédures et règlementation en vigueur (droits des patients, secret professionnel), l’organisation du système de santé, le vocabulaire technique du secteur et la terminologie médicale
- maitriser l’utilisation d’un standard téléphonique, d’une messagerie vocale, la technique de prise de notes
Activité « Traitement et communication des courriers, des informations, des dossiers »
En vue de  créer, actualiser, transmettre un dossier médical :
 - connaitre la législation relative au dossier médical, les méthodes de classement et d’archivage le vocabulaire technique du secteur et terminologie médicale, les procédures administratives dans le système de santé,
- maitriser l’utilisation  du photocopieur, fax, scan et d’un logiciel de gestion de structure médicale
Activité « Réalisation de documents »  
En vue d’assurer la saisie de comptes rendu médicaux :
- connaitre la terminologie médicale,
- maitriser l’utilisation du dictaphone et des outils de reconnaissance vocale
Activité « Organisation et planification des activités de la structure »
Afin de planifier l’activité d’un service, de  réaliser et mettre à jour les  plannings de rendez-vous :
- maitriser l’utilisation d’un agenda électronique ou papier
Activité « Gestion de la comptabilité courante en secteur libéral »
Afin de tenir la comptabilité au quotidien :  
- connaitre les principes de la comptabilité générale et les éléments de base en gestion comptable et administrative 
- maitriser l’utilisation d’un tableur
Compétences transversales :
- maitriser l’expression française écrite et orale : respecter les règles de syntaxe et d’orthographe
- connaitre la terminologie médicale, l’organisation du système de santé,
- respecter le secret professionnel et les droits des patients
- maitriser l’utilisation des outils bureautiques,