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Répertoire national des certifications professionnelles

Secrétaire - Assistant

Inactive

N° de fiche
RNCP15158
Certification remplacée par :
RNCP35094 - Secrétaire assistant
Nomenclature du niveau de qualification : Niveau 4
Code(s) NSF :
  • 324t : Saisie, mise en forme et communication des données
Date d’échéance de l’enregistrement : 21-12-2020
Nom légal Nom commercial Site internet
Institut de formation commerciale permanente (IFOCOP) - http://www.ifocop.fr
Activités visées :

Le/la secrétaire- assistant(e) occupe un rôle clé au sein d'une entreprise, d'un cabinet ou d'une administration. Jonglant entre l'accueil et les tâches administratives, sa polyvalence et son efficacité sont primordiales pour le bon fonctionnement du service ou de la structure.
Il/elle traite, organise et partage l'information à l'aide des outils bureautiques et de l'environnement web. Il/elle assure l'accueil physique ou téléphonique des visiteurs, des clients et des prestataires extérieurs. Sa mission est également administative puisqu'il/elle est très souvent chargé(e) de la rédaction du courrier, de la saisie de documents et du classement des dossiers.

Compétences attestées :

Rattaché à un chef de service ou à un responsable d'entreprise, le métier de secrétaire-assistant(e) nécessite une grande polyvalence.
•Accueillir et orienter les visiteurs
•Gérer les appels téléphoniques entre l'extérieur de l'entreprise et la hiérarchie et inversement
•Recevoir, rédiger et transmettre le courrier et les emails
•Assurer le classement et l'archivage des dossiers qui lui sont confiés
•Tenir à jour l'agenda du service et de la hiérarchie
•Préparer les déplacements des collaborateurs
•Organiser des réunions, des colloques et autres meetings
•Assurer la prise de notes lors des réunions, puis rédiger les comptes-rendus
Le/la secrétaire-assistant(e) doit maîtriser parfaitement le français écrit, être capable de prendre des notes synthétiques lors des réunions auxquelles il/elle participe.
Le/la secrétaire-assistant(e) est en contact permanent avec les employés et dirigeants de l'entreprise ainsi qu'avec les personnes extérieures à la structure. Il/elle doit posséder d'excellentes qualités de communication.
Le métier de secrétaire-assistant(e) demande une parfaite maîtrise des outils bureautiques.

N° et intitulé du bloc Liste de compétences Modalités d'évaluation
RNCP15158BC01

Traiter, organiser et partager l'information. Bloc commun au bloc 1 des certifications assistant(e) commercial(e), assistant(e) de direction et assistant(e) juridique

Descriptif :
Identifier l'objectif du document, sélectionner les informations, déterminer le modèle. Rédiger un document et veiller à l'utilisation des documents génériques. Référencer un document, définir les modalités d'utilisation. Effectuer une lecture sélective et rapide, prendre des notes. Concevoir les procédures de classement et de recherche des documents. Concevoir des documents types, les mettre à disposition et veiller à la bonne utilisation. Utiliser les fonctionnalités d'une base de données et d'un logiciel de traitement de texte. Concevoir un tableau de bord en utilisant les fonctionnalités d'un tableur. Consolider les tableaux, effectuer les calculs, choisir et réaliser des graphiques adaptés. Concevoir et réaliser une newsletter, la diffuser à l'aide d'outils adaptés. Améliorer son organisation de travail à l'aide des outils web. Travailler en utilisant les outils collaboratifs. Utiliser les réseaux sociaux à usage professionnel. Optimiser ses recherches sur le web et organiser une démarche de veille efficace.
Modalité d'évaluation : étude de cas portant sur l'organisation administrative et sur la réalisation de documents et de tableaux.

RNCP15158BC02

Accueillir les visiteurs, utiliser les outils de communication

Descriptif :
Appliquer les codes, les pratiques de l'entreprise et de son secteur d'activité dans la tenue et dans la manière d'accueillir. Traiter les appels téléphoniques entrants et sortants, en s'exprimant distinctement et avec un vocabulaire adapté. Transmettre les messages selon les instructions reçues. Traiter les courriels selon le degré d'urgence en respectant les codes et les pratiques de l'entreprise.
Modalité d'évaluation : mise en situation professionnelle portant sur l'aptitude à communiquer avec efficacité au sein d'une entreprise.

RNCP15158BC03

Assurer le suivi administratif de la structure

Descriptif :
Concevoir, rédiger des documents en fonction des tâches en respectant les délais et les procédures. Prendre des notes manuscrites ou en saisie simultanée dans différentes situations professionnelles (téléphone, en face à face, réunion). Rédiger un document conforme aux attendus en utilisant les outils bureautiques adaptés. Utiliser les outils au service de la gestion du temps, les tenir à jour en fonction des activités du service ou de la structure. Recenser les besoins et assurer une gestion optimale des stocks de fournitures de bureau. Suivre la procédure d'achat de fournitures et les commandes.
Modalités d'évaluation : études de cas portant sur la réalisation de travaux d'analyse et de réflexion sur l'organisation et la gestion des dossiers fonctionnels.

Description des modalités d'acquisition de la certification par capitalisation des blocs de compétences et/ou par équivalence :
Secteurs d’activités :

Le métier de secrétaire-assistant(e) s'exerce dans tous types d'entreprises privées, associations, établissements publics et dans tous les secteurs d'activité. Les intitulés sont variables en fonction de la spécificité liée à l'activité et à l'entité dans laquelle la personne exerce.

Type d'emplois accessibles :

Secrétaire-assistant(e)
Secrétaire-assistant(e) administratif (ve)
Secrétaire-assistant(e) comptable
Secrétaire-assistant(e) commercial(e)
Secrétaire-assistant(e) polyvalent(e)
Secrétaire-assistant(e) médicale

Code(s) ROME :
  • D1401 - Assistanat commercial
  • M1601 - Accueil et renseignements
  • M1608 - Secrétariat comptable
  • M1607 - Secrétariat
Références juridiques des règlementations d’activité :
Le cas échéant, prérequis à la validation des compétences :


Validité des composantes acquises :
Voie d’accès à la certification Oui Non Composition des jurys
Après un parcours de formation sous statut d’élève ou d’étudiant X -
En contrat d’apprentissage X

Un membre de l'Institut
Deux professionnels exerçant dans la fonction ou expert

Après un parcours de formation continue X

Un membre de l'Institut
Deux professionnels exerçant dans la fonction ou expert

En contrat de professionnalisation X

Un membre de l'Institut
Deux professionnels exerçant dans la fonction ou expert

Par candidature individuelle X -
Par expérience X

Un membre de l'Institut
Deux professionnels exerçant dans la fonction ou expert

Oui Non
Inscrite au cadre de la Nouvelle Calédonie X
Inscrite au cadre de la Polynésie française X
Lien avec d’autres certifications professionnelles, certifications ou habilitations : Non

Référence des arrêtés et décisions publiés au Journal Officiel ou au Bulletin Officiel (enregistrement au RNCP, création diplôme, accréditation…) :

Date du JO / BO Référence au JO / BO
-

Arrêté du 11 février 2004 publié au Journal Officiel du 18 février 2004 portant enregistrement au répertoire national des certifications professionnelles. Enregistrement pour cinq ans.

Référence autres (passerelles...) :

Date du JO / BO Référence au JO / BO
-

Arrêté du 8 décembre 2017 publié au Journal Officiel du 21 décembre 2017 portant enregistrement au répertoire national des certifications professionnelles. Enregistrement pour trois ans, au niveau IV, sous l'intitulé "Secrétaire - Assistant" avec effet au 22 août 2017, jusqu'au 21 décembre 2020.

Arrêté du 10 août 2012 publié au Journal Officiel du 22 août 2012 portant enregistrement au répertoire national des certifications professionnelles. Enregistrement pour cinq ans, au niveau IV, sous  l'intitulé "Secrétaire - Assistant(e)" avec effet au 21 juillet 2012 jusqu'au 22 août 2017.

Arrêté du 8 juillet 2009 publié au Journal Officiel du 21 juillet 2009 portant enregistrement au répertoire national des certifications professionnelles. Enregistrement pour trois ans, au niveau IV, sous l'intitulé  Secrétaire administratif (ve) et commercial (e) avec effet au 21 juillet 2009, jusqu'au 21 juillet 2012      

-Décret n° 2004-171 du 19 février 2004 modifiant le décret n° 2002-616 du 26 avril 2002 relatif au répertoire national des certifications professionnelles (publié au Journal Officiel du 22 février 2004). La validité du titre est prorogée jusqu’au 31 décembre 2005.    

Arrêté du 1er août 2003 publié au Journal Officiel du 20 août 2003 portant homologation de titres et diplômes de l’enseignement technologique. Observations : L'homologation prend effet à compter du 1er janvier 1996 et jusqu'au 31 décembre 2003. (modification du JO précédent)    

Arrêté du 3 octobre 2002 publié au Journal Officiel du 12 octobre 2002 portant homologation de titres et diplômes de l’enseignement technologique. Observations : L'homologation prend effet à compter du 1er janvier 1996 et jusqu'au 31 décembre 2003.    

Arrêté du 17 décembre 1996 publié au Journal Officiel du 14 janvier 1997 sous l'intitulé 'Technicien(ne) Administratif(ve) et Commercial(e)'    

Arrêté du 17 juin 1980 publié au Journal Officiel du 21 août 1980 sous l'intitulé 'Diplôme de technicienne administrative et commerciale'   

Date du dernier Journal Officiel ou Bulletin Officiel : 21-12-2017
Date d'échéance de l'enregistrement 21-12-2020
Statistiques :
Lien internet vers le descriptif de la certification :

information@ifocop.fr
www.ifocop.fr


http://www.ifocop.fr

Organisme(s) préparant à la certification :
Nom légal Rôle
MADAME ELODIE TAMBORINI Habilitation pour former et organiser l’évaluation
Certification(s) antérieure(s) :
N° de la fiche Intitulé de la certification remplacée
RNCP7415 RNCP7415 - Secrétaire administratif (ve) et commercial (e)
Nouvelle(s) Certification(s) :
N° de la fiche Intitulé de la certification remplacée
RNCP35094 RNCP35094 - Secrétaire assistant
Fiche au format antérieur au 01/01/2019
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