Assistant(e) administration des ventes

Activités visées :

L’Assistant(e) polyvalent(e) gère les relations avec les clients et les fournisseurs, assure les commandes de biens et de prestations de services et leur suivi et contribue à l’efficacité globale de l’entreprise en participant à la communication (interne et externe) et à l’organisation de ses activités.
Comme dans de nombreux métiers les périmètres des activités varient en fonction des politiques des entreprises, on peut cependant dénombrer trois principaux blocs d’activités :

1°/ La gestion de la relation avec les clients
Dans ce cadre il entretient et développe la relation avec les clients :
- Accueil, information, orientation ou conseil des clients au téléphone ou autre.
- Traitement et suivi des réclamations.

2°/ La gestion des commandes et relations fournisseurs
Il lui appartient de trouver les « meilleurs » fournisseurs, c’est-à-dire ceux qui sauront répondre en termes de qualité, de coût et/ou de délais aux besoins de son entreprise.
Pour cela, il va :
- Assurer une veille sur les prix /produits / services.
- Etudier les expressions de besoin.
- Réaliser des comparatifs.

3°/ L’efficacité globale de l’entreprise
L’Assistant(e) polyvalent(e) est une sorte de plaque tournante, source d’informations pour les divers services qui gravitent autour de lui. Il a pour rôle de faciliter les échanges internes.
Pour ce faire, il va :
- Créer des outils de communication et des documents d’information internes.
- Rédiger et diffuser des outils de communication (livrets d’accueil, newsletter, notes d’information, …) et des documents d’information internes (comptes-rendus, rapports d’activité, …).

Compétences attestées :

Le titulaire de la certification est capable de :
- Développer la relation avec les clients en les accueillant, les informant et les conseillant au téléphone ou en face à face.
- Rédiger les documents commerciaux conformément aux informations fournies par les services commerciaux et contenues dans les bases de données de l’entreprise.
- Administrer les ventes de la livraison au règlement en informant le client.
- Pérenniser les ventes en contribuant à la mise en place de procédures qualité dans l’entreprise et en réalisant des études et veilles.
- Sélectionner des fournisseurs pour référencement en étudiant les demandes d’achat et en comparant leurs offres.
- Passer des commandes après les avoir préparées et contrôlées.
- Contrôler les achats et les règlements à l’aide d’outils de suivi.
- Faciliter les échanges internes en diffusant l’information à l’aide de supports de communication.
- Contribuer à l’amélioration de l’image de l’entreprise en participant à la communication institutionnelle et à la communication commerciale.
- Organiser le travail (administratif, collaboratif) et les activités (déplacements, événements) en mettant en œuvre des méthodologies et des technologies appropriées.