Assistant médico-administratif

Activités visées :

L’Assistant(e) Médico-Administratif(ve) assiste un ou  plusieurs responsables, Cadres administratifs, DRH, médecins, praticiens spécialistes, chirurgiens, directeurs d’établissements médicaux etc.
Elle ou Il encadre les secrétaires médicales (ou AMA de classe normale dans les hôpitaux publics FPH) de son service dans la plupart des cas et selon les besoins.
Elle ou il doit être capable d’effectuer toutes les tâches d’un secrétariat médical ou AMA de classe normale et en plus maitriser l’ensemble des activités à responsabilités de son poste d’Assistant(e) Médico-Administratif(ve) en toute autonomie, comme dans les quatre blocs suivants :
     BLOC N° 1. Organisation administrative de l’établissement médical.
L’Assistant(e) Médico-Administratif(ve) assure :
- la gestion des plannings: salles d’examens, blocs opératoires,
- l’organisation des colloques, séminaires et réunions de service,agents et/ou secrétaires médicales, salles de réunions
- la Participation à « l’accréditation » des établissements et au  suivi qualité pour la partie administrative
- les améliorations de la gestion administrative quotidienne,
- l’élaboration des matrices de comptes rendus, courriers, synthèses, ordres du jour...
- la mise à jour les documents en fonction des changements législatifs
- la création des supports (diaporama, présentation sous PowerPoint).
     BLOC N° 2. Recrutement - management- encadrement (tutorat)
L’Assistant(e) Médico-Administratif(ve) s’occupe:
- d’aider à la médiation, à la résolution de conflits interne et/ou externe,
- d’élaborer les profils de poste des secrétaires médicales ou AMA de classe normale avec la direction (création d’une fiche de poste)
- de la sélection et du recrutement en collaboration avec son cadre administratif,
- de la formation, de tutorer les stagiaires et les secrétaires débutantes,(Contrat apprentissage, contrat d’avenir, etc.),
- de l’encadrement des secrétaires médicales (ou des AMA de classe normale) de son service.
     BLOC N° 3. Accompagnement et suivi du patient
L’Assistant(e) Médico-Administratif(ve) de classe supérieure intervient :
- en Français ou en langue anglaise afin d'informer le patient,
- à la vérification (pour éviter les erreurs et les oublis de facturation pour le codage du service PMSI) des élèments constitutifs que doit comporter obligatoirement le dossier médical dit: DPI. Le DPI est constitué en amont par le secrétariat médical ou l'AMA de classe normale.
- dans l’accompagnement et la mise en relation du patient avec l’équipe médicale chargée de pratiquer des examens complémentaires ou bien lors d'une admission en cas d'hospitalisation.
     BLOC N° 4. Gestion comptable de l’établissement de santé
L’Assistant(e) Médico-Administratif(ve) coordonne:
- la négociation et le suivi des contrats avec les différents fournisseurs
- la préparation des documents comptables: factures d’achat, relevés de banque, devis, factures d’honoraires patients, etc. pour la réalisation du bilan. Cela en lien avec le service comptable interne ou externe dans les établissements de moins de 50 salariés.
- et/ou saisit la préparation des payes sur un logiciel interne ou bien sur tableur ex: Excel (dans les établissements de moins de 50 personnes).
- le suivi des impayés (tiers payant), et les relations extérieures avec: la CPAM, les mutuelles, les relances patients, service contentieux etc.
- et saisi le pointage des présences sur logiciels spécifiques interne ou bien en créant des tableaux.

Compétences attestées :

Le (la) Titulaire doit être capable de:
- Maitriser les logiciels bureautiques : Excel, pack office, PowerPoint, ou logiciels équivalents.Egalement savoir utiliser les logiciels spécifiques métiers en interne
- Rédiger en utilisant des mots et thermes précis et adaptés, langage soutenu…(maitrise des synthèses etc…)
- Faire des recherches sur internet si besoin ou bien pour gérer la logistique: ex: réserver hôtels, billets d’avion, trains, restaurants...
- Maitriser la terminologie médicale et les examens médicaux sur l'ensemble du corps humain afin de:
    .guider les patients dans les salles comportant le bon matériel,
    .gérer la planification des examens (durée en temps)
- Connaitre la législation du secteur médical privé ou hospitalier public pour l’obtention et la mise à jour de l’accréditation (normes de Qualité et suivi de la veille)
- Compléter les documents spécifiques comme: CMU, AME, AT etc.
- Utiliser les outils de communication,
- Occuper les fonctions attribuées au sécrétariat médical de classe normale si besoin,
- Préparer et d'organiser des tests et/ou entretien préalable à l'embauche,
- Accueillir, former, encadrer, accompagner et suivre tout stagiaire ou débutant au métier de SM ou AMA,
- Définir la gestion des priorités pour une meilleure efficacité dans le service ou à son poste de travail,
- Dispatcher, déléguer tout en faisant son travail,
- Savoir la composition de l'ensemble des éléments obligatoires du: Dosier Patient Unique (DPU) et Dossier Médical Partagé (DMP)
- Connaitre l’environnement et le personnel médical afin de guider le patient,
- S'exprimer avec une grande aisance afin de pouvoir négocier avec des fournisseurs exemple: achats de fournitures de bureau, d'accéssoires: gants stériles, instruments de petite chirurgie etc.,
- Avoir les bases de la comptabilité générale, de relancer les impayés...,
- Savoir et de se mettre à jour sur les bases du droit de travail dans le but d'effectuer certaines formalités obligatoires lors des  pré-embauches si besoin...,