Assistant de gestion des petites entreprises

Objectifs et contexte de la certification :

La certification répond à un besoin de compétences émanant d’une demande des chefs d’entreprise de petites structures et d’un souhait des créateurs d’entreprise de se former à la gestion d’entreprise.

L’Assistant Gestion des Petites Entreprises exerce essentiellement son activité au sein de Très Petites Entreprises (TPE), voire de Petites et Moyennes Entreprises (PME).

Les chefs d’entreprise d’une TPE recrutent un Assistant Gestion des Petites Entreprises en autonomie dans ses missions pour déléguer l’ensemble des tâches administratives, comptables, commerciales au sens large du terme, ce qui leur permet de se consacrer davantage à leur métier technique.

Les titulaires de la certification peuvent également choisir de créer ou de reprendre une activité, seul ou avec un ou des collaborateurs et de devenir dirigeant d’entreprise. 

Activités visées :

L’Assistant Gestion des Petites Entreprises exercent principalement les activités suivantes :    

Réaliser l'ensemble des tâches administratives nécessaires au fonctionnement de l'entreprise en adéquation avec sa culture 

- Il assure l’accueil des tiers en leur donnant les premiers renseignements et en filtrant les appels ; il traite le courrier.  

- Il est en mesure d’organiser des prestations en réalisant les supports, gérant les réservations de salles, ... Il maitrise les outils et logiciels numériques nécessaires à la réalisation de tâches administratives comme la rédaction et l’envoi de documents ... 

- Il assure la gestion administrative du personnel notamment le suivi des échéances des différents contrats liés aux salariés, la participation au suivi du personnel (fiche de poste, plan de formations, entretiens obligatoires, procédures de recrutement, planning), le suivi des contrats de travail,… à l’aide de tableaux de bord. Il rassemble les informations variables de paie de chaque salarié 

- Il réalise une veille législative et met à jour des documents réglementaires obligatoires.   

Assurer l'ensemble des tâches comptables et la gestion analytique et financière 

- Il procède aux rapprochements bancaires, effectue les ordres de virement, vérifie les factures des fournisseurs comme des clients, prépare leurs règlements en respectant les échéances afin de suivre et contrôler la trésorerie. 

- A partir de l’utilisation des logiciels de gestion comptables, il assure l'enregistrement des pièces comptables, réalise les déclarations fiscales et sociales. Il met en place des tableaux de bord et participe à l'élaboration du bilan annuel et du compte de résultats. 

- Il calcule les ratios économiques et financiers et participe à l'analyse des données chiffrées pour aider le chef d’entreprise à établir le budget prévisionnel de la société et à prendre des décisions   

Contribuer à l'organisation et la mise en œuvre de l'action commerciale 

- Il peut être amené·e à organiser les tournées des commerciaux et des techniciens. Il participe à la gestion des achats, réalise le suivi de stock, identifie les besoins de chantier et passe les commandes.  

- Il est en mesure de réaliser un argumentaire commercial, d’organiser un évènementiel et le cas échéant, est amené·e à participer à l’acte de vente. Il entretient une relation de proximité avec les clients et fournisseurs et ainsi participe à la veille technique et commerciale.   

Collaborer à la stratégie de développement de l'entreprise 

- Il est capable d’établir un diagnostic d’entreprise dans l’objectif de proposer des pistes d’amélioration. 

- Il réalise une étude de marché pour le lancement d'un nouveau produit et/ou service en lien avec le marketing mix. Il étudie et propose un circuit de distribution du produit adapté à l’entreprise ; il calcule le coût de revient, le prix de vente et le retour sur investissement, il élabore un plan de communication budgétisé. Il réalise et analyse les tableaux de bord de suivi des activités.   

L’Assistant Gestion des Petites Entreprises maitrise parfaitement le langage écrit et parlé. Très polyvalent, il est amené à conduire plusieurs dossiers en même temps en gérant les priorités. En veille régulière sur la réglementation administrative et juridique, il adapte son activité aux évolutions de l’environnement professionnel. En appui du·Chef d’entreprise, il participe à la Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences et contribue à la démarche d’amélioration continue de l’entreprise avec une sensibilité particulière pour la responsabilité sociétale des entreprises. Son poste charnière dans l’entreprise nécessite de bonnes capacités relationnelles.   

Compétences attestées :

  L'Assistant Gestion des Petites Entreprises est capable de :   

- Réaliser l’ensemble des tâches administratives nécessaires au fonctionnement de l’entreprise en adéquation avec sa culture  

• Gérer le standard et l’accueil physique   
•  Traiter le courrier
• Organiser le classement documentaire  
•  Assurer la fonction administrative  
•  Organiser une réunion, une prestation, 
•  Gérer les achats de consommables en lien avec les différents services  
•  Assurer la préparation de la paie et le suivi administratif du personnel en tenant compte de la législation en vigueur       

- Assurer l’ensemble des taches comptable et la gestion analytique et financière  

• Assurer le suivi de la facturation et des disponibilités bancaires (trésorerie)       
• Assurer l'ensemble des tâches comptables au sein d'une entreprise 
• Assurer le suivi financier, prévisionnel et analytique de l'entreprise  

- Contribuer à l’organisation et la mise en œuvre de l’action commerciale  

• Gérer les déplacements techniques et commerciaux
• Gérer les commandes fournisseurs  
• Contribuer à l'élaboration et la mise en œuvre de l'action commerciale       
• Assurer la relation avec les partenaires   
• S'assurer de l'efficacité de la mission commerciale 

- Collaborer à la stratégie de développement de l’entreprise    

• Analyser l'entreprise et son marché 
• Contribuer à l'élaboration et à la mise en œuvre d'une stratégie marketing
• Participer à l'adaptation de l'entreprise à son environnement et à son activité  

Modalités d'évaluation :

BC1 - Réaliser l'ensemble des tâches administratives nécessaires au fonctionnement de l'entreprise en adéquation avec sa culture

• Évaluation des savoir-faire professionnels sur le poste d’accueil - Pratique individuelle - Coef. 2
• Étude de cas « Organisation d’une prestation » : réalisation d’un dossier écrit numérique compilant différents documents nécessaires à l’organisation de la prestation - Durée : 3,5 h - Évaluation Individuelle - Coef. 2  
• Épreuve orale devant un jury de professionnel présentant une procédure de collecte des éléments de paye mise en place au sein de l’entreprise - Épreuve individuelle - Durée : 30 min - Coeff. 2 

BC2 - Assurer l'ensemble des tâches comptables et la gestion analytique et financière

• Dossier composé de 6 fiches méthodologiques d’activités réalisées à partir du milieu professionnel - Dossier écrit - Évaluation individuelle - Coef.3  
• A partir du dossier, analyse de pratique devant un jury de professionnel - Oral individuel - Durée : 30 min  - Coef. 3  

BC 3 - Contribuer à l'organisation et la mise en œuvre de l'action commerciale

• Mise en situation autour d’une action commerciale devant un jury de professionnels 
• Pratique individuelle tirée au sort - Durée : 15 min - Coef. 3                    
• Analyse de la mise en situation devant un jury de professionnels - Oral individuel - Durée : 20 min - Coef. 3 

BC4 - Collaborer à la stratégie de développement de l'entreprise  

• Étude de cas sur la stratégie marketing d’une entreprise du territoire - Épreuve orale, individuelle - Durée : 1 h (30 mn de préparation, 30 mn de soutenance) - Coef.2  
• Production d’un dossier individuel « Diagnostic et projet d’entreprise », écrit individuel de 30 à 35 pages - Coef.2   
• Présentation orale du dossier "Diagnostic et Projet d'Entreprise" - Epreuve orale individuelle - Durée : 30 min - Coef. 2