Chargé des ressources humaines

  - Organiser le recueil et le traitement des données relatives à la gestion du personnel (DSN) notamment pour la BDES, pour alimenter le SIRH et opérer des traitements spécifiques de données en s’assurant du respect des règles de confidentialité dans leur mode d’utilisation (RGPD). · 

-Actualiser les données en matière d’obligations légales, réglementaires et juridiques liées à la gestion du personnel en analysant et respectant la législation de chaque pays et le règlement intérieur de l'entreprise, pour obtenir et exploiter des données fiables et mises à jour. · 

-Réaliser le suivi des données collectives et individuelles du personnel en actualisant les registres relevant des obligations de l’entreprise, afin d’assurer le reporting mensuel des données. 

-Analyser après les avoir renseignés les différents tableaux de bord en vue de la réalisation du bilan social de l'entreprise en déterminant ceux qui seront le plus significatifs pour obtenir une image actualisée des caractéristiques des ressources humaines de l’entreprise, (% travailleurs handicapés, égalité hommes/femmes, % alternants, QVT…).

- Etablir les différents documents réglementaires propres au recrutement ou au licenciement d’un salarié, en vérifiant, le respect des obligations réglementaires et légales, (gestion du contrat de travail, affiliations caisses et organismes sociaux) pour fiabiliser les procédures.

 - Constituer et mettre à jour régulièrement les dossiers des salariés en vérifiant l’application de la convention collective et des accords négociés avec les partenaires sociaux, pour établir les déclarations sociales obligatoires en conformité avec la législation et traiter des informations sociales fiables. · 

-Etablir les fiches de paie à partir des éléments fixes et variables propres à chaque salarié transmis par les services, en en vérifiant la fiabilité et la complétude pour éditer des paies exactes. 

-Constituer les dossiers relatifs aux procédures disciplinaires et licenciements s’assurant de leur conformité aux obligations légales, pour prévenir tout contentieux ou en limiter les effets. 

     Etude de   cas : Exploitation du   Système d’Information des Ressources Humaines d’une entreprise A partir de dossiers individuels du personnel, le candidat identifie les données du personnel à renseigner dans le SIRH, les informations manquantes, le mode   d’actualisation des données, leur exploitation possible au niveau individuel   et collectif, le choix d’extractions sous forme de tableaux de bord pour le   reporting et la préparation du bilan social. L’étude est présentée en groupe et   commentée à l’oral. Mise en   situation pratique : Etablissement du   dossier d’un salarié Ce dossier   comportant les données du salarié, son contrat de travail, le récapitulatif   des démarches réalisées le concernant (DPAE, mutuelle, prévoyance, médecine   du travail, …) est à analyser pour en en contrôler la   conformité.  Mise en   situation pratique : Etablissement   d’une fiche de paie A partir d’un relevé d’activité d’un salarié, le candidat vérifie qu’un bulletin de paie prend en compte tous les éléments fixes   et variables, le suivi des absences et des congés, les heures supplémentaires les charges salariales et patronales… Etude de cas :    Montage d’un dossier   disciplinaire Le candidat dispose de la demande de sanction disciplinaire ; il analyse la légalité de la demande, en   définit le processus et les différentes étapes et établit les principaux   documents (lettres d’avertissement, mise à pied…)     

  · Recueillir et analyser les besoins en recrutement des services afin d’organiser le processus de recrutement, en prenant en compte les orientations de la gestion prévisionnelle des compétences et les obligations légales : gestion du handicap, égalité hommes/femmes, emploi d’alternants… · 

-Déterminer le profil de poste avec le manager (missions, compétences, formation, expérience…) pour identifier les actions de sourcing à privilégier, en tenant compte du marché et de ses contraintes. · 

-Organiser un sourcing adapté à la cible visée en veillant à favoriser sa marque employeur (site web, blogs, réseaux sociaux, cooptation, forums, campus management, inbound recrutement…) pour attirer les candidats. · 

-Conduire des entretiens de recrutement pour présenter au manager une sélection de candidats, en utilisant une grille d’entretien multicritères respectueux de la législation. 

-Organiser l’accueil et l’intégration du nouveau collaborateur pour optimiser sa prise de fonction en mettant en place différentes étapes d’accompagnement. 

  Dossier opérationnel : Mise en place d’une procédure de recrutement d’un nouveau salarié A partir d’une demande motivée de recrutement d’un manager, le candidat présente un profil de poste, la méthode de sourcing de candidats, les critères de présélection de candidats, une grille d’entretien de recrutement, le parcours d’intégration. Ce dossier est présenté et animé à l’oral face au client interne prescripteur. 

-Organiser le recueil des besoins de   formation (procédure et périodicité) auprès des services de l’entreprise en   accompagnant le process (diffusion de tableaux de recueil des données,   information et conseil auprès des managers et des salariés…) afin de disposer   de données exhaustives. · 

-Analyser les demandes de formation   en tenant compte des orientations de la GPEC, pour les répartir entre les   domaines de formation privilégiés par l’entreprise. 

-Appliquer les critères d’éligibilité   des demandes en analysant leur conformité avec les objectifs du plan   (orientations stratégiques) ou les dispositions législatives (CPF, CPF de   transition…), afin de déterminer leur recevabilité et leur imputation (plan   ou initiative individuelle). · 

-Etablir et rédiger le plan de   développement des compétences en intégrant les impératifs budgétaires de   l’entreprise et en justifiant sa répartition (équilibre hommes/femmes,   séniors, jeunes…), pour validation par la direction, information/consultation   du CSE. · 

-Organiser la recherche et la   consultation des organismes de formation selon leurs contenus et modalités   pédagogiques (e-learning, blended-learning, plateformes, serious games,   mobile learning…), en optimisant leur rapport qualité/prix, afin de   sélectionner ceux à référencer. · 

-Assurer le paiement des   contributions obligatoires en respectant la règlementation (taux et délais)   pour bénéficier de prises en charge. · 

-Effectuer les demandes de   financement des formations en s’assurant de la complétude des dossiers à   transmettre, pour la prise en charge financière des actions par les   organismes habilités (OPCO, collectivités territoriales…). ·

 -Appliquer ou faire appliquer les   procédures d’inscription et de contrôle de la participation des apprenants   aux actions de formation en relevant et analysant les écarts (taux de   réalisation, de suivi et taux de satisfaction des apprenants, respect du   budget), pour mettre en œuvre le plan. · 

-Réaliser le bilan financier du plan   de développement des compétences en analysant les écarts entre réalisation et   plan budgété, pour présentation à la direction et information/consultation du   CSE.     

  Dossier opérationnel :  Organisation du recueil des besoins de formation. A partir des orientations stratégiques de la Direction et des besoins de formation, le candidat définit les domaines de formation concernés, leur cohérence avec les orientations stratégiques, sélectionne les organismes de formation et détermine les sources de financement. Il conseille les salariés sur le dispositif approprié (CPF, Bilan de compétences, VAE…). Etude de cas :  Rédaction du rapport pour information/consultation du CSE. A partir de tableaux présentant les besoins de formation et de la note d’orientation stratégique d’une entreprise, le candidat rédige le rapport de présentation du plan pour information et consultation du CSE. Dossier présenté et argumenté à l’oral face à un CSE.  

  · Analyser et décrire les missions et activités des postes actuels en précisant les compétences nécessaires, afin de disposer d’une vision d’ensemble des emplois. · 

-Définir et décrire les emplois sur le moyen / long terme en tenant compte des évolutions technologiques et organisationnelles prévisibles (intelligence artificielle, robotisation, télétravail…), pour déterminer les nouvelles compétences nécessaires à acquérir ou développer. ·

- Identifier les écarts de compétences en tenant compte des impacts budgétaires, pour sélectionner ceux qui doivent être comblés prioritairement. 

-Proposer les actions à engager en exploitant les entretiens annuels et professionnels pour disposer à l’avenir des compétences nécessaires. 

  Etude de cas :  Identification et analyse des écarts de compétences entre situation actuelle et situation à venir et des actions à engager. A partir de fiches de descriptions d’emplois actuels, de descriptions d’emplois à venir, de comptes rendus d’entretiens professionnels, le candidat analyse la situation afin d’identifier les compétences à venir clés et les actions à engager pour les obtenir. Cette étude est présentée sous forme de visuels et schémas pour cartographier la situation à n et n+1. 

  -Organiser les élections des membres du CSE pour constituer   la représentation de cette instance en s’assurant de la conformité du   déroulement des élections avec la législation. · 

-Organiser la mise à disposition des moyens dédiés   aux organisations syndicales et aux membres du CSE (bureaux, budget de   fonctionnement, heures syndicales, activités sociales…) pour permettre leur   fonctionnement en assurant et contrôlant leur conformité avec la législation. · 

-Déterminer en collaboration avec sa direction les   études spécifiques à réaliser pour respecter les obligations de l’entreprise,   en précisant les moyens à allouer. · 

-Préparer les dossiers en vue de réunions   d’information/consultation (CSE) ou de négociation (délégués syndicaux) pour   présenter de manière objectivée les projets d’entreprise et répondre aux   demandes des interlocuteurs en identifiant leurs attentes et celles de   l’entreprise.  · 

-Préparer ou contrôler les comptes rendus des   réunions pour disposer d’une trace fiable des éléments discutés et des   actions à engager en repérant les points clés décidés ou à approfondir. · 

-Exercer   une fonction de veille sur les évolutions des réglementations (droit du   travail, conditions de travail, rémunérations, RSE, QVT), en sélectionnant les plus pertinentes afin   d’actualiser les informations à transmettre. · 

-Sélectionner et rédiger les messages à diffuser, en vérifiant   la justesse des informations délivrées et leur adéquation avec la politique   RH notamment en matière de RSE, en vue d’informer   correctement les salariés sans commettre d’impair. · 

-Créer   des supports documentaires, techniques ou réglementaires en y faisant   participer les services concernés, pour sensibiliser ou transmettre des   informations importantes aux salariés (blogs, intranet collaboratif,   newsletter, supports vidéos…). 

 -Contrôler   les productions réalisées notamment par des agences externes avant leur   diffusion, en vérifiant leur adéquation au cahier des charges et leur impact   sur la marque employeur de l’entreprise, afin de prévenir tout oubli, erreur   ou non-conformité. ·

-Evaluer   les actions de communication mises en œuvre en mesurant leurs effets sur le   niveau d’information des salariés afin d’en effectuer le reporting auprès de   la direction.     

     Rapport   d’étude : Etude portant   sur un des aspects relevant de la gestion des ressources humaines (ex :   index égalité – hommes/femmes, droit à la déconnexion…).  A l’aide de tableaux statistiques ou de   données chiffrées du domaine étudié, le candidat présente la problématique, ses enjeux,   la méthode utilisée, l’analyse des données, les recommandations. Dossier de   synthèse :  Rédaction d’un   dossier préparatoire de la négociation d’une mesure salariale (NAO :   augmentations générales). A partir d’une   note donnant des indicateurs économiques de l’environnement et les   orientations de la Direction, et de tracts ou courriers d’organisations   syndicales, le candidat rédige des scénarios relatifs à la mesure concernée,   les enjeux des différents acteurs, les marges de négociation selon les   acteurs Ce dossier est   présenté à l’oral en jeu de rôle devant un CSE. Mise en   pratique : Rédaction d’un   message d’informations portant sur un aspect concernant le droit du travail, les conditions de travail, ou les   rémunérations A partir d’un texte   de loi venant modifier des dispositions sociales, le candidat rédige un message à l’attention des collaborateurs. Il est construit autour du thème traité, les changements   induits, les bénéfices attendus ; le choix du support utilisé et du mode   de diffusion doit être argumenté. Il   indique comment sera évalué l’impact de la communication     

 -Organiser le travail à produire au sein du service RH en fonction des activités à réaliser et des compétences de chacun pour répartir et coordonner au mieux les missions. · 

-Définir les objectifs individuels et collectifs à atteindre, les normes qualité et les délais, en déterminant les moyens correspondants à allouer, pour encadrer l’activité de chacun et de tous. · 

-Définir les modalités de suivi et de contrôle des activités permettant de vérifier le travail réalisé afin de faire des ajustements nécessaires. ·

- Contrôler les actions effectuées, en identifiant les difficultés d’exécution ou sources d’erreurs potentielles pour expliquer et corriger le cas échéant · 

-Animer différents types de réunions pour suivre l’état d’avancement des activités, résoudre les problèmes posés, mobiliser l’équipe, en adaptant son mode d’animation selon l’objectif de la réunion. · 

-Privilégier des actions pouvant mobiliser et impliquer chacun des collaborateurs, afin de contribuer au développement d’un climat de travail positif. 

-Gérer les problèmes et conflits éventuels en trouvant des solutions dans l’intérêt de chacun, afin de maintenir une cohésion d’équipe. 

-Réaliser des entretiens annuels d’appréciation et des entretiens professionnels en identifiant leurs forces et marges de progression et leurs souhaits pour les faire progresser et assurer leur employabilité. 

  Etude de cas : Etude sur le fonctionnement d’une équipe RH. A l’aide d’informations communiquées sur l’organisation et les activités des membres d’une équipe, l’étude demandée doit présenter la répartition des activités entre chacun, les modalités de suivi et de contrôle, un exemple d’action de mobilisation, la gestion d’un problème (ex : médiation entre un manager et un collaborateur), un guide d’entretien d’évaluation et de conduite d’un entretien professionnel. Cette étude est présentée entre pairs à l’oral.