Chef de projets événementiels

Objectifs et contexte de la certification :

 Si la communication événementielle est fortement teintée de marketing et de commercial dans l’opinion générale, elle constitue en réalité un levier de développement global pour la marque qu’elle sert. Qu’elle concerne une entreprise de produits ou de services, une ville, une administration etc., la communication événementielle vise à développer une proximité maximale et un lien fort entre cette entité – traitée en tant que marque - et les consommateurs-citoyens-salariés. 

Elle sert l’image de la marque – tant à l’extérieur qu’en interne - pour développer sa notoriété, son prestige, sa visibilité et son capital de sympathie et de confiance nécessaires à son développement commercial et humain. En interne, elle sert ainsi au renforcement de la cohésion des équipes autour d’une culture d’entreprise, à prévenir ou à résoudre des problématiques de ressources humaines.  L’effet de la communication événementielle sur l’image de l’entreprise est dû à la dimension affective qu’elle apporte et qui exerce un effet multiplicateur sur l’image de la marque ou de l’entité en raison du caractère in vivo et in situ de l’événement extérieur à l’entreprise. Pour les tenants du marketing relationnel, ce type de communication délivre un message social qui touche le consommateur-citoyen dans son aspiration à faire partie d’une communauté.  

Activités visées :

Le Chef de Projets Evénementiels a pour mission de concevoir et faire valider un projet de communication événementielle et de préparer et piloter son déploiement. 

Il œuvre depuis la formulation de la demande du commanditaire, parfois sous forme d’appel d’offres, jusqu’à l’analyse des résultats. Concepteur d’événement, le Chef de Projet Evénementiel doit maîtriser la capacité à traduire et à contextualiser la problématique de son client ou de sa direction pour proposer une solution événementielle ingénieuse, source de différenciation et de valeur ajoutée à l’image et la notoriété du commanditaire. 

Il constitue les équipes nécessaires à sa préparation et à son déroulement et sélectionne les prestataires et les offres commerciales adaptées. Il prend en charge la sécurisation des biens et des personnes lorsque le projet donne lieu à un événement ‘’physique’’. Mobilisant son sens de l’organisation, de l’anticipation et sa rigueur, il met en place les moyens propres à la gestion des aléas.   

Compétences attestées :

 Bloc 1 : CONCEPTION DE L’EVENEMENT ET DE LA COMMUNICATION ASSOCIEE

• Traduire la problématique client pour concevoir et proposer une solution de communication événementielle pertinente. 
• Concevoir l’événement et la communication associées pour bâtir une recommandation client actuelle, innovante, réaliste et source de différentiation. 
• Bâtir les supports de la recommandation pour présenter au commanditaire (ou faire présenter par sa hiérarchie) une solution pertinente et attractive.

Bloc 2 : PRODUCTION DE L’EVENEMENT

• Préparer et mener les opérations de repérage de l’évènement pour sécuriser le déroulé et la qualité de l’évènement tout en limitant les risques. 
• Rédiger le dossier technique détaillé du projet pour assurer le bon déroulement de la production de l'événement dans le respect des délais et contraintes budgétaires définis avec le client. 
• Finaliser les détails de l’événement afin d’anticiper les aléas du projet et garantir la réussite de l’opératio

Bloc 3 : COORDINATION DE L’EVENEMENT

• Superviser le déroulement de l’évènement pour assurer la qualité de la prestation réalisée pour le client
• Superviser la mise en œuvre des actions de communication pour assurer une bonne visibilité à l’évènement. 

Bloc 4 : CLOTURE ET BILAN DE L’EVENEMENT 

• Clôturer le volet financier de l’opération pour garantir la rentabilité de l’événement. 
• Etablir le bilan de l’opération selon les critères de performance prédéfinis avec le client pour capitaliser les bonnes pratiques et améliorer les performances d’un futur projet similaire.   

Modalités d'évaluation :

 Bloc 1 : CONCEPTION DE L’EVENEMENT ET DE LA COMMUNICATION ASSOCIEE 

• Etude de cas en mode projet : reformulation du brief 
  • Production du tableau synoptique de l’événement  
  • Elaboration d’une note de synthèse interne et/ou externe de la problématique client des objectifs et des contraintes suite aux réponses du commanditaire à un nombre déterminé des questions posées.  Formulation des étapes de la réponse à appel d’offres.   Livrables  :note de synthèse et tableau synoptique  
• Etude de cas en mode projet : sélection des prestations de la recommandation
  • Rédaction d’un SWOT présentant les préconisations envisagées à faire valider par sa hiérarchie. 
  • Production d’une synthèse des prestataires présélectionnés et du synoptique enrichi pour validation auprès de sa hiérarchie        
  • Production d’un brief à l’attention des services graphistes/créatifs/web/ Community Managers internes ou externes   Livrables :  note de synthèse + tableau synoptique enrichi Brief à l’attention de l’équipe « créa »  
• Mise en situation professionnelle en mode projet : « Reco » client
  • Production d’un dossier détaillé de sa proposition à l’attention du commanditaire   
  • Production d’un support de présentation orale (PPT, Prezi…), outils de validation du projet    
  • Réalisation d’un budget poste par poste répondant à la fois aux exigences du client et aux impératifs de vente de sa structure   Livrables :  Dossier de présentation -Support de présentation orale type PPT -Budget détaillé poste par poste, TVA apparente et partie ACHAT/VENTE 

 Bloc 2 : PRODUCTION DE L’EVENEMENT

• Dans le cadre d'une mise en situation professionnelle, visite d’un site événementiel afin de mener un “mini-repérage” 
  • Rédaction d’un carnet de repérage reprenant tous les aspects à étudier sur le terrain    
  • Rédaction d’un compte rendu de repérage      Livrables :  Carnet de repérage AGENCE/CLIENT -Compte-rendu de repérage AGENCE/CLIENT  
• Dans le cadre d’une mise en situation professionnelle : les outils de suivi du projet
  • Elaboration d’un rétroplanning du projet reprenant l’ensemble des deadlines liées à la logistique et aux aspects administratifs    
  • Elaboration de matrices des listes de suivi logistique du projet (participants, rooming-list, listes restauration, transports…)   
  • Production du synoptique définitif     
  • Élaborer les bases du conducteur “fil rouge” du projet qui sera nourri au fil de l’eau    
  • Production d’un budget réactualisé      Livrables :  le rétroplanning de l’opération - la matrice liste de participants correspondant au projet -la matrice du conducteur reprenant les grandes lignes du projet -budget réactualisé 
• Dans le cadre d’une mise en situation professionnelle
  • Simulation d’une réunion de filage avec l’équipe projet (chargés de projets, prestataires, accompagnateurs…) Livrables :Ordre du jour  -CR de réunion 

 Bloc 3 : COORDINATION DE L’EVENEMENT

Dans le cadre d’un cas réel   Elaboration du conducteur/feuille de route d’un événement simple  Livrables : Conducteur/feuille de route détaillé(e)  

 Bloc 4 : CLOTURE ET BILAN DE L’EVENEMENT     Dans le cadre d’une mise en situation professionnelle  Business case Budget et Audit avec note d’analyse des choix effectuées