Aller à la navigation principale Aller au contenu Aller à la navigation de bas de page
Répertoire national des certifications professionnelles

Secrétaire assistant

Active

N° de fiche
RNCP35094
Nomenclature du niveau de qualification : Niveau 4
Code(s) NSF :
  • 324t : Saisie, mise en forme et communication des données
Formacode(s) :
  • 35054 : secrétariat assistanat
  • 35052 : accueil
  • 35093 : correspondance professionnelle
  • 35035 : secrétariat assistanat spécialisé
Taux d'insertion global moyen à 6 mois : 92%

Date d’échéance de l’enregistrement : 18-11-2023
Nom légal Nom commercial Site internet
INST DE FORMATION COMMERCIALE PERMANENTE IFOCOP https://www.ifocop.fr
Objectifs et contexte de la certification :

Le secrétaire- assistant occupe un rôle clé au sein d'une entreprise, d'un cabinet ou d'une administration. 

Chargé de l’accueil, du planning, des rendez-vous et de l’administratif, le secrétaire assistant fait l’interface entre les membres d’une entreprise et ses relations avec l’extérieur, clients, fournisseurs et prestataires. 

Activités visées :

Participation à la gestion administrative d’un service

Participation à la gestion commerciale d’un service

Accueil et transmission des informations

Coordination des activités d’une équipe ou structure  

Compétences attestées :

Organiser son poste de travail informatique en définissant le mode de classement et d’archivage des données pour assurer la gestion documentaire de l’entreprise. 

Concevoir des procédures de classement et de recherche de documents informatisées afin d’assurer une organisation efficace ainsi que la traçabilité des informations    

Effectuer une étude documentaire informatisée en adoptant une stratégie de recherche adapté et efficace afin d’exploiter et restituer des données.   

Diffuser des données via des outils collaboratifs (mail, forum d’entreprise, newsletter, plateforme collaborative, réseaux sociaux et réseau d’entreprise…) dans l’optique d’optimiser le partage et la gestion de l’information     

Elaborer différents supports en utilisant les logiciels et outils adaptés à la tâche à réaliser pour assurer le bon fonctionnement et le développement de l’entreprise   

Recenser les besoins en des consommables en respectant la politique achat de la structure afin d’assurer la gestion optimale du service   

Produire des documents commerciaux entrants et sortants (devis, bon de commande, bon de livraison, facture) en utilisant des outils bureautiques et la charte graphique de la structure dans le but de garantir le bon fonctionnement opérationnel et commercial de la structure   

Assurer la gestion, y compris électronique, de documents commerciaux en suivant voire créant la procédure de classement afin de tracer l’activité commerciale   

Effectuer le suivi des commandes émises et reçues, via des outils bureautiques, numériques et progiciels, dans l’optique de garantir les livraisons 

Relancer les impayés via le téléphone et les outils numériques afin d’assurer le paiement des prestations  

Concevoir et actualiser les tableaux de suivi de l’activité commerciale via des outils bureautiques et progiciels afin de permettre au(x) dirigeant(s) (es) d’évaluer la politique commerciale   

Assurer le suivi commercial en entretenant une relation régulière et privilégiée avec les clients et fournisseurs de l’entreprise afin de fidéliser ses partenaires externes   

 Assurer l’accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes tout en promouvant l’image de la structure et respectant le cadre déontologique fixé   

Orienter les personnes selon leur demande, de visu, par téléphone ou via des outils numériques, dans le cadre d’une démarche qualité et en visant la satisfaction des clients / usagers  

Garantir la prise de rendez-vous et la tenue d’agenda pour un ou plusieurs collaborateurs, en ayant recours aux partages d’agendas, mails, rappels automatiques   

Préparer les réunions et les déplacements des collaborateurs afin de d’assurer l’organisation de ces activités

Modalités d'évaluation :

 Mises en situation professionnelle, écrites et orales. 

N° et intitulé du bloc Liste de compétences Modalités d'évaluation
RNCP35094BC01

Participer à la gestion administrative et commerciale d'un service / d'une structure

Organiser son poste de travail informatique en définissant le mode de classement et d’archivage des données pour assurer la gestion documentaire de l’entreprise.  

Concevoir des procédures de classement et de recherche de documents informatisées afin d’assurer une organisation efficace ainsi que la traçabilité des informations  

Effectuer une étude documentaire informatisée en adoptant une stratégie de recherche adapté et efficace afin d’exploiter et restituer des données.  

Diffuser des données via des outils collaboratifs (mail, forum d’entreprise, newsletter, plateforme collaborative, réseaux sociaux et réseau d’entreprise…) dans l’optique d’optimiser le partage et la gestion de l’information  

Elaborer différents supports en utilisant les logiciels et outils adaptés à la tâche à réaliser pour assurer le bon fonctionnement et le développement de l’entreprise  

Recenser les besoins en des consommables en respectant la politique achat de la structure afin d’assurer la gestion optimale du service  

Produire des documents commerciaux entrants et sortants (devis, bon de commande, bon de livraison, facture) en utilisant des outils bureautiques et la charte graphique de la structure dans le but de garantir le bon fonctionnement opérationnel et commercial de la structure  

Assurer la gestion, y compris électronique, de documents commerciaux en suivant voire créant la procédure de classement afin de tracer l’activité commerciale  

Effectuer le suivi des commandes émises et reçues, via des outils bureautiques, numériques et progiciels, dans l’optique de garantir les livraisons  

Relancer les impayés via le téléphone et les outils numériques afin d’assurer le paiement des prestations  

Concevoir et actualiser les tableaux de suivi de l’activité commerciale via des outils bureautiques et progiciels afin de permettre au(x) dirigeant(s) (es) d’évaluer la politique commerciale  

Assurer le suivi commercial en entretenant une relation régulière et privilégiée avec les clients et fournisseurs de l’entreprise afin de fidéliser ses partenaires externes   

Mise en situation professionnelle


1/Réalisée en individuel, à l’aide d’outils bureautiques A partir d’informations sur le fonctionnement et l’identité visuelle d’une structure fictive, il est demandé au candidat d’élaborer et reproduire des documents administratifs et commerciaux tels que courrier, note interne, devis, rapport d’activité, règlement, facture, conditions générales de vente ... 


2/Réalisée en individuel, à l’aide des outils bureautiques et collaboratifs en ligne Il est demandé au candidat de mettre en place une procédure de commande de repas :  Recherche et sélection de fournisseurs, mise en place d’un process opérationnel et de classement, diffuser aux collaborateurs 


3/Réalisée en individuel, à l’aide d’un logiciel de traitement de texte et d’un tableur En fonction d’éléments portant sur une structure fictive, le candidat élabore des documents relatifs à l’administration des achats et des ventes tels qu'u n document synthétique permettant de recenser les besoins en fournitures, une facture avec formules de calculs intégrées, un courrier de relance, un tableau de suivi, des graphiques retraçant l’évolution des consommations sur une période donnée, un mail adressé à un client mécontent  


RNCP35094BC02

Assister un hiérarchique ou une équipe

Assurer l’accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes tout en promouvant l’image de la structure et respectant le cadre déontologique fixé  

Orienter les personnes selon leur demande, de visu, par téléphone ou via des outils numériques, dans le cadre d’une démarche qualité et en visant la satisfaction des clients / usagers  

Garantir la prise de rendez-vous et la tenue d’agenda pour un ou plusieurs collaborateurs, en ayant recours aux partages d’agendas, mails, rappels automatiques  

Préparer les réunions et les déplacements des collaborateurs afin de d’assurer l’organisation de ces activités.   

Mise en situation professionnale


 1/Réalisée en individuel, à l’aide d’outils bureautiques et d’internet. En fonction d’éléments relatifs à un déplacement d’affaire, il est demandé au candidat de l’organiser dans son intégralité (rendez-vous, transport, hébergement, …) 


2/Réalisée en individuel, par téléphone ou service de conférence à distance. A partir de problématiques d’accueil rencontrées par une entreprise fictive, il est demandé au candidat de traiter la réclamation d’un interlocuteur.   

Description des modalités d'acquisition de la certification par capitalisation des blocs de compétences et/ou par équivalence :

  Voie d’accès à la certification par la formation1. Validation de tous les blocs de compétences par leurs modalités d’évaluations spécifiques   

2. Evaluations complémentaires : dossier professionnel en lien avec une période en entreprise d'au moins 3 mois 

Voie d’accès à la certification par la VAE 1. Validation de l’ensemble des blocs de compétences par un dossier de valorisation  

2. Entretien devant un jury         

L’accès à la certification professionnelle est également possible par la mise en œuvre d’un parcours mixte (formation + VAE).        

Secteurs d’activités :

Le secrétariat/assistanat exercent dans toutes tailles d’organisations et tous secteurs d’activités.  

Type d'emplois accessibles :

Secrétaire assistant(e) 

Assistant administratif(ve) 

Assistant(e) personnel 

Assistant(e) d’équipe 

Assistant(e) d’entreprise 

Executive assistant 

Secrétaire 

Secrétaire administratif(ve) 

Secrétaire polyvalent(e) 

Secrétaire réceptionniste  

Code(s) ROME :
  • M1607 - Secrétariat
Références juridiques des règlementations d’activité :

NC

Le cas échéant, prérequis à la validation des compétences :

- Niveau 3 validé

- Expérience professionnelle souhaitée dans le domaine visé



Validité des composantes acquises :
Voie d’accès à la certification Oui Non Composition des jurys
Après un parcours de formation sous statut d’élève ou d’étudiant X -
Après un parcours de formation continue X

 Le jury est composé de trois membres dont deux professionnels externes 

En contrat de professionnalisation X

 Le jury est composé de trois membres dont deux professionnels externes 

Par candidature individuelle X -
Par expérience X

 Le jury est composé de trois membres dont deux professionnels externes 

En contrat d’apprentissage X

Le jury est composé de trois membres dont deux professionnels externes

Oui Non
Inscrite au cadre de la Nouvelle Calédonie X
Inscrite au cadre de la Polynésie française X
Lien avec d’autres certifications professionnelles, certifications ou habilitations : Oui
Certifications professionnelles, certifications ou habilitations en équivalence au niveau européen ou international :


Certifications professionnelles enregistrées au RNCP en équivalence :
N° de la fiche Intitulé de la certification professionnelle reconnue en équivalence Nature de l’équivalence (totale, partielle)
Liens avec des certifications et habilitations enregistrées au Répertoire spécifique :


Référence des arrêtés et décisions publiés au Journal Officiel ou au Bulletin Officiel (enregistrement au RNCP, création diplôme, accréditation…) :

Date du JO / BO Référence au JO / BO
08-07-2009

Arrêté du 8 juillet 2009 publié au Journal Officiel du 21 juillet 2009 portant enregistrement au répertoire national des certifications professionnelles. Enregistrement pour trois ans, au niveau IV, sous l’intitulé Secrétaire administratif (ve) et commercial (e) avec effet au 21 juillet 2009, jusqu'au 21 juillet 2012  

10-08-2012

Arrêté du 10 août 2012 publié au Journal Officiel du 22 août 2012 portant enregistrement au répertoire national des certifications professionnelles. Enregistrement pour cinq ans, au niveau IV, sous l’intitulé "Secrétaire - Assistant(e)" avec effet au 21 juillet 2012 jusqu'au 22 août 2017. 

11-02-2004

Arrêté du 11 février 2004 publié au Journal Officiel du 18 février 2004 portant enregistrement au répertoire national des certifications professionnelles. Enregistrement pour cinq ans. 

08-12-2017

Arrêté du 8 décembre 2017 publié au Journal Officiel du 21 décembre 2017 portant enregistrement au répertoire national des certifications professionnelles. Enregistrement pour trois ans, au niveau IV, sous l'intitulé "Secrétaire - Assistant" avec effet au 22 août 2017, jusqu'au 21 décembre 2020. 

Date de décision 18-11-2020
Durée de l'enregistrement en années 3
Date d'échéance de l'enregistrement 18-11-2023
Statistiques :
Année d'obtention de la certification Nombre de certifiés Nombre de certifiés à la suite d’un parcours vae Taux d'insertion global à 6 mois (en %) Taux d'insertion dans le métier visé à 6 mois (en %) Taux d'insertion dans le métier visé à 2 ans (en %)
2018 19 1 93 93 89
2017 14 1 92 77 80
Lien internet vers le descriptif de la certification :

Liste partielle des organismes préparant à la certification :
Nom légal Rôle
MADAME ELODIE TAMBORINI Habilitation pour former et organiser l’évaluation
Certification(s) antérieure(s) :
N° de la fiche Intitulé de la certification remplacée
RNCP15158 RNCP15158 - Secrétaire - Assistant
Référentiel d’activité, de compétences et d’évaluation :

Référentiel d’activité, de compétences et d’évaluation
Ouvre un nouvel onglet Ouvre un site externe Ouvre un site externe dans un nouvel onglet