Assistant ressources humaines

Assurer la gestion administrative des salariés de l’embauche jusqu’au départ de l’entreprise

- Appréhender les contraintes de l’environnement, les choix stratégiques de l’entreprise et ses interlocuteurs externes (Pôle emploi, DIRECCTE, sécurité sociale, inspection du travail, URSSAF, médecine du travail, mutuelles et prévoyances, caisses de retraite, etc.) pour identifier le rôle des RH dans l’organisation

- Identifier les formalités administratives (y compris dématérialisées) liées à l’embauche et au départ du salarié ainsi que la réglementation en vigueur dédiée à l’élaboration, la suspension et la rupture du contrat de travail pour les appliquer à bon escient

- Mettre en œuvre une veille permanente en constituant et en actualisant une base juridique et sociale pour repérer les évolutions pouvant avoir une incidence sur l’activité RH

- Enregistrer les opérations jalonnant la vie du salarié (changement d’adresse, augmentation individuelle, visite médicale, etc.) pour en assurer la traçabilité, le classement et l’archivage

Assurer la gestion quotidienne du personnel : 

- Comprendre les différents aménagements du temps de travail, la gestion de la durée du travail des salariés à temps plein et temps partiel, les mécanismes des congés payés et de la formation hors temps de travail, pour comptabiliser, suivre et contrôler les temps de travail dans le respect de la réglementation en vigueur et des accords d’entreprise

- Identifier les différentes catégories d’absences et appliquer les règles de calculs des indemnités journalières de maladie, de maternité, AT-MP et de dates de congés maladie pour gérer et suivre les absences et les congés maladie jusqu’à la visite médicale de reprise et ce, dans le respect de la réglementation en vigueur 

- Maîtriser les formalités en cas d’accident du travail pour remplir les obligations de l’employeur

- Appréhender les différents types de régimes de retraite et de prévoyance et la gestion administrative des dossiers pour en assurer la gestion et déclencher le règlement des cotisations dues

Participer à la gestion administrative des relations sociales :

- Identifier la réglementation, les missions, le fonctionnement, les attributions, moyens et statuts des IRP pour appréhender les obligations de l’employeur

- Sélectionner les informations à transmettre aux partenaires sociaux et les documents nécessaires pour préparer les réunions obligatoires (planification, convocation, préparation des dossiers, compte-rendu et procès-verbaux, heures de délégation, …)

- Préparer et organiser, sous la responsabilité du responsable RH, les étapes clés des élections du personnel dans le respect des procédures et des délais

 Dossier professionnel d’analyse de la fonction RH d'une entreprise, soutenu à l'oral

Collecter les éléments nécessaires au traitement de la paie, établir la paie, éditer et contrôler les bulletins de salaire :

- Recueillir les données utiles et préparer les éléments fixes et variables de la paie

- Établir un bulletin de paie conforme au cadre juridique et social (droit social, conventions collectives, accords d’entreprise, jurisprudence et contrat de travail) en intégrant les mentions obligatoires, facultatives, interdites, rubriques de paye, éléments soumis ou non à cotisation, et apporter un premier niveau d’information aux salariés

- Appliquer les règles de calcul des paies en respectant la réglementation en vigueur en matière sociale et fiscale afin de paramétrer et exploiter un logiciel SIRH ou un tableur

- Contrôler les états de paie pour les faire valider par sa hiérarchie et procéder à l’édition de la totalité des bulletins de paie définitifs et au versement des salaires

Traiter les situations particulières et les incidences de paie :

- Désigner et utiliser les principes de rémunération des heures normales, supplémentaires et spécifiques des salariés à temps partiel et des cadres, pour établir ou modifier la paie en intégrant l’incidence de l’aménagement du temps de travail 

- Repérer les principes de la gestion des rémunérations différées (dispositifs de participation, d’intéressement, PERCO, PEE, etc.) pour comprendre et mettre en œuvre leurs incidences sur la paie

- Appliquer les règles d’acquisition de prise de congés payés ainsi que les règles d’indemnisation des congés payés et des absences pour accident, maladie et maternité pour assurer le traitement de la paie

- Repérer les situations particulières, les conséquences de l’invalidité et de l’inaptitude physique pour en intégrer les incidences sur la paie des salariés

Établir la dernière paie et le solde de tout compte :

- Identifier les éléments de la dernière paie (sortie en cours de mois, solde de RTT et CET, prorata des primes, indemnités, …) et connaître les modes de calcul associés pour établir avec fiabilité la dernière paie

- Appliquer les règles de calcul d’indemnités de départ selon les différentes situations de rupture de contrat et repérer les situations particulières (congés reclassement, contrat de sécurisation professionnelle, inaptitude et rappels sur salaire) nécessitant un traitement spécifique

- Gérer le départ du salarié (solde de tout compte, radiation du personnel, portabilité des droits, information aux organismes sociaux, etc.) pour clore légalement et définitivement la collaboration

- Établir et contrôler les déclarations sociales obligatoires :

- Procéder aux calculs et contrôles de chaque rubrique des cotisations sociales pour répondre aux obligations légales

- Élaborer mensuellement le fichier DSN (Déclaration Sociale Nominative) pour assurer la transmission unique, mensuelle et dématérialisée des données issues de la paie

- Appréhender le processus d’un contrôle URSSAF pour appuyer efficacement son responsable en situation de contrôle

 Étude de cas de traitement d’une paie avec dernier bulletins de salaire et solde de tout compte

Participer au recrutement et à l’intégration des salariés dans l’entreprise :

- Déployer les étapes administratives du processus de recrutement dans le respect du cadre réglementaire (prévention de la discrimination, RGPD, etc.) : détection du besoin, ouverture de poste, rédaction de la fiche de poste et d’une offre d’emploi attractive, choix des canaux de diffusion internes/externes, présélection des candidats à travers une grille de sélection, organisation des entretiens et des tests pour les responsables concernés

- Contribuer à l’image de l’entreprise à travers la communication digitale des offres RH (réseaux sociaux, site web de l’entreprise, etc.) et la participation aux relations extérieures (salons, partenariats écoles, etc.) pour participer au développement de la marque employeur de l’entreprise

- Préparer et participer à l’intégration du nouveau salarié (organisation de l’arrivée, préparation du dossier d’accueil, visite médicale, présentation de l’entreprise, des équipes, information sur les horaires de travail, le règlement intérieur, etc.) pour lui fournir les informations nécessaires à sa prise de poste

Participer au développement des compétences des collaborateurs : 

- Participer à la description des métiers et des emplois pour concourir au recensement des besoins en compétences actuels et futurs de l’entreprise

- Mettre en œuvre les différentes étapes de la réalisation des entretiens professionnels (planification, convocations, diffusion des supports d’évaluation, etc.) en respectant le processus et les échéances définis par le responsable RH

- Enregistrer les demandes et les besoins de formation, mettre en œuvre les étapes administratives et logistiques (organisation et suivi) du processus de formation dans le respect de la législation sociale en vigueur et renseigner les salariés sur leurs droits

- Repérer les éléments constitutifs d’un dossier de formation et les formalités administratives nécessaires pour demander une prise en charge financière et garantir les remboursements des actions engagées

Participer au reporting social et à la communication RH interne

- Identifier les fonctionnalités du SIRH, les outils statistiques et indicateurs RH pour élaborer, actualiser et suivre périodiquement les tableaux de bord nécessaires à la gestion sociale de l’entreprise et permettre un premier niveau d’analyse

- Comprendre le bilan social et sa réalisation (champ d’application, calendrier, procédure d’élaboration, sanctions éventuelles, forme légale) pour y contribuer à son niveau à l’aide d’un tableur exploitant des formules de calcul élaborées, la liaison et en consolidant les données, les graphiques et les tableaux croisés dynamiques

- Rédiger et diffuser (après validation par la hiérarchie) les informations sociales individuelles et/ou collective (congés payés, formation, élections professionnelles, bilan CSE, etc.) en utilisant la forme et le média adapté, dans le respect de respect des obligations d’information de l’employeur

Étude de cas de développement RH, soutenue à l'oral