Secrétaire médical

Objectifs et contexte de la certification :

La certification comble un vide au niveau des diplômes d’État. Les titulaires de la certification possèdent le profil qui intéresse les médecins pour les assister au sein de leur service. Ils souhaitent recruter des personnes possédant une formation à la pratique du secrétariat et un bon niveau de connaissances médicales.
Les titulaires de la certification possèdent cette double compétence : la première est indispensable pour assurer les activités d’accueil, de secrétariat, d’assistanat ; la seconde, est indispensable pour assister une équipe soignante, elle exige de réelles connaissances médicales.
Depuis quelques années, on a vu stagner, voire décroître les offres d’emploi pour les postes correspondant au premier volet du double profil, celui correspondant à l’accueil-secrétariat. La principale raison de cette évolution est sans aucun doute le développement de plateformes sur le modèle de DOCTOLIB. Simultanément, on a vu augmenter régulièrement et fortement, les offres d’emploi correspondant au deuxième volet du profil, celui correspondant à l’assistanat administratif et médical. Ces offres en constante augmentation proviennent majoritairement d’hôpitaux ou de cliniques. Les demandes sont formulées par des médecins qui recherchent des collaborateurs directs pour des missions qu’ils considèrent comme très sensibles.

Activités visées :

Le bloc A est orienté vers les missions d’accueil et d’assistance aux patients. Le bloc B est orienté vers les missions d’organisation de l’activité et de gestion administrative et comptable. Le bloc C est orienté vers les missions de production et de gestion des documents servant à la communication médicale.  

A : Accueil et assistance aux patients

• Accueillir les patients, répondre à leurs appels, identifier leurs besoins, évaluer les cas d’urgence. Proposer un rendez-vous vers le soignant ou le service adapté ou orienter vers une autre structure puis donner des informations au patient sur son parcours de soins ;
• Enregistrer le rendez-vous avec un agenda électronique (Outlook) puis procéder à l’admission en utilisant le logiciel spécifique adapté ;
• Assurer la fluidité de la circulation et l’attente des patients ; faire face à une situation particulière, conflictuelle, agressive ou relevant de l’urgence médicale ;
• Conseiller pour la prise en charge des frais médicaux : sécurité sociale, CMU, mutuelle, frais de transport, dans le cas d’un arrêt de travail ou dans des situations spécifiques : ALD, maternité, psychiatrie...

B : Organisation et gestion d’un service médical

• Établir l’agenda des consultations, des examens et des admissions, diffuser aux patients les convocations confirmant leur rendez-vous ;
• Procéder avant chaque journée à la vérification de l’organisation des activités programmées dans le service ; procéder à des ajustements, le cas échéant ;
• Participer à l’organisation et à la mise en place de la logistique d’un événement, d’une réunion d’équipe, d’une conférence ; organiser l’information en amont, diffuser les invitations ;
• Prendre des notes pendant une réunion, rédiger un compte-rendu, le mettre en forme puis le diffuser ;
• Assurer la gestion comptable d’un cabinet médical, émettre des devis, procéder aux encaissements, passer les écritures correspondantes, utiliser la télétransmission, gérer les fournitures (commandes, stocks) ;
• Participer à la gestion comptable d’un établissement hospitalier rédiger les résumés d’unité médicale (RUM), en utilisant le codage adapté, puis transmettre dans le respect des règles du programme médical des systèmes d’information (PMSI).

C : Production et gestion des documents servant à la communication médicale

• Traiter le courrier et les mails arrivant dans le service - tri, diffusion, numérisation, archivage. Rédiger et mettre en forme des documents simples sortants : mails, courriers, lettres de liaison, certificats médicaux, ordonnances ;
• Transcrire un compte-rendu de consultation et/ou d’opération à partir d’un enregistrement numérique (ou effectué par tout autre dispositif d’enregistrement) ;
• Créer un dossier pour un nouveau patient, en utilisant la procédure dossier patient informatisé (DPI). Compléter, actualiser les dossiers existants, les classer, les archiver, en assurer la traçabilité, éventuellement en diffuser une partie, dans le respect des règles sur le partage de l’information médicale ;
• Collecter puis diffuser dans le service les textes récents sur la protection des données, le droit des usagers, l’hygiène, la sécurité et les obligations en termes de qualité environnementale.

Compétences attestées :

Bloc de compétences A : compétences attendues pour assurer l’accueil et l'assistance aux patients

• Accueillir puis évaluer avec discernement le besoin d’un patient et le degré d’urgence de sa demande à partir d’un échange oral direct ou téléphonique ; lui proposer un rendez-vous ou un parcours adapté à son état ;
• Gérer l’ensemble des procédures liées à la prise de rendez-vous et à l’admission dans le service en utilisant les logiciels spécifiques adaptés, dans le respect des règles liées à l’identitovigilance et à la confidentialité des données ;
• Assurer l’accueil, les déplacements, l’attente des patients ; réagir avec discernement dans une situation particulière, conflictuelle, agressive ou relevant de l’urgence médicale ;
• Conseiller les patients, quelque soit leur situation particulière, sur leur parcours médical, sur les frais et les démarches administratives qui s’y rattachent.

Bloc de compétences B : compétences attendues pour coordonner les activités d'un service médical

• Concevoir un planning opérationnel pour un service médical en respectant les contraintes de ce service et le calendrier du parcours de soin des patients ;
• Réguler l’activité du service en s’assurant de la bonne coordination des soins programmés et diffusant aux personnels soignants une information contrôlée ;
• Assister l’équipe dans l’organisation d’un évènement, dans la mise au point du calendrier, de la logistique et dans la communication autour de cet évènement ;
• Assurer la gestion comptable d’un cabinet médical en utilisant le logiciel dédié et en utilisant la procédure de télétransmission ;
• Gérer l’ensemble des procédures comptables liées à la facturation des actes réalisés dans un service hospitalier en respectant les règles imposées par le programme de médicalisation des systèmes d’information (PMSI).

Bloc de compétences C : compétences attendues pour la production et la communication des documents médicaux

• Assurer la gestion du courrier entrant et sortant afin de permettre la communication de l’équipe soignante du service avec les patients et leurs soignants, cela en respectant les contraintes de rapidité et les règles de confidentialité des données ;
• Produire les documents relatant les actes médicaux réalisés dans le service, en utilisant les techniques de transcription appropriées - dictée numérique ou dictaphone - et en respectant la terminologie médicale adaptée ;
• Gérer l’ensemble des procédures liées aux dossiers médicaux des patients, en utilisant les logiciels spécifiques adaptés et dans le respect de la protection des données, afin d’en assurer l’actualisation, le classement, la traçabilité et éventuellement la diffusion ;
• Assurer la veille réglementaire pour le service afin de mettre à disposition des membres de l’équipe médicale des informations officielles et actualisées.

Modalités d'évaluation :

Les modalités d'évaluation sont sous forme de mises en situation professionnelle / cas pratiques.
Les modalités d'évaluation des compétences du bloc A :

• Accueil et orientation d’un patient vers un soignant ou un service à partir des renseignements qu’il a fournis au téléphone ou lors de son passage dans le service ;
• Enregistrement administratif d’un nouveau patient puis admission dans le service pour un parcours de soins ;
• Face à une situation conflictuelle ou relevant de l’urgence en salle d’attente, décrire le comportement à avoir et les actions à mettre en œuvre ;
• Cas pratique de la prise en charge financière et administrative d’un patient souffrant d’une pathologie spécifique (ALD, maternité, psychiatrie…).

Les modalités d'évaluation des compétences du bloc B :

• Création ou amélioration, à partir des disponibilités des locaux et des soignants, d’un planning d’activités pour un service médical, cela en utilisant Outlook ou le logiciel spécifique en usage dans le service ;
• Organisation d’une réunion dans le service, mise en place du calendrier, et de la logistique ; conception de la plaquette de présentation et/ou du compte rendu final, à partir de notes en utilisant Powerpoint ;
• Réalisation d’encaissements sous forme d’espèces, de chèques, de virements par CB, enregistrement de ces mouvements avec le logiciel dédié, puis télétransmission à partir de la carte vitale du patient ;
• Rédaction d’un résumé d’unité médicale (RUM), à partir de données fournies par un médecin, en codant les actes réalisés pendant le séjour du patient.

Les modalités d'évaluation des compétences du bloc C :

• Frappe, mise en forme d’un courrier simple, d’une lettre de liaisons, et d’un certificat ou une ordonnance à partir de consignes "audio" ; puis diffusion au patient et aux soignants concernés ;
• Transcription d’un compte rendu de consultation et/ou d’intervention chirurgicale à partir d’un enregistrement numérique ;
• Création pour un nouveau patient d’un dossier médical numérique avec la procédure DPI, enregistrement de différentes pièces médicales dans ce dossier ;
• Correction de documents fautifs en termes de confidentialité des données, d’hygiène, de sécurité ou de normes environnementales.