Assistant et attaché de direction

Objectifs et contexte de la certification :

L’attaché de direction est au cœur du système de communication, d’organisation et de décision de l’entreprise ou de la structure au sein de laquelle il exerce ses missions. Il assiste la direction et se voit confier des missions qui confortent ce rôle central. Il est en capacité d’analyser une situation, d’établir un diagnostic et de proposer une solution.

Par ses qualités organisationnelles et sa rigueur, il organise et coordonne les journées des dirigeants. Il optimise les procédures d’organisation et facilite les prises de décisions en construisant, dans les délais, des outils de pilotage efficaces. Il compile et consolide des données sous forme de reporting des activités ou des résultats.

Vecteur de l’image de l’entreprise ou de la structure, il gère le traitement de la communication écrite et orale : il assure l’interface avec les interlocuteurs et collecte, analyse et diffuse l’information, tant à l’interne qu’à l’externe. L’attaché de direction participe également à différentes fonctions assurées par les dirigeants : il assiste le chef de projet dans la coordination et le suivi d’un projet, prend en charge l’organisation complète d’un événement et met en œuvre les opérations de communication liées à ces projets. Il assure un rôle de relais de la direction des ressources humaines (RH) en contribuant à la gestion du personnel.

Activités visées :

A1. Seconder la direction dans les activités administratives et quotidiennes

• Gestion des agendas personnels et partagés de l’équipe
• Établissement des notes de frais
• Conception d’outils de suivi et de pilotage de l’activité
• Optimisation des processus administratifs quotidiens
• Participation à la gestion de la relation-client et de la relation-fournisseur

A2. Traiter, organiser et diffuser l’information orale et écrite

• Synthèse et diffusion de l’information en fonction du niveau de délégation accordé
• Communication à l’oral et à l’écrit en français et en anglais
• Archivage et traçabilité de l’information

A3. Assister la direction dans les projets transversaux et les dossiers spécifiques

• Participation au suivi des projets transversaux
• Participation à l’organisation d’actions de communications/d’évènements
• Contribution à la gestion administrative du personnel

Compétences attestées :

Bloc 1. Seconder la direction dans les activités administratives et quotidiennes

• Organiser les réunions et les déplacements en fonction des obligations et des urgences en utilisant les outils de planification partagés pour gérer les agendas de l’ensemble de l’équipe
• Utiliser les règles comptables et fiscales pour établir les notes de frais en utilisant une solution numérique
• Participer au suivi de l’activité de l’entreprise en collectant les informations des réunions, notes de services etc. pour concevoir des outils de pilotage
• Établir un diagnostic des process existants en utilisant les outils existants au sein de l’entité (CRM, ERP, etc.) pour proposer une optimisation des processus
• Utiliser avec maîtrise le système d’information commerciale (CRM, ERP, outils spécifiques) pour participer à la gestion des clients et des fournisseurs de l’entreprise

Bloc 2. Traiter, organiser et diffuser l’information orale et écrite

• Assurer une veille informationnelle pour collecter l’information interne et externe
• Analyser les informations collectées en contrôlant leur fiabilité pour les synthétiser en fonction de leur origine, de leur nature et de leur utilisation
• Utiliser les outils de bureautique pour diffuser l’information aux personnes concernées au format adéquat
• Analyser la situation et son contexte pour identifier l’objectif de l’écrit et ses destinataires
• Rédiger, en français et en anglais, des écrits professionnels en choisissant la forme (mail, courrier, notes, rapports, comptes rendus) et en respectant les règles de syntaxe et les usages professionnels
• Répondre oralement aux demandes des personnes extérieures en français et en anglais en prenant en compte les éventuelles différences culturelles et en mobilisant les techniques de communication orale
• Utiliser les méthodes d’archivage en prenant en compte l’évolution de l’activité et les règles de confidentialité pour organiser le classement physique et numérique de l’information
• Identifier les éléments et indicateurs attestant de l’intégrité des documents physiques et numériques pour assurer la traçabilité des documents

Bloc 3. Assister la direction dans les projets transversaux et les dossiers spécifique

• Planifier le déploiement ou le suivi des projets en cours en utilisant les outils d’ordonnancement pour faciliter l’organisation et le suivi des étapes
• Contrôler le bon déroulement du projet en utilisant les outils de gestion de projet mis en place afin de vérifier que les ressources humaines, matérielles et financières fixées sont bien respectées
• Étudier le cahier des charges et les objectifs des actions prévues pour déterminer le public-cible et les ressources nécessaires
• Identifier les compétences et les ressources indispensables à la réussite de l’évènement pour organiser la logistique matérielle de l’évènement
• Utiliser les logiciels de gestion pour suivre et comparer l’estimation des coûts du projet et les coûts effectifs
• Concevoir et administrer des questionnaires à l’attention des clients et des collaborateurs pour exploiter/traiter les retours afin de réaliser le bilan qualitatif de l’action de communication ou de l’évènement
• Collecter les éléments de la paie (fixes et variables)
• Créer des tableaux de bord et de suivi du personnel pour gérer le planning des congés et des absences

Modalités d'évaluation :

1. Étude de cas écrite individuelle réalisée en centre de formation. L’étude de cas comprend plusieurs situations d’entreprises fictives. Le candidat doit : déterminer les différentes étapes qui composent l’organisation d’un déplacement en France ou à l’étranger ; établir les notes de frais liées à ce déplacement ; compiler des documents et en rédiger une synthèse ; compléter un dossier d’appel d’offre ; proposer une sélection (argumentée) de nouveaux fournisseurs.
2. Étude de cas individuelle réalisée en centre de formation. L’étude de cas comprend plusieurs situations d’entreprises fictives. Le candidat doit : utiliser un traitement de texte en respectant les règles de présentation ; rédiger des contenus en français et en anglais, en respectant les règles grammaticales, de syntaxe et de présentation ; réaliser un publipostage en utilisant une base de données. Le candidat soutient oralement son dossier. Il utilisera les outils de présentation nécessaires à une compréhension claire et précise des éléments du dossier. Il fera un compte-rendu oral en français et en anglais de la situation de l’entreprise étudiée dans le dossier écrit.
3. Mise en situation professionnelle réelle. Dossier écrit à réaliser suite à une période en entreprise. Le candidat rédige un dossier comprenant :  une analyse complète du contexte de l’entreprise ; une planification des projets ; une estimation budgétaire et des ressources nécessaires ; un bilan qualitatif ; des préconisations. Le candidat soutient oralement son dossier. Il utilisera les outils de présentation nécessaires à une compréhension claire et précise des éléments du dossier. Il fera un compte-rendu oral de la situation de l’entreprise étudiée dans le dossier écrit.