Secrétaire médical

Objectifs et contexte de la certification :

Les secrétaires médicaux assurent le fonctionnement des secrétariats médicaux, ils se chargent de la gestion administrative des dossiers des patients et de la contribution à la délivrance de renseignements dans leurs domaines de compétence. En lien avec un médecin ou une équipe de médecins, il a des fonctions précises. En plus du travail de secrétariat traditionnel, il assure l’accueil et la gestion des patients, la gestion des urgences et du fichier informatique, la saisie des comptes rendus opératoires et de consultation ainsi que la liaison avec d’autres entités (organismes administratifs, médicaux, sécurité sociale etc.…).

Activités visées :

Assurer l’accueil et l’assistance des patients

Produire et gérer des documents servant à la communication médicale

Gérer et suivre l’activité

Compétences attestées :

Accueillir physiquement ou au téléphone les personnes, les identifier afin de les diriger correctement ou de les renseigner

Evaluer les besoins de l'interlocuteur et le degré d'urgence de sa demande afin de l'orienter correctement vers le soignant ou le service adapté à partir des renseignements fournis

Organiser l'attente afin d'assurer la fluidité de la circulation

Répondre aux situations d'urgence et gérer les priorités mais aussi les situations sensibles ou conflictuelles avec certains patients

S’occuper de la correspondance courante : rédiger des courriers professionnels simples…en utilisant le logiciel le plus adapté, transmettre aux patients les convocations confirmant les rendez-vous

Connaitre la terminologie professionnelle afin de communiquer et de retranscrire correctement des informations à caractère médical

Saisir les comptes rendus des consultations, des examens ou des interventions chirurgicales

Transmettre les informations et documents utiles auprès du personnel médical

Gérer les plannings et agendas des praticiens (agenda des consultations, des examens ou des admissions) afin d'éviter des erreurs dans la gestion globale des rendez-vous avec les patients, les laboratoires,...à l'aide de logiciels spécialisés

Organiser les réunions, séminaires et déplacements des praticiens

Traiter le courrier et les mails arrivant dans le service: tri, diffusion, numérisation, archivage

Créer un dossier patient afin d'y trouver les informations nécessaires pour le praticien à l'aide d'un logiciel spécialisé adapté et dans le respect de la protection des données

Prendre les rendez-vous de patients ou d'usagers

Suivre les dossiers patients en vérifiant avant une consultation que le dossier est complet (examens demandés réalisés…), en planifiant les différents examens complémentaires ( disponibilité de la salle d'opération, rendez-vous avec l'anesthésiste...), mettre à jour les dossiers patients, les classer et les archiver

Assurer une gestion comptable succincte du cabinet en enregistrant les honoraires du praticien et en établissant les bordereaux de remise de chèques ou d'espèces pour la banque

Gérer les stocks de médicaments ou de fournitures et mettre en oeuvre une procédure de réapprovisionnement

Etablir, envoyer, réceptionner et contrôler les commandes de matériel

Assister le praticien en préparant le matériel nécessaire, en s'occupant de l'entretien des instruments en appliquant les règles d'hygiène et de sécurité à l'intérieur d'une entité médicale et en s'occupant de l'enlèvement des déchets médicaux selon une procédure spécifique

Modalités d'évaluation :

Contrôles continus, épreuves orales et écrites, études de cas, mises en situation professionnelle réelles ou reconstituées