Secrétaire médical

Objectifs et contexte de la certification :

Le projet de certification a pour objectif de former au métier de secrétaire médical.

Le secrétaire médical est l'assistant d’un médecin ou d’une équipe de médecins, il a des fonctions précises. En plus du travail de secrétariat traditionnel, il assure l’accueil et la gestion des patients, la gestion des urgences, et du fichier informatique, la saisie des comptes rendus opératoires et de consultation, la liaison avec d’autres entités (organismes administratifs, médicaux, sécurité sociale etc.…)

Le secrétaire médical est souvent la charnière entre le monde extérieur, les patients et les équipes soignantes du milieu médical : médecins, chirurgiens, infirmières, aides-soignants, … d’où la nécessité de faire preuve de qualités professionnelles et humaines. Le rôle relationnel est extrêmement important et la compréhension du langage médical est fondamentale. L’activité est très différente selon qu’il travaille au sein d’un groupement de santé pour un généraliste ou pour un spécialiste, par exemple pour un radiologue, la saisie des comptes rendus médicaux est une charge quotidienne.

A présent l'établissement peut accueillir des élèves en contrat d'apprentissage. Les enseignements dispensés recouvrent les multiples activités exercées dans le cadre de l’exercice de ce métier dans le domaine des connaissances et des savoirs nécessaires comme dans ceux des compétences, savoir-faire et savoir être.

Aujourd’hui, le métier de secrétaire médical est amené à évoluer vers le métier d'assistant médical. Dans le cadre de la réforme du système de santé, le président Emmanuel Macron a annoncé la création de 4000 postes d’assistants médicaux. Un nouveau métier dans le secteur médical qui ouvre des perspectives en termes d’emploi. 

Activités visées :

Assurer l'accueil et l'assistance aux patients 

Produire et gérer des documents servant à la communication médicale

Gérer et suivre l'activité

Compétences attestées :

Accueillir physiquement ou au téléphone les personnes, les identifier afin de les diriger correctement ou de les renseigner.

Evaluer les besoins de l'interlocuteur et le degré d'urgence de sa demande afin de l'orienter correctement vers le soignant ou le service adapté à partir des renseignements fournis.

Organiser l'attente afin d'assurer la fluidité de la circulation.

Répondre aux situations d'urgence et gérer les priorités mais aussi les situations sensibles ou conflictuelles avec certains patients.

S’occuper de la correspondance courante : rédiger des courriers professionnels simples…en utilisant le logiciel le plus adapté, transmettre aux patients les convocations confirmant les rendez-vous.

Connaitre la terminologie professionnelle afin de communiquer et de retranscrire correctement des informations à caractère médical.

Saisir les comptes rendus des consultations, des examens ou des interventions chirurgicales.

Transmettre les informations et documents utiles auprès du personnel médical.

Gérer les plannings et agendas des praticiens    (agenda des consultations, des examens ou des admissions) afin d'éviter des erreurs dans la gestion globale des rendez-vous avec les patients, les laboratoires,...à l'aide de logiciels spécialisés.

Organiser les réunions, séminaires et déplacements des praticiens.

Traiter le courrier et les mails arrivant dans le service: tri, diffusion, numérisation, archivage.

Créer un dossier patient afin d'y trouver les informations nécessaires pour le praticien à l'aide d'un logiciel spécialisé adapté et dans le respect de la protection des données.

Prendre les rendez-vous de patients ou d'usagers.

Suivre les dossiers patients en vérifiant  avant une consultation que le dossier est complet (examens demandés réalisés…), en planifiant les différents examens complémentaires (disponibilité de la salle d'opération, rendez-vous avec l'anesthésiste...), mettre à jour les dossiers patients, les classer et les archiver.

Assurer une gestion comptable succincte du cabinet en enregistrant les honoraires du praticien et en établissant les bordereaux de remise de chèques ou d'espèces pour la banque.

Gérer les stocks de médicaments ou de fournitures et mettre en œuvre une procédure de réapprovisionnement

Etablir, envoyer, réceptionner et contrôler les commandes de matériel.

Assister le praticien en préparant le matériel nécessaire, en s'occupant de l'entretien des instruments en appliquant les règles d'hygiène et de sécurité à l'intérieur d'une entité médicale et en s'occupant de l’enlèvement des déchets médicaux selon une procédure spécifique.

Modalités d'évaluation :

Epreuve pratique à l'oral consistant en une étude de cas portant sur l'accueil physique ou téléphonique.

Epreuve pratique à l'oral consistant en une étude de cas portant sur l'évaluation des besoins d'un interlocuteur et sa bonne orientation dans le service adapté.

Epreuve pratique à l'oral consistant en mise en situation professionnelle portant sur l'organisation de l'accueil et de l'attente.

Epreuve pratique à l'oral consistant en une mise en situation professionnelle portant sur la gestion des situations sensibles ( personnes "agressives", personnes faisant un malaise,...), décrire le comportement à avoir et les actions à mettre en œuvre.

Rédiger une note et/ou un courrier simple et/ou une convocation à un rendez-vous, le saisir et le mettre en forme à l'aide des outils bureautique mis à disposition.

QCM de terminologie médicale

Réalisation d'un mémoire portant sur un thème lié au secteur médical.

Epreuve pratique avec une mise en situation professionnelle : Saisir et mettre en forme un compte- rendu de consultation à partir des outils bureautiques mis à disposition.

Epreuve pratique à l'oral consistant en une mise en situation professionnelle portant sur une étude de cas : " Choisissez quels sont les documents et les informations utiles à transmettre au personnel médical dans une situation donnée".

Epreuve pratique qui consiste à réaliser et à compléter les plannings de plusieurs praticiens à partir de différentes informations données à l'aide des outils bureautique mis à disposition.

Epreuve pratique portant sur l'organisation d'un congrès et la diffusion des invitations : utilisation d'un traitement de texte, d'un tableur en  faisant  la synthèse de plusieurs informations.

Epreuve orale portant sur la gestion du courrier, le tri des documents...

Epreuve pratique : Création d’un dossier patient à partir de diverses informations données. Mise à disposition des outils de bureautique.

Epreuve pratique à l'oral avec mise en situation professionnelle : simulation de prise de rendez-vous dans différentes situations.

Epreuve pratique consistant en une étude de cas portant sur le suivi d'un dossier patient  nécessitant la planification d'examens complémentaires demandés par le praticien.

Epreuve écrite sur un cas pratique de gestion comptable.

Epreuve pratique à l'écrit portant sur l'élaboration d'un bordereau de commandes.

QCM (questionnaire à choix multiples) des questions sont posées au candidat sur les différents risques liés aux règles d’hygiène, de sécurité et de stérilisation d’une entité médicale.

La réalisation d'un mémoire portant sur un thème lié au secteur médical est demandée. Le mémoire est évalué en fonction des critères suivants : le plan du mémoire communiqué à l'avance est respecté, la terminologie médicale est connue, les règles de syntaxe, d’orthographe et de grammaire sont respectées.