Certification professionnelle

Objectifs et contexte de la certification :

Le secrétaire médical est essentiel pour le bon fonctionnement des établissements médicaux. Ses missions vont bien au-delà du secrétariat classique :  il est en charge de la prise de rendez-vous, de la facturation et de l’interface entre les médecins et les patients. Ils peuvent également être responsables de la gestion des appels téléphoniques et de la transmission des informations médicales en respectant les règles de confidentialité.

Le secrétaire médical gère les appels téléphoniques et  la transmission des informations médicales en respectant les règles de confidentialité. Il identifie les besoins en consommables et matériel médical, gère les stocks et sélectionne des fournisseurs de produits ou services selon les critères économiques, qualité et environnementaux de l’établissement médical.  Enfin il participe à la gestion administrative et comptable de l'établissement médical et est en charge des règlements et de leur transmission aux organismes tiers.

Activités visées :

Gestion de l'accueil en présentiel, par téléphone et via les canaux numériques (Accueil en présentiel, Gestion des appels téléphoniques, Gestion des sollicitations numériques, Renseignement des informations des patients)

Gestion des situations conflictuelles dans un établissement médical (Prévention des conflits, Analyse des situations critiques, Résolution des désaccords)

Gestion et suivi du dossier patient, (Rédaction de documents médicaux, Actualisation de dossier)

Communication d’informations et orientation des patients conformément aux prescriptions du praticien (Orientation des patients, Communication des informations et documents)

Gestion des règlements et transmission aux organismes tiers (Codage des actes professionnels, Réalisation d’opérations de facturation des actes médicaux)

Gestion des informations et des activités liées à l’établissement médical (Veille réglementaire, Planification de l’agenda, Gestion des courriers entrant et sortant)

Gestion des stocks de l’établissement médical,  (Contrôle des stocks, Analyse des devis, Réalisation de commandes, Réalisation d’opérations de rangement des consommables et du matériel médical)

Réalisation des opérations de gestion comptable et budgétaire de l’établissement médical (Consignation des honoraires du praticien, Enregistrement des charges de l’établissement médical)

Compétences attestées :

Accueillir la patientèle en présentiel en la saluant et en recueillant les informations permettant de l’orienter, dans le respect des règles de confidentialité, en donnant des indications de manière adaptée et en identifiant les besoins d’adaptation pour les profils spécifiques des patients (sociales, addictions, situation de handicap, etc.) et en créant un climat de confiance afin d'assurer une prise en charge bienveillante et sécurisée

Gérer les appels téléphoniques en identifiant précisément la demande du patient, en appliquant les procédures de tri ou d’orientation adaptées afin de garantir une réponse rapide et appropriée à chaque situation

Gérer les mails, les communications numériques et les téléconsultations en triant les mails reçus selon leur urgence et leur pertinence, en rédigeant des réponses claires, professionnelles et adaptées au contenu et à l’interlocuteur, en vérifiant les aspects techniques et logistiques nécessaires aux téléconsultations (création des liens, envoi des consignes) et en archivant ou transmettant les informations aux services ou personnes concernés afin d’assurer un traitement rapide et efficace des demandes électroniques et des consultations à distance.

Renseigner les informations des patients en réalisant l’ouverture des dossiers, la planification des consultations ou téléconsultations et en utilisant les logiciels professionnels dédiés afin d’optimiser les flux et garantir une traçabilité conforme aux réglementations en vigueur

Prévenir les conflits avec la patientèle en identifiant les sources potentielles de tension, en gérant et en organisant l’attente et en mettant en place des mesures préventives pour favoriser un environnement serein et bienveillant au sein de l’établissement médical

Analyser les situations critiques avec la patientèle en évaluant les tensions émergentes et en appliquant les procédures internes afin de gérer efficacement les conflits et, si nécessaire, alerter la hiérarchie

Résoudre les désaccords entre patients, personnel ou partenaires en adoptant une posture neutre et bienveillante, en mettant en oeuvre les techniques de désescalade et de médiation afin de parvenir à une résolution constructive et équitable pour toutes les parties

Rédiger les documents médicaux en appliquant les indications des praticiens et en recueillant sa validation, en utilisant les outils appropriés (dictaphone, reconnaissance vocale, outils bureautiques) tout en respectant les règles de la langue française et les consignes de l’établissement afin de garantir l’exhaustivité et l’exactitude des documents

Actualiser le dossier des patients en y ajoutant toutes les informations pertinentes et les résultats d’examens conformément aux prescriptions du praticien et en veillant au respect de la protection des données personnelles, des mesures de confidentialité et de secret professionnel et les consignes en vigueur dans l’établissement médical afin de garantir la traçabilité des informations

Orienter les patients vers les services ou professionnels de santé adéquats en mobilisant une connaissance précise du réseau de santé local et des partenaires, en tenant compte des besoins spécifiques des patients, notamment les contraintes liées aux situations de handicap afin d’optimiser leur parcours de soins et de garantir une prise en charge adaptée

Communiquer aux parties prenantes les documents et informations nécessaires à la suite du parcours de soins du patient en appliquant les procédures internes de l’établissement médical et en utilisant les outils de transmission numérique, en veillant à leur exactitude et à leur transmission dans les délais requis afin de garantir la continuité et l’efficacité de la prise en charge du patient

Coder les actes professionnels en appliquant la nomenclature officielle et les règles de codage et utilisant les outils de gestion (carte Vitale, télétransmission) et en respectant les procédures administratives afin de gérer les règlements des actes médicaux et d’assurer leur conformité administrative

Réaliser les opérations de facturation des actes médicaux en procédant à l’encaissement des paiements et en effectuant les déclarations auprès des organismes complémentaires afin de garantir la prise en charge des frais médicaux pour les patients

Intégrer les mises à jour et évolutions réglementaires des différents partenaires en effectuant une veille documentaire régulière et en analysant l’impact des évolutions sur les procédures existantes et en adaptant les pratiques administratives dans le respect des cadres légaux en vigueur afin de contribuer à une démarche d’amélioration continue

Planifier l’agenda de l’établissement médical en prenant en compte les contraintes du praticien, en surveillant les éventuels changements, en ajustant et en priorisant les rendez-vous en temps réel afin d’assurer une organisation optimale des activités

Gérer le courrier entrant et sortant en identifiant les documents prioritaires, et en informant le praticien des éléments importants, en le triant et en l’archivant selon les procédures internes afin de garantir une gestion efficace des correspondances

Contrôler l’état des stocks de consommables et de matériel médical en réalisant des inventaires réguliers, en identifiant les besoins en produits essentiels et en mettant à jour un tableau de bord à l’aide d’un logiciel de gestion afin d’anticiper les ruptures de stock et de maintenir une continuité d’activité

Analyser les offres de fournisseurs en sollicitant des devis et les comparant d’après les critères économiques, qualitatifs et environnementaux et en veillant au respect des procédures d’achat de l’établissement et en soumettant une sélection motivée à la hiérarchie afin de garantir des achats conformes aux besoins de l’établissement médical

Passer les commandes de consommables et de matériel médical en vérifiant la disponibilité des produits, en confirmant les délais de livraison et en suivant leur progression afin de garantir la continuité des approvisionnements

Réaliser les opérations de rangement des consommables et du matériel médical en contrôlant la conformité des livraisons, en mettant à jour le tableau de bord de suivi des stocks et en signalant tout dysfonctionnement à la hiérarchie afin d’assurer une gestion rigoureuse des approvisionnements

Consigner les honoraires du praticien en enregistrant les paiements effectués par les patients dans les outils de gestion comptable, en vérifiant l’exactitude des montants perçus et en classant les justificatifs de paiement afin de garantir une comptabilité simplifiée et conforme aux exigences réglementaires

Enregistrer les charges de l’établissement médical en préparant les paiements nécessaires, en suivant les échéances des factures et en comptabilisant les dépenses afin d’assurer un suivi budgétaire précis et fiable

Modalités d'évaluation :

Mises en situation professionnelle orales et écrites reconstituées