Secrétaire médical et médico-social

Objectifs et contexte de la certification :

Les secrétaires médicaux ont pour missions d'assister les médecins, les responsables et le personnel du secteur sanitaire et social et assurent des fonctions de gestion relationnelle et administrative d’un secrétariat médical ou médico-social. Ils veillent au bon fonctionnement de leur service et doivent savoir juger de l’urgence d’une situation et prioriser leurs tâches.

Activités visées :

Accueil physique, téléphonique et numérique (mails, plateformes médicales, site Internet...)

Information, conseil et orientation en interne et en externe

Gestion du flux et des priorités

Prévention et gestion des situations conflictuelles et ou d’agressivité

Gestion de la salle d’attente et élaboration de documents informatifs

Gestion du courrier entrant et sortant

Rédaction, traitement et mise en forme de tous documents professionnels (courriers, comptes rendus, notes, rapports, formulaires etc.) à partir du dictaphone, de la dictée numérique ou vocale, de la prise de notes ou de la frappe en direct

Coordination du parcours de soin et gestion du dossier médical : de sa création, actualisation jusqu’à sa clôture, en format papier et numérique

Organisation de son activité, de la prise de rendez-vous et de l’occupation des locaux

Télétransmission et activités comptables

Utilisation des matériels bureautiques et de reproduction

Gestion et approvisionnement des stocks de fournitures et de matériels

Organisation de réunions, de déplacements, de congrès

Veille et gestion documentaire

Participation à la démarche qualité et au tutorat

Compétences attestées :

Maitriser les techniques d’accueil de face à face et téléphoniques ainsi que le filtrage

Savoir s’exprimer correctement à l’oral et à l’écrit en soignant sa communication non verbale, son vocabulaire, sa syntaxe, sa grammaire, son orthographe...

Adapter son niveau de langage à son interlocuteur (enfants, adultes, personnes âgées, autres professionnels, personnes en situation de handicap, interculturalité etc.).

Prendre un message et le restituer quel que soit l’interlocuteur

Recueillir les informations nécessaires à l’identitovigilance

Interroger l’interlocuteur sur sa demande et l’orienter vers le service adéquat et orienter les usagers en interne comme en externe selon ses besoins et attentes

Conseiller le patient sur son parcours médical, les démarches administratives qui s’y attachent

Renseigner les usagers sur les prises en charges des frais médicaux

Orienter les usagers vers la salle d’attente et leur indiquer les modalités de prise en charge et de passage

Gérer les priorités entre le téléphone et la présence physique, les demandes des supérieurs hiérarchiques/collègues et les urgences médicales

Observer et reconnaitre toute situation dangereuse et ou potentiellement agressive pour y faire face et désamorcer un conflit

Adapter toute sa communication (verbale et non verbale) en fonction de la situation

Gérer la tenue de l’espace physique : gel hydro alcoolique, disposition des tables, chaises, journaux...

Réapprovisionner les fournitures et documents nécessaires : gel hydro alcoolique, plaquettes, flyers

Assurer l’affichage informatif législatif et règlementaire, par voie papier ou digitale

Concevoir tous supports visuels informatifs internes au service (affiches, flyers comprenant du texte, des images, tableaux, graphiques...)

Réceptionner, trier et diffuser tous documents relatifs au domaine professionnel

Identifier et répertorier les documents professionnels

Respecter et s’approprier le circuit et les procédures du traitement du courrier

Connaitre et appliquer les normes rédactionnelles et de mise en forme conformes aux procédures internes dans le respect de la démarche qualité

Maitriser l’expression écrite, l’orthographe, la syntaxe, la terminologie médicale et le vocabulaire médical et sanitaire et social

Maitriser l’outil informatique, les logiciels professionnels, le Pack Office Windows, le dictaphone, la dictée numérique et vocale

Savoir prendre des notes et synthétiser les informations et éléments essentiels

Concevoir, créer, mettre à jour et saisir tous documents et tableaux, graphiques, à partir de données chiffrées en utilisant les logiciels appropriées

Saisir les données informatiques pour actualiser les documents et dossiers en format papier et de façon dématérialisée (logiciels et bases de données)

Connaitre l’organisation interne de la gestion informatique des dossiers et fichiers, l’arborescence, l’intranet etc.

Connaitre et respecter les outils et procédures liés aux dossiers médicaux des bénéficiaires (patients et/ou résidents) en lien avec la démarche qualité (comme les formulaires CERFA, les nomenclatures et codification de tarification à l’acte et à l’activité etc.)

Assurer le classement et l’archivage, papier et numérique, du dossier et des documents liés

Connaitre les différents services et partenaires et transmettre les informations (en interne et à l’externe) aux différents services concernés dans le respect du cadre législatif (secret médical, charte des patients, éthique et déontologie professionnelles)

Maitriser les logiciels de tableurs et de planification

Gérer son temps : anticiper et prioriser les différentes tâches dans le temps compte tenu des impératifs

Savoir gérer l’urgence et réguler sa charge de travail

Coordonner une ou plusieurs tâches entre différents professionnels

Prendre en compte les prescriptions médicales et coordonner la prise de rdv en tenant compte des contraintes et disponibilités des examens et interventions à effectuer

Connaitre et appliquer la procédure de télétransmission CPAM et Mutuelles (Carte Vitale et carte mutuelle dont tiers payant et/ou Complémentaire Santé Solidaire)

Elaborer des devis selon les procédures et documents existants

Gérer des encaissements des actes (espèces, cartes bancaires, chèques) et saisie administrative de bordereaux de remise des chèques

Gérer de la facturation et de la comptabilité courante d’une structure

Maitriser l’utilisation des matériels de reproduction tels que photocopieur, scanner

Maitriser l’utilisation des outils et matériels professionnels : ordinateurs, logiciels divers, plateformes de gestion des rdv (Doctolib), et de e-consultation...

Gérer le flux des consommables (ramettes papiers, encre toner, fournitures de bureau, gel hydro alcoolique, papier essuie mains...)

Passer et suivre les commandes des produits et matériels pour éviter les ruptures de stocks

Gérer l’économat ou le stockage des produits et matériels

Animer ou participer à une réunion, collecter tout élément essentiel, synthétiser et en faire la restitution

Participer à l’organisation d’un évènement avec l’équipe sur les plans logistique et communicationnel

Réserver les salles, matériels, moyens de transport et d’hébergement inhérents à l’évènement pour chaque membre participant

Identifier les lieux ressources du secteur sanitaire et social

Rechercher, réactualiser et exploiter les sources documentaires législatives et règlementaires

Tenir l’équipe informée des actualités officielles

Gérer la documentation professionnelle (revues, articles) sous forme papier ou numérique

Participer à l’amélioration continue et appliquer la démarche qualité en vigueur au sein de la structure

Utiliser les outils, protocoles et procédures issus de la démarche qualité

Transmettre ses connaissances et son savoir-faire à un collègue, de nouveaux entrants ou stagiaires

Contribuer à la mise en place et à l’application d’une démarche écoresponsable et de développement durable

Modalités d'évaluation :

Etudes de cas, épreuves écrites, mise en situation professionnelle