Assistant en ressources humaines

Objectifs et contexte de la certification :

L’Assistant Ressources Humaines est un interlocuteur central de l’entreprise, en interne comme à l’externe (organismes sociaux, cabinets de recrutement, agences de travail temporaire…).

Il exerce ses fonctions dans un cadre règlementaire et dans tous types de structures : grandes entreprises, PME, cabinets de conseils et de recrutement… Son rôle principal est de réaliser le suivi administratif de la gestion du personnel : de l’entrée à la sortie.

Selon la taille et l’organisation de la structure son champ d’actions portera également : La gestion opérationnelle du recrutement et de l’intégration des collaborateurs / La gestion des emplois et des compétences / La communication interne / La préparation et le contrôle des bulletins de salaire / La préparation des réunions avec les instances représentatives du personnel.

Activités visées :

Administration des dossiers individuels des collaborateurs de l’entrée à la sortie de l’entreprise 

Traitement et diffusion multicanal des informations RH

Participation au bon déroulement du CSE et à l’organisation des instances représentatives du personnel (IRP)

Reporting de données sociales

Préparation et transmission des éléments variables de la paie à destination du gestionnaire de paie en interne ou en cabinet 

Gestion des recrutements de non-cadres 

Intégration des nouveaux collaborateurs 

Gestion des actions de formation des collaborateurs 

Compétences attestées :

Rédiger des contrats de travail selon les consignes de la hiérarchie et à partir de modèle type en respectant les mentions obligatoires et en contrôlant l’exactitude de leur contenu au niveau règlementaire, afin de garantir leur conformité

Assurer les démarches administratives obligatoires liées à l’embauche du collaborateur en renseignant les documents obligatoires (DPAE, visite médicale, registre du personnel…), en réalisant les déclarations d’affiliations à l’ensemble des caisses et en respectant les obligations déclaratives et les délais légaux afin de garantir la complétude du dossier individuel et de respecter le cadre réglementaire

Mener les actions nécessaires au suivi du personnel (y compris intérimaires) en déclenchant les démarches en suivant les échéances (période d’essai, visite médicale périodique, de reprise…) et en prenant en considération les changements de situation du salarié et en accord avec les dispositions légales en vigueur, les conventions collectives et les accords d’entreprise afin de garantir l’actualisation des données des salariés dans le SIRH et de veiller à la bonne réalisation des obligations juridiques, administratives, fiscales et légales

Assister le DRH/RRH dans les procédures disciplinaires et contentieux en rédigeant les mises en demeure, convocations, compte-rendu, suivi … nécessaires au bon déroulement de ces procédures

Préparer les documents de sortie du salarié et gérer les désaffiliations et informer le salarié de ses droits à la portabilité à la prévoyance afin d’être en conformité avec la législation sociale dans le cadre de départs

Effectuer une veille juridique et sociale omnicanale régulière afin de mettre ses pratiques RH en conformité avec la réglementation

Informer et conseiller les collaborateurs par tous moyens de communication (orale, écrite, digitale et collaborative) en adoptant une posture de service et en prenant en compte les personnes en situation de handicap afin d’assurer un relais informations RH fiable

Assurer le traitement et la diffusion de l’information sociale au sein du service RH et des services en lien en tenant compte du domaine d’intervention de chacun et en choisissant le canal de communication interne (SIRH, journal interne…) afin d’assurer la fluidité et la fiabilité de l’information

Assister sa hiérarchie dans l’organisation des élections professionnelles, en présentiel et à distance en calculant le nombre d’électeurs, le nombre de siège et en participant à la rédaction du protocole préélectoral (retroplanning, scrutin, collèges, conditions d’éligibilité…) afin de mettre en place le CSE conformément au code du travail et au code électoral 

Assurer le suivi des temps de délégation des salariés élus sur un tableur en respectant la réglementation, l’accord de branche ou d’entreprise afin gérer le pilotage des heures et l'information à l'employeur (mutualisation, transfert d'heures d'élus titulaires vers des suppléants, report des crédits d'heures restants et transfert au mois suivant)

Mettre en œuvre toutes les procédures nécessaires au bon fonctionnement du CSE en respectant la périodicité des réunions/consultations, en préparant les données à communiquer aux membres (tableaux de bord, BDESE) et en assurant la rédaction des documents (convocation, et tout document utile…) afin de garantir le dialogue social et de se prémunir du délit d’entrave

Etablir et actualiser les tableaux de bord sociaux (pyramide des âges, absentéisme, turnover, entrées et sortie, maladie, parité, handicap etc. ) sur tout support en vue de les intégrer dans les documents de synthèse BDESE (base de données économiques, sociale et environnementales)

Assurer le suivi des plannings (congés, RTT), leurs règles de mises en place et renseigner les outils de GTA (gestion du temps et des activités) en saisissant les incidents de présence (absences, maladie, jours exceptionnels, congés formation …) afin de définir éléments variables les de la paie

Collecter et vérifier les éléments variables de la paie auprès des différents intervenants et à l’aide des outils GTA et/planning afin de décompter le temps de travail effectif

Contrôler le bulletin de paie édité par le gestionnaire de paie en vérifiant la cohérence avec les données variables en vérifiant et en effectuant des comparaisons m/m-1 et en analysant les écarts en vue de repérer les anomalies

Gérer les relations avec les organismes sociaux en répondant à leurs demandes et en tenant à leur disposition les justificatifs obligatoires pour s’assurer du bon déroulement des opérations de contrôle

Assurer le traitement des notes de frais en vérifiant les justificatifs fournis et les calculs à partir du barème d’indemnisation négocié en vigueur (km, repas, nuitée…) afin de permettre les remboursements ou avances de frais

Accompagner les collaborateurs dans la lecture et la compréhension de leur bulletin de paie en apportant des réponses de premier niveau concrètes et vulgarisées ou en cas de questions complexes, les orientant vers le gestionnaire de paie afin de d’anticiper toute réclamation, contestation

Rédiger sur le fond et la forme les annonces d’emploi à partir des fiches de postes et des fiches de profil et des demandes du service utilisateur, puis les diffuser en choisissant les supports / sites adaptés afin d’optimiser le nombre et la qualité des futurs candidats

Mettre en place une méthodologie de recherche de candidats en effectuant des opérations de sourcing sur les réseaux sociaux (recherche, échanges de message) et en personnalisant les messages d’approche afin de cibler et de contacter des candidats potentiels

Participer à la présélection des candidats en pré-qualifiant les candidatures selon les critères définis préalablement par la hiérarchie, et en assurant les relations avec les services opérationnels concernés afin d’optimiser les délais  

Mener un entretien de recrutement de non-cadres et intérimaires en renseignant une grille d’évaluation afin de conserver une traçabilité permettant le choix définitif du candidat

Assurer le suivi administratif du processus de recrutement en communiquant avec les candidats par divers moyens (téléphone, mail, plateforme…), en respectant le planning pour permettre le respect des échéances de recrutement

Anticiper et mettre en œuvre la procédure et les outils d’onboarding (processus d’accueil) en préparant les documents d’intégration, en s’assurant auprès des services internes (service informatique, manager…) accueillant le nouveau salarié du respect du programme établi afin de garantir une bonne intégration

Mettre en place les actions d’inclusion des personnes en situation de handicap en liaison avec le référent handicap de l’entreprise en orientant, informant et accompagnant les personnes en situation de handicap afin favoriser leur recrutement, insertion et maintien dans l'emploi

Organiser les entretiens professionnels (planification, convocation, préparation des documents) dans le respect des procédures internes et de la législation en vigueur afin d’identifier les besoins et les projets de formation des salariés

En fonction de la stratégie de l’entreprise, recenser les besoins de montée en compétences de l’entreprise et les demandes des salariés afin de fournir les éléments nécessaires à l’élaboration du plan de développement de compétences par le DRH / RRH

Présélectionner les prestataires de formation en respectant le cahier des charges établi par le Responsable Formation/ responsable RH et les modalités de déploiement du plan de formation afin de faciliter la prise de décision par le hiérarchique

Conseiller les salariés en matière de droits à la formation et dispositifs en les informant et les orientant afin de respecter la législation et d’engager le salarié dans le développement de ses compétences

Organiser la mise en œuvre des actions de formation internes et externes d’un point de vue administratif, financier (prise en charge par les financeurs, remboursement…) et logistique (réservation de salle, planning, convocation…) dans le respect du plan de développement des compétences et de la législation sociale en vigueur afin respecter le plan de développement de compétences et de garantir le bon déroulement des formations

Participer à l’évaluation des actions de formation en assurant le reporting des données et documents post formation afin de mesurer la satisfaction des participants, le ROI des actions et la qualité des prestataires

Modalités d'évaluation :

Mises en situations professionnelles avec rendu de livrables et présentation orale devant jury