Secrétaire médical

Objectifs et contexte de la certification :

Le secteur santé recrute massivement, et ce pour encore de nombreuses années, à la suite d’un phénomène démographique très simple : le vieillissement de la population.   

Le métier de secrétaire médical est un métier à la fois technique et relationnel. Véritable assistant du médecin, le secrétaire médical est le premier interlocuteur du patient. Il est chargé au quotidien de préparer les comptes-rendus des consultations, des examens ou des interventions chirurgicales. Il peut aussi assister le médecin dans la gestion du cabinet (commandes de fournitures, gestion des factures...). Par ailleurs, il s'occupe tout particulièrement des dossiers médicaux des patients, à la fois les dossiers papiers, et de plus en plus les dossiers informatisés. C'est un acteur essentiel dans le respect des droits des patients, en particulier le droit au respect de la confidentialité et du secret médical, mais aussi le droit pour les patients d'accéder aux informations médicales qui le concernent.

Activités visées :

Communication professionnelle auprès des patients et des familles

Organisation de la gestion administrative du secrétariat

Gestion de l’environnement médical de son domaine de compétence

Compétences attestées :

Organiser les opérations de gestion administrative et assurer une communication professionnelle

Assurer l’accueil téléphonique du secrétariat en français et en anglais en utilisant les techniques de questionnement et les procédures internes pour identifier et recenser les besoins et les attentes des patients afin de les renseigner et de les orienter efficacement

Accueillir physiquement les patients et les familles en utilisant sa capacité d’écoute pour gérer les flux dans le respect des procédures afin de limiter l’attente

Communiquer de manière assertive pour répondre aux questions et appréhensions des personnes afin de les mettre en confiance et de résoudre les éventuelles situations conflictuelles

Repérer les situations anormales ou d’urgences pour agir de façon appropriée afin d’optimiser la prise en charge du patient

Tenir compte de l’organisation mise en place au sein de la structure pour traiter efficacement les courriers et l’ensemble des documents spécifiques à son domaine d’activité en vue de leur enregistrement, tri, traitement, diffusion et archivage

Tenir compte des priorités, consignes et contraintes en utilisant un agenda électronique pour fixer ou gérer les rendez-vous afin d’organiser de façon optimale le planning du médecin/soignant 

Rédiger et mettre en forme les correspondances médicales (comptes rendus médicaux, courriers aux patients, réponse à un confrère, etc.) en utilisant les outils de bureautique et les logiciels métiers pour créer et actualiser les dossiers médicaux en accord avec les obligations réglementaires en vue de leurs transmissions aux parties prenantes (médecin, soignant, organismes, etc.)

Vérifier les informations administratives concernant le patient dans le cadre de l’identitovigilance pour créer et actualiser les dossiers médicaux

Actualiser les documents comptables spécifiques au domaine d’activité pour assurer la gestion courante de la structure afin de respecter la réglementation en vigueur

Contribuer à la gestion administrative de la structure médicale

Mettre en place une veille documentaire en automatisant la collecte d’informations pour être informé de l’évolution du secteur et du métier afin de mettre en place les évolutions de façon pratique dans son travail au quotidien

Conseiller les patients lors de démarches administratives pour les aider à renseigner les documents médico-administratifs afin de faciliter les prises en charge et les remboursements

Contrôler la conformité du codage des données avec la grille de codification de la Sécurité sociale pour assurer les remboursements des actes médicaux

Gérer les règlements par carte vitale et télétransmission pour encaisser les actes médicaux afin d’assurer la rentabilité financière de la structure

Modalités d'évaluation :

Mises en situations professionnelles reconstituées écrites à partir de situations réelles