Manager de l'information numérique

Objectifs et contexte de la certification :

Objectifs :

L’objectif de la certification est de répondre aux besoins de tous les secteurs dont l’activité nécessite des professionnels en capacité de mettre en œuvre un schéma global de gouvernance de l’information pour éviter les pertes de données, se prémunir contre les risques juridiques et surtout permettre aux collaborateurs de retrouver rapidement l’information pertinente dont ils ont besoin. Cela nécessite des professionnels rompus non seulement au traitement mais aussi aux solutions techniques de gestion de l’information, capables de concevoir, mettre en œuvre et accompagner de nouvelles pratiques.  

Elle a pour ambition d’offrir une double compétence managériale et technique :  

Managériale : Conduire un projet d’information numérique intégrant la conduite du changement ;
Accompagner sa mise en œuvre dans le respect des normes et de la réglementation en vigueur (protection des données personnelles) ;
Dialoguer avec les décideurs et la DSI ( Direction des système d’information).

Technique : Connaitre les infrastructures informatiques et des outils de gestion de l’information, comme les méthodes et principes du records management ;
Comprendre les besoins des directions métiers ;
Mettre en œuvre des solutions concrètes de gestion et de sécurisation des données (cybersécurité).

Contexte : 

La fonction de Manager de l’information numérique répond aux enjeux liés à la transformation numérique des entreprises et à la digitalisation de leurs ressources informationnelles qui concerne la dématérialisation de l’ensemble des processus de création, de diffusion, de valorisation et de conservation de l’information. 

La crise sanitaire a accéléré la transformation numérique de nombreux secteurs, leur permettant de s'adapter à un quotidien bouleversé (éducation en ligne, télémédecine, e-commerce, télétravail, cloud, etc.). Depuis, toutes les entreprises et organismes publics ont compris l'intérêt qu'ils avaient à se digitaliser et à revoir leur fonctionnement, du traitement du courrier entrant à l'archivage des données, en passant par la gestion de leurs processus documentaires internes.

Développement des usages collaboratifs, généralisation du partage de données et de documents, croissance exponentielle des données, rapidité des échanges … les évolutions de l’économie et de la société à l’heure du numérique nécessitent des transformations profondes des systèmes, de l’organisation et des pratiques. L’intervention des professionnels du management de l’information numérique est essentielle pour coordonner, accompagner et organiser les évolutions liées à ces mutations.

La fonction de manager de l’information numérique est multiforme. Elle recouvre des métiers divers, reposant sur un socle de compétences commun : records manager, chef de projet GED, consultant fonctionnel des systèmes d’information, chef de projet ou consultant AMOA, chargé d'ingénierie de l'information, responsable de l'information numérique, etc. Présents dans tous les secteurs de l’économie, les métiers du management de l’information numérique se réinventent en permanence pour répondre au mieux aux besoins des entreprises et organisations.   

Activités visées :

Le manager de l'information numérique conçoit et déploie la gouvernance de l'information au sein d'une organisation. Son rôle consiste à organiser l'accès et le partage de l'information et des connaissances, à maîtriser les risques liés à la gestion de documents ou d'informations (pertes, modifications, etc.), à définir des règles et process en matière documentaire (gestion du versioning, workflows, nommage de documents, etc.), d'organiser la pérennité à long terme de certains documents et certaines informations, et enfin de valoriser les informations.

Un pilier de la démarche de gouvernance d’information dans l'entreprise

Le manager de l’information numérique a la responsabilité de définir la stratégie de l’entreprise concernant l'organisation de l'information produite et l’outillage autour de la gestion des données pour apporter à son organisation de multiples bénéfices découlant de l’exploitation et de la valorisation de ces informations.

Son métier s’inscrit dans la démarche plus large de la gouvernance de l’information dans l’organisation. Afin de pouvoir définir et mettre en place cette stratégie, le manager communique avec les principales entités impliquées dans la gouvernance de l’information de son organisation, mais aussi avec les activités métiers pour connaitre leurs besoins et les intégrer dans sa stratégie. Il prend en compte tout au long de sa démarche la culture de l’entreprise et les comportements d’usage de collaborateurs.

Le liant entre les acteurs producteurs et responsables de l’information

Dans le cadre de ses missions, le manager de l'information dialogue avec de nombreux acteurs au sein de l'entreprise. Il identifie puis s'appuie sur des personnes ressources pour faire remonter les besoins des collaborateurs. Il recueille et analyse le besoin de tous les acteurs puis anime la construction et la mise en place des outils et méthodes nécessaires à la gestion de l'information.

Avec l'aide des directions informatique, sécurité et sûreté et juridique, il anime la construction du cadre réglementaire de l'organisation pour la gestion de l'information.

Le pilote du cycle de vie du cycle de vie des données et des documents avec des outils adaptés

Le manager de l'information numérique est le garant des normes de conservation et d'archivage. Il s'assure que chaque document est identifié et bien conservé, que l'information est authentique et traçable et que les règles relatives aux données à caractère personnel sont respectées.

A la recherche d'optimisation du cycle de vie des documents et des informations, il propose des outils dédiés et personnalisés aux types de missions et d'information de l'entreprise. Il dialogue avec le service informatique pour mettre en oeuvre des outils et espaces de stockage adaptés. Agile dans le paramétrage des outils, il appréhende différents logiciels de Data Asset Management (DAM), de Gestion Electronique de Document (GED), d'Enterprise Content Management (ECM), de Système d'Archivage Electronique (SAE), des outils collaboratifs ainsi que des outils de veille. Il se tient informé du marché des logiciels documentaires pour proposer l'outil le plus adapté à l'organisation.

Le pilote de l'accompagnement du changement 

Il construit la stratégie de conduite du changement des collaborateurs pour les sensibiliser aux bonnes pratiques de gestion documentaire et à l'application des politiques et procédures de la gouvernance.

Dans un souci d'amélioration continue des processus en place, il communique régulièrement avec les utilisateurs et les acteurs pour identifier les besoins d'évolution à prendre en compte.

Le manager de l'information numérique possède donc un panel de compétences, alliant maîtrise des normes, des outils informatiques et des enjeux sécuritaires. Ses bases solides en conduite de projet lui permettent d'organiser et de piloter des projets documentaires en établissant un dialogue constant avec toutes les parties prenantes.

Compétences attestées :

A1.C1 - Analyser l’organisation et son secteur d’activité pour identifier ses forces et ses faiblesses sur la gestion de l’information

A1.C2 - Vulgariser les enjeux et les opportunités de la gouvernance de l’information et de la cyber sécurité pour accompagner la Direction Générale dans sa prise de décision

A1.C3 - Introduire dans la RSE (Responsabilité Sociétale des Entreprises) une dimension éthique de la gestion de la donnée pour respecter le cadre légal

A1.C4 - Formaliser la politique et le cadre de la gouvernance pour unifier et sécuriser la gestion de l’information au sein de l’organisation

A1.C5 - Construire un réseau de personnes ressources dans chaque direction de l’entreprise pour appliquer la politique de l’information numérique

A1.C6 - Adapter les règles à chacun des métiers de l’organisation pour faciliter leur appropriation et leur application

A1.C7 - Surveiller la législation pour maintenir la conformité de la gouvernance de l’information

A2.C1 - Modéliser le cycle de vie de l’information pour identifier les étapes et les acteurs impliqués dans le processus documentaire

A2.C2 - Piloter l’élaboration du référentiel de conservation pour partager des règles communes

A2.C3 - Définir des procédures pour être conforme aux normes du secteur liées à l’information numérique

A2.C4 - Mettre en œuvre le RGPD (Règlement Général sur la Protection des données) pour assurer une protection optimale des données personnelles

A2.C5 - Etablir un référentiel de bonnes pratiques pour assurer la qualité de la donnée

A2.C6 - Repérer les processus relatifs aux différents flux d’information et identifier les rôles et moyens au sein de ces processus pour concevoir une cartographie des processus

A2.C7 - Situer le niveau d’analyse : macro-processus, processus métier, sous processus ou description de tâches pour hiérarchiser les niveaux de description (l’entreprise, le métier, les activités et les tâches)

A2.C8 - Modéliser et simplifier les processus avec une démarche itérative pour associer les acteurs à la modélisation et s’assurer de l’adéquation avec leurs pratiques

A2.C9 - Identifier les procédures à mettre en œuvre et les indicateurs de performance pour piloter l’efficacité du processus

A3.C1 - Rédiger un cahier des charges fonctionnel et technique pour permettre un dialogue de qualité avec la DSI

A3.C2 - Analyser l’état de l’art des outils de gestion de l’information pour dresser un panorama exhaustif des différentes solutions informatiques

A3.C3 - Conduire une étude comparative des outils pour choisir la solution logicielle la plus adaptée aux besoins et contraintes de l’organisation

A3.C4 - Piloter le processus projet pour maitriser sa réalisation dans le respect des contraintes (objectif, budget, délais)

A3.C5 - Assurer le dialogue entre les équipes métiers et les DSI pour répondre aux besoins des métiers en intégrant les contraintes techniques

A3.C6 - Concevoir le MCD (Modèle Conceptuel de Données) pour identifier les différents types de données, leurs caractéristiques et leurs liens entre elles et les représenter sous forme d’un diagramme

A3.C7 - Définir le plan de classement pour organiser, structurer et classer les documents d’activité afin de mieux les gérer et y accéder

A3.C8 - Définir et gérer les droits d’accès aux fichiers et dossiers pour contrôler le contenu que les différents types /profils d’utilisateurs peuvent consulter ou modifier

A3.C9 - Paramétrer le logiciel pour concevoir une application permettant de centraliser et de partager de façon simple et sécurisée l’ensemble des documents et des contenus

A4.C1 - Identifier les acteurs clés du changement pour les impliquer

A4.C2 - Etablir les avantages et inconvénients du changement pour les différents métiers concernés afin de définir des mesures d’accompagnement adaptées

A4.C3 - Clarifier les objectifs du changement pour donner du sens

A4.C4 - Etablir le plan de communication pour informer les acteurs impliqués, dont les instances représentatives du personnel, dans le respect de l’obligation légale

A4.C5 - Co-construire le plan de développement des compétences des utilisateurs pour appréhender les nouvelles pratiques et sensibiliser aux risques liés au numérique et à ses usages (données personnelles, RSE)

A4.C6 - Concevoir des modules de formation pour amener les différents acteurs au niveau de compétences requises

A5.C1 - Concevoir ou décliner la méthodologie d’audit appropriée pour vérifier la conformité des pratiques aux processus décrits

A5.C2 - Conduire des entretiens par rapport à un référentiel donné et à la situation de l’entreprise pour vérifier la conformité des pratiques aux processus décrits

A5.C3 - Identifier les non-conformités de la politique d’information au regard du contenu de la norme de gestion des documents d’activité et de ses applications pour demander des mesures rectificatives

A5.C4 - Proposer les points d’amélioration par rapport à un référentiel donné ou à la situation de l’entreprise et proposer les mesures correctives pour développer une démarche d’amélioration continue

Modalités d'évaluation :

1 - Note de synthèse sur le métier de manager de l'information

2 - Etude de cas sur le cycle de vie de l'information incluant la définition d'un référentiel de conservation

3 -  Note de présentation des bonnes pratiques pour assurer la conformité de l'entreprise au cadre réglementaire et au RGPD

4 - Eude de cas sur la cartographie des processus incluant la représentation graphique d'un sous-processus à l'aide d'un logiciel de BPM

5 - Elaboration du plan détaillé d'un cahier des charges et description de l'architecture technique du système d'information

6 - Rédaction d'une note de cadrage d'un projet de gestion de l'information

7 - A partir d'un cas pratique, rédaction d'une note à l'attention de décideurs sur la mise en place d'une plateforme d'ECM adaptée à l'entreprise

8 - Conception et paramétrage d'une application de GED ou de SAE

9 - Rédaction d'une note méthodologique d'accompagnement du changement intégrant un plan de communication adapté à la population et aux ressources allouées

10 - Rédaction d'une note sur les besoins en formation dans le cadre d'un projet de transformation numérique

11 - Rédaction d'une note identifiant les non-conformités d'une politique d'information numérique et proposant des recommandations d'amélioration des processus existants

12 - Rédaction d'un mémoire d'alternance ou de stage 

13 - Soutenance orale du projet d'alternance devant un jury